Assistenz (m/w/d) des Rektors

Hochschule der Medien; Stuttgart; On-site; EUR 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

JobTicket BW/Deutschlandticket

Zusatzrente (VBL)

Gleitzeitflexibilität

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildung

Gute Verkehrsanbindung

Job summary

Die Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) sucht eine Assistenz (m/w/d) des Rektors zur Unterstützung des Rektors und des Rektoratsteams. Die Position umfasst Termin- und Reisemanagement, Protokollführung, Korrespondenz sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben und die Organisation von Veranstaltungen.

Sie bringen eine abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in vergleichbaren Funktionen, Teamfähigkeit, Diskretion sowie gute Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung in vergleichbaren Funktionen und Aufgabenbereichen.
• Selbstorganisations-, Self-starting- und Multitasking-Fähigkeit.

Responsibilities

• Termin- und Besprechungsmanagement, Reisemanagement, Korrespondenz sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollführung.
• Koordination und Ansprechpartner für Kontakte des Rektors intern und extern.
• Unterstützung des Rektors und der Referent*innen im Arbeitsalltag.
• Organisation von Veranstaltungen des Rektors inkl. Eventmanagement und Bewirtung.
• Budgetverwaltung, Beschaffungen und Abrechnung von Reisekosten.

Skills

Selbstorganisation

Multitasking

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Education

Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung

Job description

Assistenz (m/w/d) des Rektors Kennziffer WS262703M

Das Studienangebot und Portfolio der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) ist europaweit einzigartig und öffnet den derzeit 5.500 Studierenden in 30 Bachelor- und Masterstudiengängen die Türen in die Medienbranche sowie in Unternehmen, Organisationen und Institutionen des öffentlichen Sektors. Die HdM bietet darüber hinaus abwechslungsreiche und zukunftssichere Tätigkeitsfelder in einem innovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld.

Ihre Aufgaben werden sein:

• Termin- und Besprechungsmanagement, Reisemanagement, Korrespondenz sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Themen und Meetings einschließlich Protokollführung
• Koordinationsfunktion und Ansprechperson für Kontakte des Rektors bzw. zum Rektor innerhalb und außerhalb der Hochschule (Kontaktmanagement inkl. Datenpflege)
• Unterstützung des Rektors und der Referent*innen des Rektors im Arbeitsalltag
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen des Rektors, Eventmanagement und Bewirtung
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung, bei Beschaffungen und bei der Abrechnung von Reisekosten
• Thematische, auch eigenständige Recherche- und Analyseaufgaben zur weiteren Diskussion und Entscheidung
• Inhaltliche und gestalterische Mitwirkung bei Publikationen, Präsentationen und anderen Beiträgen
• Aktenführung und Dokumentation

Das sollten Sie mitbringen:

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung
• Einschlägige Erfahrung in vergleichbaren Funktionen und Aufgabenbereichen
• Selbstorganisations-, "self-starting" und Multitasking-Fähigkeit
• Teamfähigkeit und Sichtbarkeit vor Ort
• Diskretion und umfassende Vertraulichkeit sowie Verlässlichkeit
• Kommunikationsstärke in Wort und Schrift und kontextabhängige Anpassungsfähigkeit des Kommunikationsstils sowie mindestens gute Englischkenntnisse
• Digitale Kompetenz
• Souveränes, verbindliches, absolut empathisches Auftreten gegenüber allen - wir mögen Menschen!

Wir bieten Ihnen:

• Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem innovativen Hochschulumfeld auf dem Campus in Stuttgart-Vaihingen
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit einer Bezahlung nachEntgeltgruppe 8 TV-L und sonstigen Leistungen des öffentlichen Dienstes auf Grundlage des TV-L, wie z.B. Zusatzrente (VBL), vermögenswirksame Leistungen und Jahressonderzahlungen, Zuschusszahlung zum JobTicket BW/Deutschlandticket
• Flexibilität durch Gleitzeitregelungen bei der Arbeitszeit sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Persönliche und fachliche (Inhouse) Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie weitere Angebote aus der Personalentwicklung, die zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unterstützen
• Vielseitige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sowie eine schnelle Erreichbarkeit mit dem Auto

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen der Frau Sanja Friese unter der Rufnummer 0711 / 8923-2096 und per Mail gerne zur Verfügung.

Wir fördern Vielfalt und Inklusion - bei gleicher Eignung berücksichtigen wir Bewerbende mit Schwerbehinderung bevorzugt.

Die Hochschule der Medien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert qualifizierte Frauen daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben.