Executive Assistant to the CMO (m/w/d) – Teilzeit | Berlin-Mitte

Dr. Ansay Ltd.; Berlin; On-site; EUR 34,000 - 44,000; Part time

Benefits offered by this job

Teilzeitstelle 20 Std./Woche

Vor Ort in Berlin Büro

Direkte Zusammenarbeit mit CMO

Einblick ins Marketing HealthTech

Job summary

DrAnsay sucht eine engagierte Executive Assistant (Teilzeit, 20 Std./Woche) für unser Berliner Büro. Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und unterstützt die CMO im operativen Alltag.

Zu deinen Aufgaben gehören Termin- und Reisekoordination, Beschlussnachverfolgung, Spesenmanagement und die frühzeitige Erkennung organisatorischer Themen. Mindestens drei Tage vor Ort in Berlin.

Qualifications

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in der direkten Unterstützung einer Führungskraft.
• Gute Deutschkenntnisse (C1) und sichere Englischkenntnisse (B2).
• Wohnt in Berlin bzw. Umgebung und arbeitet mindestens drei Tage vor Ort.
• Schnelles, exaktorkommunizierendes Arbeitsverhalten und Diskretion.

Responsibilities

• Kalender, Termine, Reisen und Meetings organisieren und vorbereiten.
• Beschlüsse und offene Punkte im Blick behalten und Umsetzung sicherstellen.
• Spesen- und Kreditkartenabrechnungen koordinieren und Belege für Buchhaltung vorbereiten.
• Organisatorische Themen frühzeitig erkennen, eigenständig übernehmen und umsetzen.
• Bei Events/Produktionen mit anpacken und Überblick behalten.

Skills

Executive Assistant-Erfahrung

Organisationstalent

Diskretion

Deutsch C1

Englisch B2

Job description

Über uns:

DrAnsay wurde 2018 gegründet und gehört heute zu den führenden digitalen Gesundheitsplattformen in Deutschland. Als digitales HealthTech-Unternehmen verbinden wir Patient:innen, Ärzt:innen und Apotheken und entwickeln technologische Lösungen, die Gesundheitsversorgung einfacher, schneller und zugänglicher machen. Mehr als 1 Million Patient:innen nutzen unsere Plattform bereits. Unser Anspruch ist klar: digitale Medizin so zu gestalten, dass sie im Alltag wirklich funktioniert.
Wir arbeiten schnell, direkt und mit viel Eigenverantwortung. Wer zu uns kommt, übernimmt nicht einfach nur eine bestehende Rolle, sondern gestaltet Strukturen, Prozesse und Entscheidungen aktiv mit.

Deine Mission:

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Freude daran, Dinge zuverlässig und strukturiert zu erledigen? Als rechte Hand unserer CMO unterstützt du sie im vielseitigen und dynamischen Alltag der Geschäftsführung. Du denkst voraus, setzt Prioritäten und bringst Themen eigenständig ins Ziel. Die Rolle ist neu und bietet dir die Möglichkeit, von Anfang an Strukturen und Abläufe mitzugestalten.

Deine Aufgaben:

• Kalender, Termine, Reisen und Meetings organisieren und vorbereiten

• Beschlüsse und offene Punkte im Blick behalten und dafür sorgen, dass Vereinbarungen zuverlässig umgesetzt werden

• Spesen- und Kreditkartenabrechnungen koordinieren und Belege zuverlässig für die Buchhaltung vorbereiten

• Organisatorische Themen frühzeitig erkennen, eigenständig übernehmen und zuverlässig umsetzen

• Bei Events und Produktionen operativ mit anpacken und den Überblick behalten

Das bringst du mit:

• Du bringst mindestens zwei Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in der direkten Unterstützung einer Führungskraft mit

• Du bist schnell und genau zugleich. Tempo ist bei uns Standard

• Du denkst voraus, erkennst Aufgaben, bevor sie jemand verteilt, und nimmst sie ab

• Du hakst nach, wo es nötig ist

• Sicherheit im Umgang mit Belegen, Spesen und Abrechnungen

• Du gehst mit vertraulichen Informationen jederzeit professionell und diskret um

• Du kommunizierst fließend auf Deutsch (mindestens C1) und sicher auf Englisch (mindestens B2)

• Du lebst in Berlin oder Umgebung und kannst an mindestens drei Tagen pro Woche vollständig vor Ort in unserem Berliner Büro arbeiten

Das fällt positiv auf:

• Du hast bereits eine Führungskraft auf C-Level unterstützt oder Erfahrung in einem Marketing- oder Agenturumfeld gesammelt

• Du kennst das Tempo von Start-ups oder Scale-ups

• Du hast Events oder Produktionen mitorganisiert

Was wir dir bieten:

• Unbefristete Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche, Start zum nächstmöglichen Zeitpunkt

• Du kannst an drei bis fünf Tagen pro Woche vor Ort in unserem Berliner Büro arbeiten

• Direkte Zusammenarbeit mit unserer CMO, kurze Entscheidungswege und viel Eigenverantwortung

• Einblick in das Marketing einer der führenden HealthTech-Plattformen Deutschlands

• Abwechslung statt Routine: Events, Produktionen und Kooperationen gehören dazu

• Eine Rolle, die mitwächst: Je eingespielter ihr seid, desto mehr übernimmst du

• Kleines Team mit kurzen Wegen, Low-Ego-Kultur und direktem Feedback

• Ein Produkt mit realem Nutzen: Wir helfen täglich Menschen, Gesundheitsversorgung einfacher zu bekommen