HR Operations Manager (m/w/d)

Doonails; Deutschland; Remote; EUR 70,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

100% Remote in Deutschland

1.300 € Weiterbildungsbudget pro Jahr

Nilo Health

Urban Sports Mitgliedschaft

Co-Working-Space oder Homeoffice-Ausst

Teamevents in ganz Europa

Job summary

Doonails sucht eine/n HR Operations Lead, der/die das HR-Backbone-System verantwortet: Payroll-Vorbereitung, Vertragskonzepte, HR-Tools und Reporting stehen im Fokus. Du optimierst Prozesse, automatisierst Abläufe und lieferst saubere Entscheidungsgrundlagen, damit HR auch morgen stabil funktioniert.

Du arbeitest 100% remote in Deutschland, bringst umfangreiche Erfahrung in HR-Operations, Payroll und deutschem Arbeitsrecht mit und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Mehrere Jahre HR-Ops-Erfahrung in wachsenden Unternehmen oder Startups.
• Payroll-Know-how und Zusammenarbeit mit externen Lohnbüros oder Steuerberatern; internationales Umfeld ist willkommen.
• Sicherer Umgang mit dem deutschen Arbeitsrecht; Datenschutz im HR-Alltag.
• Strukturierte Arbeitsweise, Dokumentation und Prozessprojekte.
• Sicherer Umgang mit HRIS (idealerweise Personio) und Excel/Sheets.
• Offenheit für KI-Anwendungen, z. B. Claude, zur Prozessverbesserung.

Responsibilities

• Payroll-Vorbereitung für verschiedene Entities; Schnittstelle zu externen Payroll-Partnern.
• Owner unserer HR-Tools, Datenqualität und regelmäßiges HR-Reporting.
• Ownership der HR-Ops-Prozesse: SOPs, Qualitätsstandards, einheitliche Logik im Unternehmen.
• Prozess-Excellence & KI-Einsatz zur Rationalisierung manueller Abläufe.
• Gehaltsbänder pflegen und Payroll-bezogene Benefits steuern (urban Sports, bAV).
• Travel-Governance: Reisekostenregeln und Abrechnungsprozesse definieren.

Skills

HR-Ops-Erfahrung

Payroll-Know-how

Arbeitsrecht

Struktur & Prozessdenken

Daten & HRIS

KI-Kompetenz

Diskretion & Verlässlichkeit

Kommunikation (DE/EN)

Tools

Personio

Sheets

Job description

Hi, wir sind Doonails!

Ein schnell wachsendes Beauty-Startup, das die Manikürewelt revolutioniert. Mit innovativen Produkten, einer starken Community und Präsenz im Online-Shop sowie bei führenden Retail-Partnern bringen wir Studio-Qualität direkt nach Hause, einfach, schnell und stilvoll.

Und genau hier kommst DU ins Spiel.

Wir wachsen in neue Märkte und neue Strukturen. Damit HR dabei nicht nur mitläuft, sondern ein verlässliches Fundament bleibt, suchen wir jemanden, der HR Operations steuert, sauber hält und konsequent weiterentwickelt.

Deine Rolle & dein Impact

Du sorgst dafür, dass HR bei Doonails stabil, fehlerarm und skalierbar läuft. Von der Payroll-Vorbereitung für unsere verschiedenen Entities über Verträge bis zur Tool-Landschaft hältst du alles am Laufen, denkst Prozesse neu, automatisierst, wo es geht, und lieferst saubere Entscheidungsgrundlagen. Deine Leitfrage: Was brauchen wir heute, damit HR auch morgen sauber funktioniert?

Payroll-Vorbereitung & HR Operations

• Du bereitest die Payroll für unsere verschiedenen Entities vor und bist Schnittstelle zu unseren externen Payroll-Partnern: Daten liefern, Abgleiche machen, Abrechnungen prüfen. Dazu kommen Verträge, Änderungsvereinbarungen und Kündigungen.

HR-Tools & Reporting

• Du bist Owner unserer HR-Tools, von Personio bis zu den weiteren Tools in unserem HR-Stack: Setup, Datenqualität und Weiterentwicklung liegen bei dir. Dazu verantwortest du das regelmäßige HR-Reporting und machst Muster, Risiken und Optimierungspotenziale sichtbar.

