Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)

University of Mannheim; Mannheim; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Öffentlicher Dienst

Viel Gestaltungsspielraum

Attraktive Arbeitsatmosphäre

Job summary

Universität Mannheim sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung der zwei Lehrstuhlsekretariate. Zu Ihren Aufgaben gehören internationale Korrespondenz, Vorlagen Erstellung und Reisekostenabrechnung sowie die Pflege von Webseiten und Datenbanken.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, verfügen über sichere EDV-Kenntnisse und arbeiten eigenständig, zuverlässig und diskret. Berufserfahrung im Bildungs- oder Hochschulbereich ist von Vorteil.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Fremdsprachenbereich oder entsprechende Berufserfahrung.
• Sehr sicherer Umgang mit EDV (MS Office, Internet, Email).
• Eigenständige Organisation und Abwicklung administrativer Aufgaben.
• Verbindliches Auftreten, Zuverlässigkeit, Diskretion und Einsatzbereitschaft.
• Bereitschaft zur Teilnahme an betrieblicher Weiterbildung.

Responsibilities

• Verantwortlichkeit für die beiden Sekretariate der Lehrstühle.
• Internationale Korrespondenz (Deutsch und Englisch).
• Erstellung Entscheidungsvorlagen und Kontrolle der Rückläufe.
• Planung und Abwicklung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnung.
• Unterstützung beim Abrechnungswesen.
• Pflege der Homepages und Datenbanken.
• Koordination der Lehrveranstaltungen (Raumplanung, Eingabe der Veranstaltungen im Portal der Universität Mannheim).
• Erfassung und Verwaltung der Abschlussarbeiten am Lehrstuhl.
• Administrative Unterstützung bei der Lehrveranstaltungs- und Prüfungsplanung.

Skills

EDV-Kenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Sprachkenntnisse

Kundenorientierung

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

• Verantwortlichkeit für die beiden Sekretariate der Lehrstühle
• Internationale Korrespondenz (Deutsch und Englisch)
• Erstellung Entscheidungsvorlagen und Kontrolle der Rückläufe
• Planung und Abwicklung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnung
• Unterstützung beim Abrechnungswesen
• Pflege der Homepages und Datenbanken
• verwaltungstechnische Betreuung einzelner Personalangelegenheiten
• Beschaffung und Inventarisierung von Geschäftsbedarf
• Koordination der Lehrveranstaltungen (z.B. Raumplanung, Eingabe der Veranstaltungen im Portal der Universität Mannheim)
• Erfassung und Verwaltung der Abschlussarbeiten am Lehrstuhl
• administrative Unterstützung bei der Lehrveranstaltungs- und Prüfungsplanung
• eine einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung und/oder einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich mit Fokus auf Fremdsprachen oder eine vergleichbare Qualifikation
• sehr sicherer Umgang mit EDV (u. a. MS Office, Internet, Email)
• die Fähigkeit zur eigenständigen Durchführung von organisatorischen und administrativen Aufgaben
• verbindliches Auftreten, absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Einsatzbereitschaft
• Bereitschaft zur Teilnahme an betrieblicher Weiterbildung

Unser Angebot:

• eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst im attraktiven universitären Umfeld
• eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsmöglichkeit
• eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem aufgeschlossenen und motivierten Team

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Universität Mannheim strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher entsprechend qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Die Universität Mannheim ist eine der führenden Hochschulen in Deutschland mit derzeit rund 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten. Insbesondere die Wirtschafts- und Sozialwissenschaften gehören national und international zur Spitzengruppe. Ihren über 2.600 Beschäftigten bietet die Uni Mannheim ein spannendes Arbeitsumfeld mit zahlreichen Benefits.