(Junior) Office Manager/in (m/w/d)

Sage; Frankfurt; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr

Workation-Programm

VL (vermögenswirksame Leistungen)

Aktiensparprogramme

Getränke in Büros

Job summary

Sage in Frankfurt sucht eine erfahrene Office-Managerin bzw. einen Office-Manager, der das Büro als zentralen Anlaufpunkt betreut. Du organisierst den Büroalltag, empfängst Besucher:innen, pflegst Daten und koordinierst Post- sowie Versandprozesse.

Die Rolle ist hybrid: drei Tage im Office in Frankfurt, zwei Tage von zu Hause. Du arbeitest eng mit Teams und externen Partnern zusammen und profitierst von attraktiver Vergütung sowie weiteren Benefits.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich, Empfang oder vergleichbarer Funktion.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Organisieren und koordinieren administrative Aufgaben rund um den Büroalltag.
• Telefonate freundlich entgegennehmen und Anfragen an Ansprechpartner weiterleiten.
• Erste Anlaufstelle für interne Anliegen rund um das Büro und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen.
• Daten, Dokumente und Unterlagen pflegen; zuverlässige Aktenablage und Dokumentation sicherstellen.
• Koordination von Post- und Versandprozessen; 30% der Tätigkeit; Eingangs-/Ausgangspost, Pakete, digitale Erfassung.
• Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Dienstleistern; kontinuierliche Prozessverbesserungen vorantreiben.

Skills

Office-Management

Assistenz

Empfang

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

ERP-Systeme

Versanddienstleister-Portale

Job description

Details zur Rolle Als Teil unseres Office Management Teams sorgst Du dafür, dass unser Frankfurter Büro als zentraler Anlaufpunkt für Mitarbeitende reibungslos funktioniert. Mit Deinem Organisationstalent und Deiner serviceorientierten Art schaffst Du eine angenehme Arbeitsumgebung und unterstützt die täglichen Abläufe unseres Standorts.

Details zur Rolle Als Teil unseres Office Management Teams sorgst Du dafür, dass unser Frankfurter Büro als zentraler Anlaufpunkt für Mitarbeitende reibungslos funktioniert. Mit Deinem Organisationstalent und Deiner serviceorientierten Art schaffst Du eine angenehme Arbeitsumgebung und unterstützt die täglichen Abläufe unseres Standorts.
Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Du organisierst und koordinierst administrative Aufgaben rund um den Büroalltag.
• Du nimmst eingehende Telefonate freundlich entgegen und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter.
• Du bist erste Anlaufstelle für interne Anliegen rund um unser Büro und unterstützt Kolleginnen und Kollegen im Tagesgeschäft.
• Du pflegst Daten, Dokumente und administrative Unterlagen und sorgst für eine zuverlässige Ablage und Dokumentation.
• Du koordinierst unsere Post- und Versandprozesse, bearbeitest die Ein- und Ausgangspost, organisierst Paketsendungen und stellst die digitale Erfassung sowie Weiterleitung relevanter Dokumente sicher. Dieser Aufgabenbereich macht etwa 30 % Deiner Tätigkeit aus.
• Du arbeitest eng mit verschiedenen internen Teams sowie externen Dienstleistern zusammen und trägst dazu bei, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Diese Rolle sollte idealerweise an 5 Tagen pro Woche besetzt sein im hybriden Arbeitsmodell.
3 Tage/Woche arbeitest Du in unserem neu renovierten Office in Frankfurt am Main und 2 Tage / Woche kannst du von zu Hause tätig sein.
Anforderungen und weitere Informationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich, Empfang oder einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Freude daran, Menschen zu unterstützen und einen professionellen Büroalltag mitzugestalten.
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen; Erfahrungen mit ERP-Systemen oder Versanddienstleister-Portalen sind ein Plus.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie ein freundliches und professionelles Auftreten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum Sage?

• Wir bieten eine attraktive Vergütung (Basisgehalt + individueller Bonus) und weitere Benefits wie bspw. VL, Aktiensparprogramme, Shoppingrabatte, Bike-Leasing, gratis Getränke in unseren Büros und vieles mehr.
• Die Möglichkeit von bis zu 10 Wochen "Workation" im Jahr durch unser Work Away Programm.
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr.
• Bis zu 5 Tage Sonderurlaub pro Jahr bei gemeinnützigem Engagement über unsere „Sage Foundation“.
• Eine spannende Herausforderung in einem innovativen und wachsenden Unternehmen, das Deine Fähigkeiten und Ideen wertschätzt.
• Ein motiviertes Team, das Dich unterstützt und in dem Zusammenarbeit und Spaß an der Arbeit großgeschrieben werden.