ENGAGE.EU Institutional Coordinator (m/w/d)

University of Mannheim; Mannheim; On-site; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Öffentlicher Dienst

Flexible Arbeitszeit & Telearbeit

Familienfreundliche Hochschule

Gesundheitsförderung

Zentrale Lage in Mannheim

Job summary

Universität Mannheim sucht eine erfahrene Fachkraft zur Koordination der ENGAGE.EU-Aktivitäten. Sie arbeiten als zentrale Ansprechperson, koordinieren Arbeitspakete, kommunizieren intern und berichten an die Universitätsleitung.

In einem internationalen Umfeld übernehmen Sie die Organisation von Veranstaltungen, betreiben Monitoring der Projektergebnisse und vertreten die Uni Mannheim gegenüber Allianzpartnern. Die Position ist unbefristet in Teilzeit möglich?

Qualifications

• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar).
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen von Vorteil.
• Erfahrung im Projektmanagement im internationalen Hochschulkontext.
• Sehr gute Kenntnisse administrativer und universitätsinterner Prozesse.
• Erfahrung in der Arbeit in internationalen und interkulturellen Teams.
• Gute Kenntnisse der nationalen und EU-Förderlandschaft im Bereich Europäische Hochschulallianzen.

Responsibilities

• Koordination, Organisation und Umsetzung der ENGAGE.EU-Aktivitäten an der Universität Mannheim.
• Sicherung des Informationsflusses zwischen Arbeitspaketen und interne Kommunikation.
• Veranstaltungsplanung und -umsetzung an der Universität Mannheim.
• Vertretung der Universität Mannheim gegenüber Allianzpartnern im ENGAGE.EU Management Team.
• Monitoring der Projektergebnisse und Berichterstattung an die Universitätsleitung.
• Zusammenarbeit mit Prorektor, Leitungen der Arbeitspakete und externen Partnern.
• Leitung und Weiterentwicklung des ENGAGE.EU-Geschäftsstellenteams.

Skills

Projektmanagement

Englisch (verhandlungssicher)

Interkulturelle Zusammenarbeit

Administrative Prozesse

EU-Förderlandschaft

Education

Master oder gleichwertiger Hochschulabschluss

Job description

Die Universität Mannheim ist eine der führenden Hochschulen in Deutschland mit derzeit rund 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten. Insbesondere die Wirtschafts- und Sozialwissenschaften gehören national und international zur Spitzengruppe. Ihren über 2.600 Beschäftigten bietet die Uni Mannheim ein spannendes Arbeitsumfeld mit zahlreichen Benefits.

ENGAGE.EU ist eine Allianz zehn führender europäischer Universitäten aus den Bereichen Wirtschafts- und Sozialwissenschaften. Die ENGAGE.EU-Geschäftsstelle ist für die Koordination der Allianzaktivitäten an der Universität Mannheim zuständig und organisatorisch dem Dezernat I – Forschungsangelegenheiten und Qualitätsmanagement in der zentralen Verwaltung zugeordnet.

Am Dezernat I – Forschungsangelegenheiten und Qualitätsmanagement ist zum 01.01.2027 eine Vollzeitstelle als

Die Vollzeitstelle ist voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2027 zur Vertretung von Mutterschutz/Elternzeit befristet.

Die Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich in der letzten Novemberwoche stattfinden.

ENGAGE.EU ist eine Allianz zehn führender europäischer Universitäten aus den Bereichen Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, mit dem Ziel, gesellschaftliche Herausforderungen unserer Zeit, wie Digitalisierung, nachhaltige Wirtschaftssysteme, Sicherheit und Stabilität in Europa, zu bewältigen. Für die Koordination der ENGAGE.EU-Aktivitäten an der Universität Mannheim suchen wir eine im Projektmanagement erfahrene Person mit Interesse an konzeptioneller Arbeit in einem internationalen Kontext.

Eckdaten

Befristung: vsl. bis zum 31.12.2027 zur Vertretung von Mutterschutz/Elternzeit

Eingruppierung: E 13 TV-L BW

Stunden/Woche: 39,5 Stunden, die Stelle ist grundsätzlich teilbar

Arbeitsort: Mannheim, Innenstadt

Bewerbungsfrist: 18.11.2026

Referenznummer: VP-505

Ihre Aufgaben:

Als zentrale*r Ansprechpartner*in für alle ENGAGE.EU-Arbeitspakete an der Universität Mannheim sind Sie verantwortlich für die Koordination, Organisation und Umsetzung der ENGAGE.EU-Aktivitäten an der Universität. Sie kümmern sich um die ENGAGE.EU-interne Kommunikation, stellen den Informationsfluss zwischen den verschiedenen Arbeitspaketen sicher und sind für die Konzeption und Umsetzung von ENGAGE.EU-Veranstaltungen an der Universität Mannheim verantwortlich. Darüber hinaus vertreten Sie die Universität Mannheim gegenüber den Allianzpartnern im ENGAGE.EU Management Team, verantworten das Monitoring der Projektergebnisse sowie die Berichterstattung an der Universität Mannheim und kommunizieren die Ergebnisse der Arbeitspakete gegenüber der Universitätsleitung. Dabei arbeiten Sie eng mit dem zuständigen Prorektor, den Leitungen der einzelnen ENGAGE.EU-Arbeitspakete, dem ENGAGE.EU Management Team sowie den außeruniversitären Partnern von ENGAGE.EU in Mannheim und Umgebung zusammen. Zudem verantworten Sie die Leitung und Weiterentwicklung des Teams der ENGAGE.EU-Geschäftsstelle an der Universität Mannheim.

• abgeschlossenes wissenschatliches Hochschulstudium (Master oder vergleichbar);
• verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil;
• einschlägige Erfahrung im Projektmanagement im internationalen Hochschulkontext;
• sehr gute Kenntnisse administrativer und universitätsinterner Prozesse;
• einschlägige Erfahrung in der Arbeit in internationalen und interkulturellen Teams;
• sehr gute Kenntnisse der nationalen und EU-Förderlandschaft im Bereich „Europäische Hochschulallianzen“;
• Erfahrung im Aufbau neuer Projektstrukturen;
• Kenntnisse im Bereich Change Management von Vorteil;
• Erfahrung in der Beantragung, Umsetzung und Abwicklung von EU-Projekten;
• selbständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise

Unser Angebot:

• eine Beschäftigung im öffentlichen Dienst im attraktiven universitären Umfeld
• eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld mit viel Gestaltungsmöglichkeit
• eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem motivierten Team
• Flexible Arbeitszeit und Arbeitsortmodelle (Gleitzeit, Telearbeit)
• Familienfreundliche Hochschule
• Positives Arbeitsklima
• Sportprogramm für alle Beschäftigten
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• Zentrale Lage in der Mannheimer Innenstadt

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Universität Mannheim strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher entsprechend qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Datenschutz

Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO können der Homepage der Universität entnommen werden: www.uni-mannheim.de/datenschutz-beibewerbungen.

Die Rücksendung der eingereichten Unterlagen erfolgt nur bei gleichzeitiger Übersendung eines ausreichend frankierten Rückumschlags. Andernfalls werden sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nach den Vorgaben des Datenschutzrechts vernichtet. Elektronische Bewerbungen werden entsprechend gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass eine Gefährdung der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.