Front Office Administrator (m/w/d)

Remotely; Rostock; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

Mobile Office bis 40 % pro Woche

30 Urlaubstage

Weiterbildungsmöglichkeiten

Teamevents und Firmenfestlichkeiten

Employee Assistance Program

Zusammenfassung

Skyborn Renewables in Rostock sucht eine*n Front Office Administrator (m/w/d) zur zentralen Ansprechperson im Büro. Sie empfangen Besucher, koordinieren den Empfang, das Onboarding und die Büroorganisation, sichern einen reibungslosen Tagesablauf und stimmen sich mit dem Facility-Management ab.

Sie beherrschen Deutsch und Englisch, arbeiten sicher mit MS Office, planen Meetings und Reisen, unterstützen IT- und HSE-Aufgaben und tragen zur standortübergreifenden Zusammenarbeit bei.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Büroorganisation, Front Office oder hotellerie/Verwaltung wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Serviceorientierung.

Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson im Büro, Empfang von Besuchern, Mitarbeitenden und Partnern.
• Koordination Empfang, Onboarding und Arbeitsplatz-Vorbereitung inklusive Zugänge und Sicherheitsunterweisungen.
• Sorge für reibungslosen Büroalltag, Materialverwaltung, Reinigungskoordination und Standortbetrieb.
• Planung von Meetings, Reisen und projektbezogenen Aktivitäten (Catering, Events, Werbemittel).
• Unterstützung in IT- und HSE-Aufgaben sowie Dokumentenmanagement, SAP- und Kostenprozessen.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Deutsch fließend

Englisch fließend

Microsoft Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Offshore-Windenergie -- eine tragende Säule unserer zukünftigen Energieversorgung!

Skyborn Renewables ist ein Pionier und führender Entwickler und Betreiber von Offshore-Windprojekten mit mehr als 20 Jahren Erfahrung. Bis heute haben wir weltweit Projekte mit einer Gesamtleistung von rund 7 GW entwickelt. Die Kompetenzen unserer rund 400 Mitarbeitenden decken die gesamte Wertschöpfungskette der Offshore-Windenergie ab -- von der Greenfield-Entwicklung über Engineering und Design, Einkauf und Finanzierung bis hin zu Baumanagement und Asset Management.

Du möchtest etwas bewegen und die Energiewende in einem internationalen und wachsenden Geschäftsfeld aktiv mitgestalten? Bei Skyborn Renewables hast du die Möglichkeit dazu.

Bei uns erwartet dich ein dynamisches Umfeld mit engagierten Kollegen (m/w/d) sowie die Möglichkeit, neue Wege zu gehen und deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Werde Teil unseres sympathischen Teams an unserem Standort in Rostock

Front Office Administrator (m/w/d)

Deine zukünftigen Aufgaben:

• Du bist die zentrale Ansprechperson im Büro und sorgst für einen professionellen und freundlichen Empfang von Besuchern (m/w/d), Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und Vertragspartnern.
• Du koordinierst den Empfang, das Onboarding und die organisatorische Vorbereitung des Arbeitsplatzes einschließlich Bürozugängen, Sicherheitsunterweisungen, interner Kommunikation und Abstimmung mit dem Facility-Management.
• Du stellst einen reibungslosen täglichen Büroablauf und die Büroorganisation sicher. Dazu gehören unter anderem Büromaterialien, Bestandsverwaltung, Gemeinschaftsflächen, Reinigung, Reparaturen und die allgemeine Einsatzbereitschaft des Büros.
• Du koordinierst Meetings, Veranstaltungen, Reisen und projektbezogene Aktivitäten, beispielsweise Catering, Workshops, Teamevents, Hotelbuchungen und projektbezogene Werbe- bzw. Merchandisingartikel.
• Du unterstützt bei administrativen Aufgaben im Bereich IT und HSE, darunter die Verwaltung von IT-Equipment, die Koordination persönlicher Schutzausrüstung (PSA), Aufgaben rund um die Arbeitssicherheit im Büro sowie die Bearbeitung und Lösung operativer Anliegen.
• Du übernimmst administrative und operative Unterstützung in den Bereichen Dokumentenmanagement, SAP- und Kostenmanagementprozesse, Bestellungen, Koordination von Projektfahrzeugen sowie standortübergreifende Zusammenarbeit, um einheitliche Servicestandards sicherzustellen.

Dein Profil:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst Erfahrung in der Büroorganisation, im Front Office, in der Hotellerie / Gastronomie oder in einer unterstützenden Teamfunktion mit.
• Du besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, kannst mehrere Prioritäten gleichzeitig im Blick behalten und sorgst für eine strukturierte sowie sorgfältige Büroorganisation.
• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch und überzeugst durch eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit, ein professionelles Auftreten sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung.
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams.
• Erfahrung in Bereichen wie Onboarding, Reiseorganisation, Einkaufsadministration, Verwaltung von Bürozugängen, Koordination von IT-Equipment oder vergleichbaren operativen Tätigkeiten ist von Vorteil.
• Du bist eine eigenmotivierte und teamorientierte Persönlichkeit, arbeitest selbstständig und fühlst dich gleichzeitig in einem internationalen und multikulturellen Arbeitsumfeld wohl.

Unsere Benefits:

• Unbefristete Festanstellung in einem internationalen Unternehmen, in dem du einen aktiven Beitrag im Bereich der erneuerbaren Energien leisten kannst
• Flexible Arbeitsmöglichkeiten mit einer Mobile-Office-Regelung von bis zu 40 % pro Woche
• 30 Urlaubstage sowie die Möglichkeit zusätzlicher unbezahlter Urlaubstage
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit offenen Türen, Raum für eigene Ideen und einer freundlichen Arbeitsatmosphäre
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, die deine persönliche und berufliche Entwicklung unterstützen
• Besondere Firmenfeiern, Teamevents und gemeinsame Get-togethers
• Unterstützung für dein persönliches Wohlbefinden durch unser Employee Assistance Program mit Trainings- und Beratungsangeboten
• Weitere standortabhängige Benefits, wie vermögenswirksame Leistungen, bezuschusste betriebliche Altersvorsorge, Dienstradleasing / BusinessBike und Firmenfitness über EGYM Wellpass