Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Empira Group; München; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

flache Hierarchien

vielfalt an Gestaltungsmöglichkeiten

motiviertes Team

Weiterbildungsmöglichkeiten

bAV-Zuschuss

flexible Arbeitszeiten

Urban Sports Club

hochwertiges Arbeitsumfeld

Job summary

Die Empira Group in München sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung zur eigenständigen Organisation des Tagesgeschäfts und Unterstützung in Angeboten, Buchhaltung und Berichten. Sie arbeiten eng mit der Teamassistenz zusammen und koordinieren das Office Management.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung, hervorragende Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder Office Management.
• Gutes Verständnis von Zahlen, Rechnungen und Auswertungen.
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Professionelle Kommunikation und sicheres Auftreten.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Angeboten
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Überwachung von Zahlungseingängen, Zahlungsausgängen und Zahlungsfristen
• Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
• Erstellung und Aufbereitung von Statistiken, Auswertungen und Berichten für die Geschäftsleitung
• Eigenständiges Terminmanagement, Bearbeitung der Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Organisation und Koordination des Office Managements in enger Zusammenarbeit mit der Teamassistenz
• Eigenverantwortliche Bearbeitung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsleitung

Skills

Organisationstalent

Zahlenverständnis

Kommunikative Fähigkeiten

Microsoft Office

Diskretion

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Deutschkenntnisse C1

Englischgrundkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Excel

Outlook

Job description

Ihre Aufgaben

• Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Angeboten
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Überwachung von Zahlungseingängen, Zahlungsausgängen und Zahlungsfristen
• Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
• Erstellung und Aufbereitung von Statistiken, Auswertungen und Berichten für die Geschäftsleitung
• Eigenständiges Terminmanagement, Bearbeitung der Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Organisation und Koordination des Office Managements in enger Zusammenarbeit mit der Teamassistenz
• Eigenverantwortliche Bearbeitung ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position, idealerweise in der Unterstützung der Geschäftsleitung
• Gutes kaufmännisches Verständnis und ein sicherer Umgang mit Zahlen, Rechnungen und Auswertungen
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen Prioritäten zu setzen
• Professionelle, verbindliche Kommunikation und ein sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Sehr gute Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Wachsendes Unternehmen mit flachen Hierarchien
• Eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten und Verantwortung
• Engagiertes und motiviertes Team
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Attraktives Vergütungspaket inklusive eines übergesetzlichen bAV-Zuschusses
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten
• Sportlicher Ausgleich mit Urban Sports Club
• Ein hochwertiges Arbeitsumfeld in modernen Büros