Executive & Personal Assistant (m/w/d)

Randstad Deutschland; Karlsruhe; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

30 Tage Urlaub

Tarifvergütung

Job summary

Randstad Deutschland sucht eine erfahrene Assistenz für Karlsruhe, die die Geschäftsführung durch proaktives Mitdenken und strukturiertes Arbeiten entlastet. Ob Executive Assistant oder Personal Assistant – Ihre verlässliche Arbeitsweise ist der Schlüssel für reibungslose Abläufe.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, koordinieren Termine, reisen, bereiten Belege vor und pflegen die digitale Aktenablage.

Qualifications

• Mehrjährige Berufspraxis in der Geschäftsführungsassistenz oder im Office-Management.
• Fundierte kaufmännische Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit Zahlen und Belegen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für präzise Kommunikation.
• Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen und digitalen Ablagesystemen.
• Hohe Eigeninitiative und eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise.
• Idealerweise Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung oder DATEV-Kenntnisse.
• Optional: Interesse an KI-Werkzeugen oder digitalen Geschäftsprozessen.

Responsibilities

• Strukturierung von E-MMails und Unterlagen nach Fristen und Prioritäten.
• Vorausschauende Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen.
• Erstellung professioneller Korrespondenz und Entscheidungsvorlagen.
• Verantwortung für eine übersichtliche digitale Ablage und Büroabläufe.
• Sorgfältige Vorbereitung der Buchhaltung und Prüfung von Belegen.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und Steuerberatung.
• Organisation privater Termine und Unterstützung bei persönlichen Anliegen.

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Eigeninitiative

Diskrete Arbeitsweise

Zahlen- und Belegverständnis

Tools

DATEV Kenntnisse

Bürosoftware

Job description

Sie suchen eine anspruchsvolle Herausforderung als rechte Hand eines Geschäftsführers? Für unseren Geschäftspartner in Karlsruhe suchen wir eine erfahrene Assistenz, die durch proaktives Mitdenken und strukturiertes Arbeiten überzeugt. In dieser Position verbinden Sie geschäftliche Organisation mit persönlicher Assistenz und tragen durch Ihre verbindliche Arbeitsweise maßgeblich zur Entlastung der Geschäftsleitung bei. Ob Sie als Executive Assistant oder Personal Assistant tätig sind – Ihre Unterstützung ist der Schlüssel für reibungslose Abläufe. Wir schätzen Vielfalt und freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Starten Sie jetzt direkt online durch!

Ihre Aufgaben

• Strukturierung von E-Mails und Unterlagen nach Fristen und Prioritäten
• Vorausschauende Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen
• Erstellung professioneller Korrespondenz und Entscheidungsvorlagen
• Verantwortung für eine übersichtliche digitale Ablage und Büroabläufe
• Sorgfältige Vorbereitung der Buchhaltung und Prüfung von Belegen
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und Steuerberatung
• Organisation privater Termine und Unterstützung bei persönlichen Anliegen

Erfahrungen

• Mehrjährige Berufspraxis in der Geschäftsführungsassistenz oder im Office-Management
• Fundierte kaufmännische Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit Zahlen und Belegen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für eine präzise Kommunikation
• Sicherer Umgang mit gängigen Büroanwendungen und digitalen Ablagesystemen
• Hohe Eigeninitiative und eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise
• Idealerweise Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung oder DATEV-Kenntnisse
• Optional: Erfahrung mit KI-Werkzeugen oder Interesse an digitalen Geschäftsprozessen

Das bieten wir Ihnen

• Leistungsgerechte Vergütung gemäß Tarifvertrag Zeitarbeit der DGB/DVP Tarifgemeinschaft
• Langfristige Perspektive bei unserem Geschäftspartner in Karlsruhe
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in einem verantwortungsvollen Aufgabenfeld
• Umfassende Einarbeitung und Einbindung in abwechslungsreiche Prozesse
• Attraktive Sozialleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen im Jahr