HR International Administration Assistant (w/m/d)

Ärzte ohne Grenzen e.V. / Médecins Sans Frontières; Berlin; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

13. Monatsgehalt

Mobiles Arbeiten je nach Arbeitsanford

Büro in Berlin, flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Ärzte ohne Grenzen e.V. / Médecins Sans Frontières Berlin sucht eine/n HR International Administration Assistant (w/m/d) zur Unterstützung der International Administration Unit bei Visaangelegenheiten und administrativen Aufgaben rund um Entsendungen internationaler Mitarbeitender.

Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, betreuen Geschäftsprozesse vor Ort, koordinieren Personalakten, Reise- und Gehaltsabrechnungen und betreuen zwei Werkstudierende.

Qualifikationen

• 2 Jahre Berufserfahrung in Büro- oder Personalverwaltung, inkl. Unterstützung bei Visumsangelegenheiten und Reisekoordination.
• Berufsausbildung oder Abschluss in Verwaltung, Betriebswirtschaft, Personalwesen oder verwandtem Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung.
• Sicherer Umgang mit MS Office oder vergleichbaren IT-Anwendungen; Erfahrung mit Personalverwaltungsdatenbanken oder ähnlichen Tools.

Aufgaben

• Koordination und Organisation administrativer Abläufe, insbesondere Korrespondenz und Terminmanagement.
• Pflege, Verwaltung und Analyse von Personaldaten.
• Bearbeitung von Visumanträgen und Beglaubigung von Zeugnissen für internationale Mitarbeitende.
• Pflege von Personalakten internationaler mobiler Mitarbeitenden; Unterstützung bei Reisekosten- und Gehaltsabrechnungen.
• Erstellung von Unterlagen und Vorbereitungsmaterial für Ein- und Austritte.
• Ansprechperson für zwei Werkstudierende und Unterstützung in deren Arbeitsalltag.
• Aktive Mitgestaltung des Onboardings neuer Mitarbeitenden.

Kenntnisse

Deutsch C1

Englisch B2

Visumskoordination

Terminkoordination

Ausbildung

Berufsausbildung in Verwaltung oder Personalwesen

Tools

MS Office

Personalverwaltungsdatenbanken

Jobbeschreibung

Arbeitsort

Berlin

Arbeitsbeginn

01.11.2026

Unbefristet

Vollzeit- oder Teilzeit

80 - 100%

Bewerbungsfrist

11.09.2026

HR International Administration Assistant (w/m/d)

Médecins Sans Frontières / Ärzte ohne Grenzen e.V. ist eine private, regierungsunabhängige, humanitäre Organisation und leistet medizinische Hilfe in mehr als 70 Ländern weltweit. Der Hauptsitz der deutschen Sektion ist in Berlin. Hier arbeitest du mit über 300 Mitarbeiter*innen in verschiedenen Abteilungen jeden Tag daran, Menschen in Not zu unterstützen. Das Fundament für unsere Organisationskultur bilden Vielfalt, Fortschritt sowie ein offenes und respektvolles Miteinander. Eingehende Bewerbungen werten wir nur auf ihre fachliche Qualifikation hin aus und berücksichtigen sie unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.

UNSER GRENZENLOS BEGINNT MIT DIR

In dieser Position verantwortest du u.a. den Visa-Bereich für internationale MitarbeiterInnen innerhalb der International Administration Unit und unterstützt das Team mit umfassenden administrativen Aufgaben. Du trägst dazu bei, dass operative Abläufe reibungslos funktionieren, und unterstützt eine effiziente und verlässliche Organisation und Administration von Entsendungen unserer internationalen mobilen Mitarbeitenden.

Das MACHST DU

Als Teammitglied unterstützt du unsere Projekte vor Ort – ohne vor Ort zu sein. Dabei übernimmst du folgende Aufgaben:

• Du koordinierst und organisierst administrative Abläufe, insbesondere rund um Korrespondenz und Terminmanagement
• Du unterstützt bei der sorgfältigen Pflege, Verwaltung und Analyse von Personaldaten
• Du bearbeitest Visumanträge und koordinierst die Beglaubigung von Zeugnissen für internationale Mitarbeitende
• Du pflegst und prüfst Personalakten internationaler mobiler Mitarbeitenden und unterstützt bei vorbereitenden Aufgaben für Reisekosten- und Gehaltsabrechnungen
• Du erstellst Unterlagen und bereitest Materialien für Ein- und Austrittsprozesse vor
• Du bist Ansprechperson für zwei Werkstudierende und unterstützt sie in ihrem Arbeitsalltag
• Du gestaltest das Onboarding neuer Mitarbeitenden aktiv und sorgst für einen gelungenen Start

Das bringst du mit

Die folgenden beruflichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften sind uns wichtig:

• Du bringst 2 Jahre Berufserfahrung in der Büro- oder Personalverwaltung, einschließlich Unterstützung bei Visumsangelegenheiten und Reisekoordination mit
• Du hast eine Berufsausbildung oder Abschluss in Verwaltung, Betriebswirtschaft, Personalwesen oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office oder vergleichbaren IT-Anwendungen und hast Erfahrung mit Personalverwaltungsdatenbanken oder vergleichbaren Tools
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2)

Das bIETEN WIR DIR

Hard facts

• Von 3.382€ bis max. 4.279€ Einstiegsgehalt (bei Vollzeitbeschäftigung) + 13. Monatsgehalt
• 30 Urlaubstage plus freie Tage am 24. und 31.12.

Life Balance

• Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
• Mobiles Arbeiten mit Präsenz in unserem Büro je nach Arbeitsanforderung, inkl. technischer Ausstattung
• Bis zu 6 Wochen im Jahr arbeiten aus dem europäischen Ausland
• Sabbatical

Nice to have

• Office: Küchen, Obst/Snacks, Getränke, moderne Ausstattung
• Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket
• Sportangebote (Urban Sports)
• Fahrradkeller
• und vieles mehr

Trainings

• Auswahl an diversen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zugang zu e-learning Plattformen
• Angebote/Themenwochen zu Mentaler Gesundheit und Wohlbefinden und EDI
• Coaching bei Bedarf