Kaufmännische Fachkraft (m/w/d) – Office Management & Buchhaltung

LegalInnovate Technologies GmbH; Geldern; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Part time

Benefits offered by this job

Vergütung ab 20,00 € brutto pro Stunde

Arbeitsplatz vor Ort in Geldern

Teilzeit 20 Std./Woche

Job summary

LegalInnovate Technologies GmbH in Geldern sucht eine kaufmännische Fachkraft (m/w/d) für Office Management & Buchhaltung in Teilzeit (20 Stunden/Woche). Der Arbeitsplatz ist vor Ort, Befristung: keine.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Beschaffung, Buchhaltung mit sevDesk, Rechnungscheck, Mahnwesen sowie Unterstützung der Geschäftsführung.

Qualifications

• Praktische Erfahrung mit sevDesk ist zwingend erforderlich.
• Gute praktische Kenntnisse in der Buchhaltung.
• Erfahrung im kaufmännischen Umfeld von SaaS-Unternehmen und digitalen Produkten.
• Erfahrung mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassenden Meldungen (ZM).
• Sicherer Umgang mit Buchungsfällen mit Inlands- und Auslandsbezug.
• Kenntnisse zu innergemeinschaftlichen Leistungen und Lieferungen sowie Reverse-Charge-Sachverhalten.
• Sicherer Umgang mit Rechnungen und Belegen aus dem In- und Ausland.
• Sicherer Umgang mit Windows und Microsoft 365, insbesondere Word und Excel.
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management und in administrativen Aufgaben.
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten.

Responsibilities

• Organisation des Büroalltags und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Bestellung von Getränken und sonstigem Bürobedarf
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Betreuung des Briefkastens
• Durchführung von Botengängen
• Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
• Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen und internen Events
• Organisation von Geburtstags- und Aufmerksamkeitsgeschenken
• Koordination von Wartungs- und Serviceterminen für den Fuhrpark
• Erstellung und Bearbeitung von Briefen, Verträgen und sonstigen Dokumenten
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams
• Kommunikation mit Behörden, insbesondere Stadtverwaltung, Arbeitsagentur und Krankenkassen
• Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberater
• Unterstützung bei der Personaladministration
• Prüfung von Stundenkonten
• Unterstützung bei der Urlaubsplanung
• Kommunikation mit Bewerbern
• Bearbeitung von Krankmeldungen, insbesondere mit Steuerberater, DATEV und Krankenkassen
• Planung und Organisation von Weiterbildungen
• Einkauf und Verwaltung von Equipment und Arbeitsmitteln
• Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung
• Arbeit mit sevDesk und BuchhaltungsButler
• Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Überwachung offener Posten und Durchführung des Mahnwesens
• Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung bzw. Durchführung der Zahlungen
• Bearbeitung von Kundenanfragen zu Rechnungen
• Erstellung einfacher kaufmännischer Auswertungen, beispielsweise zu Kundensegmenten
• Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Selbstständige Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Verlässlichkeit

Verantwortungsbewusstsein

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

sevDesk

DATEV

BuchhaltungsButler

Microsoft 365 (Word/Excel)

Job description

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine kaufmännische Fachkraft (m/w/d) – Office Management & Buchhaltung.

Arbeitszeit: Teilzeit, 20 Stunden pro Woche

Ort: Geldern, vor Ort

Befristung: keine

Arbeitszeitmodell: nach Absprache / Gleitzeit

Deine Aufgaben

Office-Management & Organisation

• Organisation des Büroalltags und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Bestellung von Getränken und sonstigem Bürobedarf
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Betreuung des Briefkastens
• Durchführung von Botengängen
• Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
• Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen und internen Events
• Organisation von Geburtstags- und Aufmerksamkeitsgeschenken für Mitarbeiter und Geschäftspartner
• Koordination von Wartungs- und Serviceterminen für den Fuhrpark

Sekretariat & Administration

• Erstellung und Bearbeitung von Briefen, Verträgen und sonstigen Dokumenten
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams
• Kommunikation und Korrespondenz mit Behörden, insbesondere Stadtverwaltung, Arbeitsagentur und Krankenkassen
• Kommunikation und Abstimmung mit unserem Steuerberater

Personal

• Unterstützung bei der Personaladministration
• Prüfung von Stundenkonten
• Unterstützung bei der Urlaubsplanung
• Kommunikation mit Bewerbern
• Bearbeitung und Koordination von Krankmeldungen, insbesondere mit Steuerberater, DATEV und Krankenkassen
• Planung und Organisation von Weiterbildungen
• Einkauf und Verwaltung von Equipment und Arbeitsmitteln

Buchhaltung & kaufmännische Aufgaben

• Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung
• Arbeit mit sevDesk und BuchhaltungsButler
• Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Überwachung offener Posten und Durchführung des Mahnwesens
• Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung bzw. Durchführung der Zahlungen
• Bearbeitung von Kundenanfragen zu Rechnungen
• Erstellung einfacher kaufmännischer Auswertungen, beispielsweise zu Kundensegmenten
• Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater

Deine Anforderungen

• Zwingend erforderlich: praktische Erfahrung mit sevDesk
• Gute praktische Kenntnisse in der Buchhaltung
• Erfahrung im kaufmännischen Umfeld von SaaS-Unternehmen und digitalen Produkten
• Erfahrung mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassenden Meldungen (ZM)
• Sicherer Umgang mit Buchungsfällen mit Inlands- und Auslandsbezug
• Kenntnisse zu innergemeinschaftlichen Leistungen und Lieferungen sowie Reverse-Charge-Sachverhalten
• Sicherer Umgang mit Rechnungen und Belegen aus dem In- und Ausland
• Sicherer Umgang mit Windows und Microsoft 365, insbesondere Word und Excel
• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management und in administrativen Aufgaben
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen

Das erwartet dich

• 20 Stunden pro Woche in Teilzeit
• Arbeitsplatz vor Ort in Geldern
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einem breiten Aufgabenspektrum
• Kombination aus Office Management, Personaladministration und Buchhaltung
• Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege
• Ein modernes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Vergütung ab 20,00 € brutto pro Stunde, abhängig von Qualifikation und Erfahrung