IT-Administrator Digitalisierung (m/w/d)

SOMI Experts GmbH; Weiden in der Oberpfalz; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

SOMI Experts GmbH sucht eine engagierte IT-Position im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung. Sie betreuen DocuWare-Workflows, optimieren Scan- und Archivierungsprozesse und sichern Rechtskonformität.

Sie arbeiten eng mit der IT zusammen, betreuen Softwareinventarisierung und Benutzerrechte, bearbeiten Digitalisierungsprojekte und stimmen sich mit Fachabteilungen sowie externen Partnern ab.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (z. B. Fachinformatiker) oder Studium im IT-Bereich.
• Relevante praktische Berufserfahrung in ähnlicher Position, idealerweise mit Dokumentenmanagement-Systemen.
• Erfahrung mit DocuWare von Vorteil.
• Vertrautheit mit Backoffice-Tools und modernen Arbeitsmethoden.
• Grundlegendes Know-how zu Datenschutz (DSGVO) und Dokumentensicherheit.

Aufgaben

• Administration, Betreuung und Automatisierung von Dokumenten-Workflows über DocuWare.
• Technischer Betrieb und Weiterentwicklung von Scan-, Archiv- und Dokumentenlösungen.
• Gewährleistung der Rechts- und Compliance-Konformität aller Prozesse (DSGVO, GoBD).
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Archivierungsstrategie und Umsetzung technischer Maßnahmen.
• Betrieb und Pflege der Softwareinventarisierung, Lizenzverwaltung und Benutzerkonten.
• Analyse von Prozessen und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im Team.
• Austausch zwischen Fachbereichen, IT und externen Dienstleistern.

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

Archivierung

Prozessoptimierung

Teamarbeit

Kommunikation

GoBD/DSGVO Kenntnisse

Cloud/SaaS-Verwaltung

Backoffice-Tools

Ausbildung

Ausbildung/Fachinformatiker oder IT-Studium

Tools

DocuWare

Softwareinventarisierung

Lizenzverwaltung

Jobbeschreibung

Als Teil unseres Teams IT Digital Office sorgst du – in enger Abstimmung mit der IT – für den reibungslosen Betrieb und die technische Weiterentwicklung unserer digitalen Dokumenten- und Softwareprozesse.

Dokumentenmanagement & Archivierung:

• Administration, Betreuung und Automatisierung von Dokumenten-Workflows über unser Dokumentenmanagementsystem DocuWare
• Technischer Betrieb und Weiterentwicklung unserer Scan-, Archiv- und Dokumentenlösungen – von der laufenden Betreuung der Scan-Strecken bis zur Optimierung der Erfassungs- und Ablageprozesse
• Gewährleistung der Rechts- und Compliance-Konformität aller digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungsprozesse (u. a. DSGVO, GoBD, Aufbewahrungsfristen)
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer digitalen Archivierungsstrategie und Umsetzung der daraus abgeleiteten technischen Maßnahmen

• Software-Administration:

• Betrieb und Pflege unserer Softwareinventarisierung: Erfassung, Auswertung und Aktualisierung des unternehmensweiten Software-Bestands
• Account-, Benutzer- und Lizenzverwaltung unserer internen Online- und SaaS-Lösungen: Anlegen und Pflege von Benutzerkonten, Rechte- und Rollenvergabe sowie Überwachung und Optimierung der eingesetzten Lizenzen

• Prozessoptimierung & Projektarbeit:

• Analyse bestehender Prozesse und Identifikation von Optimierungspotenzialen im Dokumenten- und Archivumfeld
• Umsetzung und technische Begleitung von Digitalisierungsprojekten im Team – von der Planung bis zur erfolgreichen Einführung
• Mitwirkung bei der Bewertung von Automatisierungs- und KI-Potenzialen im Dokumenten- und Prozessumfeld
• Aktiver Austausch und Abstimmung zwischen Fachbereichen, der IT und externen Software-Dienstleistern

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (z.B. Fachinformatiker) oder Studium im IT-Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Relevante praktische Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Schwerpunkt auf Dokumentenmanagement-Systemen, digitalen Archivierungslösungen und Prozessoptimierung – Erfahrung mit DocuWare ist von Vorteil
• Erfahrung in der Benutzer-, Rechte- und Lizenzverwaltung von Software- bzw. Cloud-/SaaS-Lösungen.
• Vertrautheit mit modernen Backoffice-Tools und zeitgemäßen digitalen Arbeitsmethoden
• Grundlegendes Know-how zu Datenschutz (DSGVO), Revisionssicherheit (GoBD) und Dokumentensicherheit.
• Eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und Freude daran, bestehende Prozesse zu hinterfragen und technisch besser zu machen
• Freude an der Kommunikation und Schnittstellenarbeit mit unterschiedlichen Teams und externen Partnern.

• Deutsch: Verhandlungssicher
• Englisch: Erweiterte Kenntnisse