Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) in Hannover

Büro Recklies; Hannover; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Freitags ab 12:30 frei

Unbefristete Festanstellung

Teilzeit möglich

Papierloses Büro

Einarbeitung im Doppel

Fort- und Weiterbildung

Digitale Gutscheinkarten

Kurze Entscheidungswege

Parkplätze vor Ort

Sehr gute ÖPNV-Anbindung

Bürohund

Job summary

Büro Recklies in Hannover-Liste sucht eine engagierte Assistenz im Backoffice. Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Belegverwaltung, Fristenüberwachung und Mandantenkontakt; Sie arbeiten in einem papierlosen Umfeld mit DATEV- und AGENDA-Kenntnissen.

Sie erwartet eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit oder Teilzeit, mit strukturierter Einarbeitung, flexible Arbeitszeiten und kurzen Entscheidungswegen. Wir schätzen klare Kommunikation und Teamorientierung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Organisationstalent, das ohne Aufforderung funktioniert
• Sorgfalt bei Fristen und Unterlagen
• Freundliche, verbindliche Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Offenheit für digitale Arbeitsweise (AGENDA/DATEV-Kenntnisse von Vorteil)

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle für Mandanten per Telefon, Mail oder Empfang
• Digitale Belegannahme und Dokumentenverwaltung
• Fristenüberwachung und Wiedervorlage (USt-Voranmeldungen, Meldungen, Mandantenunterlagen)
• Korrespondenz mit Finanzämtern, Behörden und Krankenkassen
• Termin- und Büroorganisation, Kalender und Bestellungen
• Unterstützung bei Rechnungsstellung und Mandantenverwaltung

Skills

Organisationstalent

Kundenkommunikation

MS Office

Telefonischer Empfang

Digitale Belegerfassung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

AGENDA

Job description

Freitags um 12:30 Feierabend. Neun Leute, über 300 Mandanten, ein Büro in Hannover-List, in dem nichts unter den Tisch fällt.

Büro Recklies ist ein Buchhaltungsbüro. Laura Recklies hat es Anfang 2024 gegründet, seitdem ist aus einer Idee ein Team von neun geworden, das mehr als 50.000 Belege im Jahr verbucht. Genau deshalb ist diese Stelle offen: Wir sind schneller gewachsen als unser Sekretariat.

Wir suchen dich fürs Backoffice. Für die Assistenz, den Empfang, die Fristen, die Post, das Telefon. Für all das, was stimmen muss, bevor in der Buchhaltung überhaupt jemand anfangen kann.

Kein Konzern, kein anonymer Schreibtisch. Ein papierloses Büro an der Podbielskistraße, kurze Wege, direkte Absprachen und eine französische Bulldogge namens Nala, die offiziell für Work-Life-Balance zuständig ist und inoffiziell dafür, dass hier jemand an Pausen denkt.

Das bieten wir dir

• Freitags ab 12:30 Uhr frei
  Mo bis Do 07:30 bis 16:30, Freitag bis 12:30. Kein Gleitzeitkonto, aus dem du dir das Wochenende zusammensparen musst. Es ist einfach so.

• Unbefristete Stelle: Vollzeit (39 Std.) oder Teilzeit
  Langfristige Planung auf beiden Seiten. Wir bauen kein Team auf, um es wieder abzubauen.

• Gehalt: Zahl im ersten Telefonat, nicht im dritten Gespräch
  Wir nennen dir die Spanne, bevor du dir für ein Vorstellungsgespräch freinimmst. Was du mitbringst, entscheidet, wo du darin landest.

• Eine Chefin, die das Handwerk selbst kann
  Laura Recklies ist Steuerfachwirtin mit 19 Jahren Berufserfahrung und sitzt selbst am Buchungsstoff. Fragen werden hier beantwortet, nicht weitergereicht.

