Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) & Office Management - Teil- oder Vollzeit (ab 20h/Woche)

LA CONCEPT GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeitmodell

Moderne Arbeitsumgebung

Vergütung nach Leistung

Zusammenfassung

LA CONCEPT GmbH in Köln sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und sorgen dafür, dass To-dos konsequent nachgehalten werden.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxiserfahrung mit, beherrschen MS Office sicher und arbeiten strukturiert, zuverlässig und diskret. Flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsumgebung erwarten Sie.

Qualifikationen

• Mindestens eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxiserfahrung.
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook und Word.
• Strukturierte, verbindliche Arbeitsweise – proaktiv und zuverlässig.
• Sorgfalt und Zahlenflair bei Bestellungen und Rechnungen.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Themen.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift.
• Nice-to-have: Erfahrung mit Bestellprozessen oder Warenwirtschaftssystemen.
• Erste Erfahrungen in Personaladministration.

Aufgaben

• Terminplanung und Koordination interner und externer Abstimmungen der Geschäftsleitung.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Dokumentation – und konsequentes Nachhalten der vereinbarten To-dos
• Büroorganisation sowie Beschaffung von Material, Waren und Dienstleistungen: Angebote einholen, Preise vergleichen, bestellen, Liefertermine nachhalten und Rechnungen prüfen
• Koordination von Terminen rund um Gebäude, Büro und Infrastruktur, etwa Handwerksbetrieben, Wartungs- und Servicedienstleistern
• Administrative Unterstützung bei Personalthemen: Unterlagen vorbereiten und pflegen, Dokumentation erstellen, On- und Offboarding koordinieren
• Organisation von Kundenterminen, kleineren internen Veranstaltungen oder Geschäftsreisen, wenn es im Tagesgeschäft erforderlich ist

Kenntnisse

Büroorganisation

Assistenz

MS Office

Zahlenverständnis

Diskretion

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxiserfahrung

Tools

MS Office

Outlook

Word

Jobbeschreibung

Wer wir sind

Wir glauben daran, dass echte Begegnungen Menschen bewegen. Deshalb entwickeln wir modulare Messestände, die Marken und Botschaften erlebbar machen – flexibel, durchdacht und zuverlässig umgesetzt.

Damit im Vordergrund alles funktioniert, muss im Hintergrund vieles zusammenlaufen: Termine, Unterlagen, Bestellungen, Dienstleister, Fristen.

Genau hier kommst du ins Spiel.

Deine Rolle bei uns

Du unterstützt die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und koordinierst organisatorische Themen eigenständig.

Du bist die Person, bei der die Fäden zusammenlaufen – und die dafür sorgt, dass Vereinbartes nicht liegen bleibt.

Konkret übernimmst du:

• Terminplanung und Koordination interner und externer Abstimmungen der Geschäftsleitung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Dokumentation – und konsequentes Nachhalten der vereinbarten To-dos
• Büroorganisation sowie Beschaffung von Material, Waren und Dienstleistungen: Angebote einholen, Preise vergleichen, bestellen, Liefertermine nachhalten und Rechnungen prüfen
• Koordination von Terminen rund um Gebäude, Büro und Infrastruktur, etwa Handwerksbetrieben, Wartungs- und Servicedienstleistern
• Administrative Unterstützung bei Personalthemen: Unterlagen vorbereiten und pflegen, Dokumentation erstellen, On- und Offboarding koordinieren
• Organisation von Kundenterminen, kleineren internen Veranstaltungen oder Geschäftsreisen, wenn es im Tagesgeschäft erforderlich ist

Das bringst du mit

• Must-have:
• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxiserfahrung
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook und Word
• Eine strukturierte, verbindliche Arbeitsweise – du hältst nach, ohne dass man dich erinnern muss
• Sorgfalt und ein gutes Gefühl für Zahlen, etwa bei Bestellungen und Rechnungen
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Themen
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Nice-to-have:
• Erfahrung mit Bestellprozessen oder einem Warenwirtschaftssystem
• Erste Berührungspunkte mit Personaladministration

Wichtig ist uns vor allem: Du behältst den Überblick, arbeitest zuverlässig und bringst Themen von dir aus zu Ende.

Zum Arbeitszeitmodell

Diese Stelle ist in Teilzeit ab etwa 20 Stunden pro Woche ebenso möglich wie in Vollzeit. Der Aufgabenzuschnitt wächst mit dem Stundenumfang – wir stimmen gemeinsam ab, was für dich passt.

Was dich bei uns erwartet

• Ein abwechslungsreiches Umfeld zwischen Planung und Umsetzung
• Direkte Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen
• Verantwortung und Gestaltungsspielraum im Tagesgeschäft
• Strukturierte Einarbeitung
• Flexibles Arbeitszeitmodell
• Moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung und passende Benefits

Klingt nach deinem nächsten Schritt?