Executive Management Assistant/ Vorstandsassistenz (w/m/d)

REPLOID Group AG; Leipzig; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Kaffee-Flatrate

Job summary

REPLOID Group AG sucht eine Vorstandsassistenz (w/m/d) zur rechten Hand des Vorstands. Du sorgst für einen strukturierten, priorisierten Vorstandsalltag und bereitest fundierte Entscheidungen vor.

Zu deinen Aufgaben gehören Kalender- und Reisemanagement, Agenden, Protokolle, Präsentationen sowie die Koordination mit Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern – auf Deutsch und Englisch. Hybrides Arbeiten und moderne Arbeitsmittel runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit betriebswirtschaftlichem Bezug
• Erfahrung in Assistenz, Projektkoordination oder Prozessmanagement
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1)
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und Offenheit für KI-Werkzeuge

Responsibilities

• Eigenständige Steuerung von Kalender-, Termin- und Reisemanagement
• Erstellung von Agenden, Briefings, Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Koordination mit Vorstand, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern (Deutsch/Englisch)
• Unterstützung bei Planung, Reporting und bereichsübergreifenden Projekten
• Analyse und Optimierung vorhandener Abläufe (Notion, MS 365, KI-Werkzeuge)

Skills

Deutsch (C1) & Englisch (C1)

Microsoft 365

KI-Werkzeuge

Notion

Koordination

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Microsoft 365

Notion

Job description

REPLOID ist Vorreiter in der Kreislauf-Bioökonomie: Durch skalierbare Upcycling-Lösungen werden organische Reststoffe – direkt am Ort ihrer Entstehung – in neue wertvolle Ressourcen und marktfähige Produkte umgewandelt, beispielsweise für die Futtermittel- und Düngemittelindustrie. Wir sorgen musterhaft für zusätzliche Wertschöpfung und tragen maßgeblich dazu bei, dass wachsende Nachhaltigkeitsanforderungen im Umgang mit Reststoffen erfüllt werden.
#wearereploid – Wir denken langfristig und setzen neue Maßstäbe. Um unsere Mission weiter vorantreiben zu können, suchen wir Dich. Bei uns hat Deine Arbeit sichtbare Wirkung! Wenn Du mehr als „Business as usual“ suchst, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen mitgestalten möchtest, passt Du perfekt in unser engagiertes Team!

Deine Mission

Du bist die rechte Hand unseres Vorstands – und das Gesicht nach innen und außen. Als Vorstandsassistenz (w/m/d) sorgst Du für einen strukturierten, priorisierten und verlässlichen Vorstandsalltag: Du hältst dem Vorstand organisatorisch und inhaltlich den Rücken frei, bereitest fundierte Entscheidungen vor und stellst sicher, dass Beschlüsse, Aufgaben und Fristen konsequent nachverfolgt werden. Dabei bist Du mittendrin statt nur dabei: Du gehst offen auf Menschen zu, bewegst Dich sicher zwischen Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern, holst Informationen aktiv ein und bringst Themen auch mal charmant-beharrlich ins Ziel. Mit betriebswirtschaftlichem Verständnis, Organisationstalent und vorausschauender Arbeitsweise schaffst Du Transparenz – und entwickelst bestehende Abläufe konsequent weiter.

Du arbeitest eigenverantwortlich, denkst mehrere Schritte voraus und möchtest in einer verantwortungsvollen Schlüsselposition echten Mehrwert schaffen? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Deine Aufgaben

• Eigenständige Steuerung des Kalender-, Termin- und Reisemanagements inklusive professioneller Vor- und Nachbereitung

• Strukturierung eingehender Themen nach Priorität, Dringlichkeit und Entscheidungsbedarf – inklusive Pflege von Wiedervorlagen und offenen Punkten

• Erstellung von Agenden, Briefings, Protokollen, Präsentationen und prägnanten Entscheidungsvorlagen

• Recherche, Analyse und adressatengerechte Aufbereitung komplexer Sachverhalte

• Konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen

• Koordination und Korrespondenz mit Vorstand, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern – auf Deutsch und Englisch

• Vorbereitung und Begleitung internationaler Termine und Geschäftsreisen

• Aufbereitung und Plausibilisierung von Kennzahlen, Budgets, Angeboten und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sowie Unterstützung bei Planung, Reporting und bereichsübergreifenden Projekten

• Analyse bestehender Abläufe und Entwicklung einfacher, skalierbarer Standards und Prozesse – dokumentiert in Notion und Microsoft 365, unterstützt durch moderne KI-Werkzeuge

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit betriebswirtschaftlichem Bezug, alternativ mehrjährige passende Berufserfahrung

• Erfahrung in Assistenz, Projektkoordination, Prozessmanagement oder einer vergleichbaren verantwortungsvollen Funktion

• Gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie hohe Affinität zu KI-Werkzeugen; Notion-Erfahrung ist ein Plus

• Besonders strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung

• Ausgeprägte Priorisierungs-, Organisations- und Problemlösungskompetenz

• Offene, kommunikationsstarke Persönlichkeit, die souverän auf Menschen zugeht, Themen durchsetzt und professionelles Stakeholder-Management lebt

• Verbindlichkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Reisebereitschaft von ca. 30–40 % (v. a. nach Wels)

Das bieten wir Dir

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen, nachhaltigen Unternehmen

• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen

• Ein dynamisches, wachsendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur

• Hybrides Arbeiten und flexible Arbeitszeiten

• Exzellente Verkehrsanbindung und kostenfreie Parkmöglichkeiten

• Attraktive Corporate Benefits inkl. Kaffee-Flatrate und Wellness-Water

• Modernes, helles Office mit top ausgestatteten Arbeitsplätzen und State-of-the-art Technologie

• Echter Teamspirit mit regelmäßigen After-Work- und gemeinsamen Sport-Events