Prozess-Ownership & Governance

• Du bist Owner unserer HR-Ops-Prozesse: Du definierst SOPs und Qualitätsstandards, entwickelst sie weiter und sorgst dafür, dass im ganzen Unternehmen einheitliche Logiken gelten und alles zuverlässig läuft.

Process Excellence & KI

• Du erkennst manuelle Abläufe, vereinfachst sie und automatisierst sie. KI ist dabei dein wichtigstes Werkzeug: Bei uns ist Claude fester Bestandteil des Arbeitsalltags, und du nutzt das aktiv, um HR-Prozesse neu zu denken.

Gehaltsbänder & Benefits

• Du pflegst unsere Gehaltsbänder, sicherst Konsistenz und Fairness und steuerst die Payroll-seitigen Benefits wie Urban Sports oder bAV inklusive steuerlicher und rechtlicher Rahmenbedingungen.

Travel Governance

• Du legst Reisekosten-Regeln, Abrechnungsprozesse und Kostenkategorien fest, konsolidierst Travel-Kosten teamübergreifend und leitest Kostentreiber ab. Buchungen und Event-Planung liegen bei unserem Culture-Team.

Arbeitsrecht

• Du bist erste Anlaufstelle für arbeitsrechtliche Fragen und die Schnittstelle zu unseren externen Berater:innen: Du bereitest Fälle vor, holst Einschätzungen ein und sorgst dafür, dass sie sauber umgesetzt werden.

Das bringst du mit

• HR-Ops-Erfahrung: Mehrere Jahre in HR Operations, idealerweise in einem wachsenden Startup oder Scaleup.

• Payroll-Know-how: Du weißt, was eine saubere Payroll braucht, und hast Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnbüros oder Steuerberater:innen. Erfahrung mit internationalen Entities ist ein großes Plus.

• Deutsches Arbeitsrecht: Du kennst dich im deutschen Arbeitsrecht sicher aus, und zwar aus der Praxis: Verträge, Befristungen, Änderungen, Kündigungen oder Elternzeit sind für dich Alltag. Eine juristische Ausbildung brauchst du dafür nicht. Ein Bewusstsein für Datenschutz im HR-Alltag bringst du mit.

• Struktur & Prozessdenken: Du bringst Ordnung ins System, dokumentierst sauber und hast Erfahrung mit SOPs und Prozessprojekten.

• Systeme & Zahlen: Du arbeitest sicher mit HRIS (idealerweise Personio) und Sheets und hast Spaß daran, aus Daten Ableitungen zu machen.

• Offenheit für KI: Du hast richtig Lust, mit KI zu arbeiten, und probierst neue Tools gerne aus. Wenn du schon Erfahrung mit Claude oder anderen KI-Tools in deinem Arbeitsalltag mitbringst, ist das ein großes Plus.

• Verlässlichkeit & Diskretion: Du gehst mit sensiblen Themen wie Gehältern und Verträgen vertrauensvoll um, und Menschen erleben HR durch dich als sicher, korrekt und fair.

• Kommunikation: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Deine Perspektive

Du bist nicht Verwaltung, du bist das Fundament, auf dem HR bei Doonails professionell funktioniert. Du prägst, wie Entscheidungen vorbereitet werden, und gestaltest aktiv mit, wie HR mit unserer Internationalisierung und unserem Wachstum mitskaliert.

Was wir dir bieten

• Faire Bezahlung, angepasst an deine Qualifikation & Erfahrung

• Ein echtes Ownership-Rollenprofil mit viel Vertrauen & Gestaltungsspielraum

• 100 % Remote in Deutschland: arbeite flexibel von überall

• Wachstumspotenzial: übernimm Verantwortung & bring deine Ideen direkt ein

• 1.300 € Weiterbildungsbudget pro Jahr für deine persönliche Entwicklung

• Nilo Health, denn mentale Gesundheit ist uns wichtig und dein Zugang ist inklusive

• Urban Sports Mitgliedschaft

• Co-Working-Space oder Homeoffice-Ausstattung? Wir übernehmen die Kosten!

• Teamevents in ganz Europa, weil ein starkes Team alles ist