Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Software Startup

mateoestate; Berlin; Hybrid; EUR 20.000 - 27.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Team-Events

Deutschlandticket-Zuschuss

Remote 2 Tage/Woche

Workation bis 2 Wochen/ Jahr

Weiterbildungsbudget

Zusammenfassung

hellomateo in Berlin sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit, die den CEO im Alltag organisatorisch unterstützt. Du planst Reisen, koordinierst Termine, bearbeitest Post und E-Mail und sorgst für effiziente Abläufe.

Du arbeitest strukturiert, behältst den Überblick und bringst sichere MS-Office- und Google-Workspace-Kenntnisse mit. Eine proaktive Kommunikation mit internen und externen Partnern gehört zu deinem Alltag.

Qualifikationen

• Organisationstalent und Priorisierung auch bei vielen parallelen Themen.
• Souveräner Umgang mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern.
• Klare, professionelle Kommunikation intern und extern.
• Vorherige Erfahrung als Personal Assistant oder in einer ähnlichen Rolle.

Aufgaben

• Terminmanagement: Planung und Koordination des CEO-Kalenders sowie eigenständige Terminverhandlungen.
• Reisemanagement: Organisation von Geschäftsreisen inkl. Flüge, Züge und Hotels.
• Backoffice & Finanzen: Reisekostenabrechnungen vorbereiten und Rechnungen weiterleiten.
• Korrespondenz & Kommunikation: Post des CEO, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs.
• Organisation & Administration: Digitale und physische Ablage strukturieren und auffindbar halten.

Kenntnisse

Organisationsstärke

MS Office

Google Workspace

Kommunikationsstärke

Erfahrung als PA

Tools

MS Office

Google Workspace

Jobbeschreibung

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.

Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du in Teilzeit die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation.
Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst.

Aufgaben

• Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch
• Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels
• Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher
• Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs
• Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind

Qualifikation

• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden
• Souveränität: Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen
• Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt

Benefits

• Unser Wir-Gefühl: Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen
• Benefits: Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss
• Flexibles Arbeiten: Bis zu 2 Tage die Woche remote arbeiten, plus die Möglichkeit auf bis zu 2 Wochen Workation im Jahr
• Persönliches Wachstum: Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen
• Vergütung, die mit der Leistung mitwächst: Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro JahrHier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian
  https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0

Der Recruiting Prozess

• 20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah
• 30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian
• Persönliches Kennenlernen - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian
• Offer – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details