Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Software Startup

hellomateo; Berlin; Hybrid; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Bis zu 2 Tage remote pro Woche

Weiterbildungsbudget

Offsite-Teamevents

Firmenfitness/Events

Zusammenfassung

hellomateo sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit in Berlin. Sie koordinieren Termine, planen Geschäftsreisen, bereiten Reisekosten vor und unterstützen die Buchhaltung.

Sie managen Post und E-Mail und schaffen eine strukturierte Ablage, damit Dokumente jederzeit schnell auffindbar sind. Sie arbeiten strukturiert, behalten den Überblick und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Qualifikationen

• Erfahrung als Personal Assistant oder vergleichbare Rolle
• Organisationstalent mit klarem Prioritäten- und Terminmanagement
• Souveräner Umgang mit MS Office, Google Workspace
• Klare, professionelle Kommunikation intern/extern

Aufgaben

• Terminmanagement: Planung/Koordination des CEO-Kalenders, Priorisierung von Terminen
• Reisemanagement: Organisation von Geschäftsreisen inkl. Buchung
• Backoffice & Finanzen: Vorbereitung/Einreichung von Reisekosten, Weiterleitung von Rechnungen
• Korrespondenz & Kommunikation: Post des CEO, Priorisierung/Ordnung des Mail-Postfachs
• Organisation & Administration: Digitale/physische Ablagen strukturieren und auffindbar machen

Kenntnisse

Organisationstalent

Souveränität

Kommunikationsstärke

Erfahrung als Personal Assistant

Tools

MS Office

Google Workspace

E-Mail-Postfächer

Jobbeschreibung

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.

Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du in Teilzeit die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation.
Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst.

Aufgaben

• Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch
• Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels
• Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher
• Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs
• Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind

Qualifikation

• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden
• Souveränität: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen
• Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt

Benefits

• Unser Wir-Gefühl: Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen
• Benefits: Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss
• Flexibles Arbeiten: Bis zu 2 Tage die Woche remote arbeiten, plus die Möglichkeit auf bis zu 2 Wochen Workation im Jahr
• Persönliches Wachstum: Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen
• Vergütung, die mit der Leistung mitwächst: Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro JahrHier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian
  https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0

Der Recruiting Prozess

• 20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah
• 30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian
• Persönliches Kennenlernen - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian
• Offer – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details