Executive Assistant to CEO (m/w/d)

NOVAFON - Elektromedizinische Geräte GmbH; Baden-Württemberg; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsbudget

Dienstrad-Leasing

Teamevents

Mitarbeiterrabatte auf Produkte

Homeoffice-Option

Kostenlose Getränke & Snacks

Zusammenfassung

NOVAFON – Elektromedizinische Geräte GmbH sucht eine/n Executive Assistant to CEO (m/w/d) zur direkten Unterstützung von CEO und Management Team. Du strukturierst Abläufe, behältst den Überblick und sorgst für operative Exzellenz bei strategischen Aufgaben.

Du bist die rechte Hand, koordinierst Termine, bereitest Meetings vor, nutzt KI-Tools produktiv und unterstützt das Board mit Marktanalysen sowie aussagekräftigen Präsentationen.

Qualifikationen

• Studium (Bachelor) in Wirtschaft, BWL oder vergleichbar.
• Sehr starke MS-Office-Skills (PowerPoint, Excel).
• Projektmanagement-Tools sind Standard im Alltag.
• KI-Tools produktiv einsetzen (ChatGPT, Claude, Canva).
• Social-Media- und LinkedIn-Auftritt professionell managen.
• Deutsch fließend, Englischkenntnisse gut.

Aufgaben

• Inbox Zero: Emails sortieren, priorisieren und bearbeiten.
• Kalender koordinieren und Termine effizient managen.
• Morning Briefing erstellen und relevante Informationen liefern.
• Meetings vorbereiten, damit Outputs entstehen.
• CEO auf LinkedIn professionell positionieren und Inbox managen.
• Datenanalysen und Marktanalysen vorbereiten und klar präsentieren.
• Strategie-Calls unterstützen und sicherstellen, dass Strategie nicht im Alltag verloren geht.

Kenntnisse

Projektmanagement

Kommunikationsfähigkeiten

Analytische Fähigkeiten

Zeitmanagement

Deutsch fließend

Englisch grundlegende Kenntnisse

Ausbildung

Bachelor in Wirtschaft/Business oder vergleichbar

Tools

PowerPoint

Excel

KI-Tools (ChatGPT, Claude, Canva)

Projektmanagement-Tools

LinkedIn/Social Media Tools

Jobbeschreibung

Gesundheit und Wohlbefinden sind für uns keine Nebensache, sondern das Herzstück einer gemeinsamen Vision: Wir verbessern Lebensqualität.

Direkt aus Weinstadt bei Stuttgart bringen wir unser novafon Schallwellengerät in die Welt – hochwertige Medizintechnik „Made in Germany“, seit über 90 Jahren. Als aktives Medizinprodukt lindert novafon Schmerzen und unterstützt die muskuläre Regeneration – im Einsatz bei Therapeut:innen genauso wie bei Menschen zu Hause.

Wir sind ein inhabergeführtes Unternehmen mit rund 70 Mitarbeitenden und wir stehen an der Schwelle zur nächsten Skalierungsstufe: steigende Nachfrage, wachsendes Produktportfolio, zunehmend international. Wir haben große Ambitionen und wollen gemeinsam etwas richtig Großes aufbauen.

Wir sind ein junges Team voller bunter Persönlichkeiten. Wir machen die Dinge gerne anders als der Standard, bringen echte Begeisterung in unseren Alltag und packen Aufgaben mit ordentlich Energie direkt an. Wir halten uns den Rücken frei, lachen viel zusammen und arbeiten Hand in Hand mit einem geschärften Blick fürs Detail.

Als Executive Assistant to CEO (m/w/d) arbeitest du als rechte Hand direkt mit unserem CEO und dem Management Team zusammen und hältst uns aktiv den Rücken frei – mit strategischem Weitblick, operativer Exzellenz und absoluter Diskretion. Du bist Strukturgeber:in, erkennst Muster, denkst zwei Schritte voraus und sorgst dafür, dass gute Ideen auch umgesetzt werden. Vor allem aber, bist du mit Spaß dabei und immer für eine Schandtat bereit.

Dein Impact für den CEO:

• Inbox = Zero ist für dich kein Traum, sondern System: du sortierst, priorisiert und bearbeitest Emails eigenständig.
• Du priorisierst gnadenlos – und schützt den Fokus.
• Du orchestrierst den Kalender, koordinierst Termine und schaffst Synergien.
• Du lieferst das tägliche Morning Briefing:
• Was ist heute wirklich relevant?
• Wo braucht es Entscheidungen?
• Relevante Unterlagen? Check!
• Du bereitest Meetings so vor, dass sie Output liefern – nicht nur Gespräche.
• Du positionierst den CEO auf LinkedIn: smart, professionell, authentisch und mit einem Augenzwinkern und managest seine Inbox

Dein Impact für das Management-Board:

• Du analysierst Daten und erkennst, was sie wirklich bedeuten.
• Du bereitest Markt- und Wettbewerbsanalysen auf.
• Du baust Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen auf, die Klarheit schaffen.
• Du sorgst dafür, dass Strategie nicht im Alltags-Nirvana untergeht.
• Studium (Bachelor), idealerweise Wirtschaft, BWL oder vergleichbar
• Sehr starke MS-Office-Skills (PowerPoint, Excel)
• Projektmanagement-Tools sind für dich Alltag
• Du nutzt KI-Tools wie ChatGPT, Claude & Canva produktiv
• Du bewegst dich nativ in der Social Media- und LinkedIn-Landschaft (Profilpflege, Content, Positionierung)
• Du verfügst über fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Werde Teil eines stark wachsenden Unternehmens mit Start-up-Flair, Duz-Kultur und flachen Hierarchien
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein jährliches Weiterbildungsbudget
• Erlebe selbst hautnah, wofür du arbeitest – mit attraktiven Mitarbeiterrabatten auf unsere Produkte
• Umweltfreundlicher Arbeitsweg dank Dienstrad-Leasing
• Regelmäßige Teamevents und gemeinsame sportliche Aktivitäten
• Ein neu gestaltetes Office mit kostenlosen Getränken, Snacks und eigenem Koch, der unser leckeres und bezuschusstes Mittagessen zubereitet
• Bis zu 10 Tage im Jahr aus dem Ausland arbeiten mit unserem Workation-Modell
• 30 Tage Jahresurlaub + 20 Tage Flexcation(bei einer 5-Tage-Woche), Gleitzeitregelung sowie Homeoffice-Option