HR Operations & Payroll Specialist (m/w/d)

Metropolitan School; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Internationales Arbeitsumfeld

Weiterentwicklung

Gesundheit und Zusatzleistungen

Umzugsunterstützung nach Berlin

Flexible Zusammenarbeit

Offene Teamkultur

Sinnstiftendes Umfeld

Job summary

Metropolitan School sucht eine zentral verantwortliche Person für operative HR-Prozesse. Sie verwalten Personalstammdaten, bereiten Entgeltabrechnungen vor und arbeiten eng mit dem externen Lohnbüro zusammen.

Sie arbeiten international mit Kolleg:innen unterschiedlicher Hintergründe und entwickeln HR-Prozesse weiter, inklusive Digitalisierung. Die Rolle bietet Homeoffice-Optionen und weiterführende Entwicklungschancen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium mit HR-Bezug oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in HR Operations, Personaladministration oder vorbereitender Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Sichere Kenntnisse in personaladministrativen Prozessen und abrechnungsrelevanten Abläufen.
• Praktische Erfahrung mit Personio ist Voraussetzung.
• Sicherer Umgang mit Excel/Google Sheets und HR-Reportings.
• Sorgfalt, Struktur und Zuverlässigkeit in der Arbeit.
• Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Personaldaten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, da beide Sprachen im Arbeitsalltag genutzt werden.
• Freude an Teamarbeit in einem internationalen Schulumfeld.

Responsibilities

• Du bereitest monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vor und übermittelst Daten an das externe Lohnbüro.
• Du pflegst Personalstamm- und Bewegungsdaten in Personio und sicherst Datenqualität.
• Du erstellst regelmäßige HR-Reports und Personalauswertungen.
• Du bereitest Meldungen und Statistiken für Berliner Behörden und Senatsverwaltung vor.
• Du erstellst und verwaltest Arbeitsverträge, Änderungen und Bescheinigungen.
• Du betreibst Abwesenheits- und Urlaubsmanagement und dokumentierst Vorgänge.
• Du begleitest Ein- und Austritte entlang des Employee Lifecycles.
• Du berätst Mitarbeitende zu HR-Anfragen, Bescheinigungen, Urlaub und Abrechnung.
• Du optimierst HR-Prozesse und maximierst den Personio-Einsatz.

Skills

HR Operations

Personaladministration

Lohnabrechnung

Personio

Excel

Google Sheets

Deutsch

Englisch

Datenqualität

Education

Kaufmännische Ausbildung

HR-bezogenes Studium

vergleichbare Qualifikation

Tools

Excel

Google Sheets

Personio

Job description

Deine Rolle

In dieser Position bist Du eine zentrale Ansprechperson für alle operativen HR-Prozesse. Du stellst gemeinsam mit dem HR-Team eine zuverlässige Personaladministration sicher, verantwortest die Pflege unserer Personaldaten und bereitest alle relevanten Informationen für die monatliche Entgeltabrechnung vor.

Dabei arbeitest Du eng mit unseren Mitarbeitenden, Führungskräften, unserem externen Lohnbüro sowie weiteren internen und externen Ansprechpartnern zusammen.

Dich erwartet eine vielseitige HR-Rolle mit hoher Eigenverantwortung und einem breiten Einblick in die operativen Personalprozesse einer internationalen Schule. Du wirst Teil eines internationalen Arbeitsumfelds, in dem unterschiedliche Perspektiven, Kulturen und berufliche Hintergründe selbstverständlich zusammenkommen.

Dabei hast Du die Möglichkeit, bestehende HR-Prozesse nicht nur zu administrieren, sondern gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln und zu digitalisieren.

Deine Benefits

• Internationales Arbeitsumfeld: Du arbeitest mit Kolleg:innen aus unterschiedlichen beruflichen und kulturellen Hintergründen.

• Weiterentwicklung: Dich erwarten individuelle Fortbildungen, Professional Development Days und kontinuierliche Lernmöglichkeiten.

• Gesundheit und Zusatzleistungen: Wir bieten wöchentliche Gesundheitskurse und einen monatlichen Geschenkgutschein im Wert von 50 €.

• Umzugsunterstützung nach Berlin: Wenn Du für die Stelle nach Berlin ziehst, unterstützen wir Dich mit einer Umzugsprämie von 1.000 €, der Erstattung von Reise- und Umzugskosten sowie Hilfe bei der Wohnungssuche.

• Flexible Zusammenarbeit: Mindestens ein Homeoffice-Tag pro Woche ist möglich; weitere Flexibilität stimmen wir je nach Aufgabe und individuellem Bedarf ab.

• Offene Teamkultur: Eine offene Tür in der Führungsebene, gemeinsames Lernen und kollegiale Fallberatung unterstützen unsere Zusammenarbeit.

• Sinnstiftendes Umfeld: Du erhältst Einblick in die operativen Personalprozesse einer internationalen Schule und kannst HR-Abläufe aktiv mitgestalten.

Deine Aufgaben

• Du bereitest die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung vor und übermittelst die abrechnungsrelevanten Daten vollständig und fristgerecht an unser externes Lohnbüro.

• Du pflegst Personalstamm- und Bewegungsdaten in Personio und achtest auf eine hohe Datenqualität.

• Du erstellst regelmäßige und anlassbezogene HR-Reportings und Personalauswertungen.

• Du bereitest erforderliche Personalmeldungen und Personalstatistiken für die zuständigen Berliner Behörden und die Senatsverwaltung vor.

• Du erstellst und verwaltest Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bescheinigungen und weitere Personaldokumente.

• Du bearbeitest das operative Abwesenheits- und Urlaubsmanagement und dokumentierst Vorgänge zuverlässig in unseren HR-Systemen.

• Du begleitest Ein- und Austritte sowie weitere administrative Schritte entlang des Employee Lifecycles.

• Du unterstützt Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragen, etwa zu Anträgen, Bescheinigungen, Urlaub, Abwesenheiten und Entgeltabrechnung.

• Du wirkst an der Optimierung und Digitalisierung unserer HR-Prozesse mit und unterstützt dabei, Personio bestmöglich zu nutzen.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit HR-Bezug oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Du bringst Berufserfahrung in HR Operations, Personaladministration und/oder vorbereitender Lohn- und Gehaltsabrechnung mit.

• Du kennst grundlegende personaladministrative und abrechnungsrelevante Prozesse.

• Praktische Erfahrung mit Personio ist Voraussetzung.

• Du gehst sicher mit Excel oder Google Sheets um und arbeitest gern mit Personaldaten und Reportings.

• Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und zuverlässig.

• Du gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen und sensiblen Personaldaten um.

• Du arbeitest serviceorientiert und unterstützt Mitarbeitende lösungsorientiert.

• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, da beide Sprachen zum Arbeitsalltag gehören.

• Du hast Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Schulumfeld.