• Einarbeitung für echte Menschen
  Du musst weder Buchhalterin sein noch AGENDA kennen. Du bekommst eine feste Ansprechpartnerin im Team, die ersten Wochen laufen im Doppel, und niemand erwartet, dass du am dritten Tag weißt, was eine Dauerfristverlängerung ist. Wir erwarten, dass du fragst.

• Papierloses Büro, das wirklich papierlos ist
  AGENDA und DATEV, digitale Belegerfassung, revisionssichere Archivierung. Kein Aktenkeller, kein Faxgerät, keine Ordnersuche.

Dazu: Nettolohnoptimierung über digitale Gutscheinkarten, Fort- und Weiterbildung, Parkplätze direkt vor der Tür und eine ÖPNV-Anbindung, bei der du nicht umsteigen musst.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  Bürokauffrau, Kauffrau für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte, Sekretariat oder vergleichbar.

• Organisationstalent, das ohne Ansage funktioniert
  Du siehst, was liegen bleibt, bevor jemand danach fragt.

• Sorgfalt bei Fristen und Unterlagen
  Ein übersehenes Datum ist hier kein Schönheitsfehler, sondern ein Verspätungszuschlag für unseren Mandanten.

• Freundliche, verbindliche Kommunikation
  Unsere Mandanten sind Handwerker, Gastronomen, Pflegedienste, kleine Unternehmen. Klartext kommt besser an als Behördendeutsch.

• Sicherer Umgang mit MS Office

• Offenheit für digitale Arbeitsweise
  AGENDA- oder DATEV-Kenntnisse sind ein Plus, kein Muss.

Wir sind neun Leute. Hier kann sich niemand hinter einer Abteilung verstecken, und das ist genau so gewollt. Wenn du Struktur brauchst, weil sie dir jemand vorgibt, passt es nicht. Wenn du Struktur schaffst, schon.

Deine Aufgaben bei uns

• Erste Anlaufstelle für unsere Mandanten
  Telefon, Mail, Empfang. Für viele bist du die Stimme des Büros, lange bevor sie jemanden aus der Buchhaltung sprechen.

• Digitale Belegannahme und Dokumentenverwaltung
  Posteingang sichten, zuordnen, im System erfassen. Der Schritt, ohne den die Kolleginnen nicht anfangen können.

• Fristenüberwachung und Wiedervorlage
  Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Meldungen, Mandantenunterlagen. Fristen sind bei uns kein Nebenthema. Sie sind das, was wir unseren Mandanten versprechen.

• Korrespondenz mit Finanzämtern, Behörden und Krankenkassen

• Termin- und Büroorganisation
  Kalender, Bestellungen, Ablauforganisation. Der Rahmen, in dem alle anderen arbeiten.

• Unterstützung bei Rechnungsstellung und Mandantenverwaltung

Wer sich Richtung Buchhaltung weiterentwickeln will, kann das hier tun. Wer lieber organisiert, bleibt beim Organisieren. Beides ist in Ordnung.

Konditionen

Art der Stelle: Vollzeit (39 Std./Woche) oder Teilzeit
Arbeitszeiten: Mo bis Do 07:30 bis 16:30 Uhr, Fr 07:30 bis 12:30 Uhr
Arbeitsort: Büro Recklies, Podbielskistraße 136, 30177 Hannover (vor Ort)

So läuft die Bewerbung:

Lebenslauf reicht, kein Anschreiben nötig. Laura Recklies liest jede Bewerbung selbst. Rückmeldung innerhalb von 3 Werktagen, von einem Menschen. Danach ein kurzes Telefonat, in dem du auch die Gehaltsspanne erfährst.

Leistungen: Freitags ab 12:30 frei · Unbefristete Festanstellung · Teilzeit möglich · Papierloses Büro · Einarbeitung im Doppel · Fort- und Weiterbildung · Digitale Gutscheinkarten · Kurze Entscheidungswege · Parkplätze vor Ort · Sehr gute ÖPNV-Anbindung · Bürohund