Executive Assistant & Office Lead (m/w/d)

SEVEST Management GmbH; München; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktives Vergütungspaket

Dynamisches Arbeitsumfeld

Zentrale Lage in München

Entwicklungsperspektive zur Leitungdes

Zusammenfassung

Eine führende Unternehmensberatung in München sucht einen Executive Assistant & Office Lead (m/w/d). Der von Ihnen koordinierte Büroalltag und die professionelle Kommunikation mit Partnern sind entscheidend. Zusätzlich unterstützen Sie das CFO-Team in verschiedenen Bereichen. Idealerweise bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich mit. Ein attraktives Vergütungspaket und ein dynamisches Arbeitsumfeld warten auf Sie.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- und Assistenzbereich.
• Vorstands-Level Erfahrung von Vorteil.
• Routiniert im Umgang mit MS Office, organisiert und serviceorientiert.

Aufgaben

• Organisieren des Betriebs im Büro und Koordination von Dienstleistern.
• Management von Terminen, Reisen und Events.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, Behörden und Steuerbüro.
• Unterstützung bei Rechnungsvorbereitung und Ablage.
• Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und externe Besucher.
• Zusätzliche Aufgaben im Finance-Bereich übernehmen.
• Unterstützung bei Rechnungen, Ablage, Präsentationen, Recherchen und Marketingmaterialien.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

MS Office Kenntnisse

Hands-on Mentalität

Kommunikationsstark

Hands-on Mentalität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Executive Assistant & Office Lead (m/w/d)

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: SEVEST Management GmbH

Arbeitsort

München

Anstellungsart

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

• Finanzbuchhalter/in
• Gruppen-, Teamleiter/in

Stellenbeschreibung

SEVEST sucht Dich als Unterstützung für das CFO & Admin-Team in München als

Deine Aufgaben

• Das Büro ist Dein Hoheitsgebiet – Du organisierst den Alltag im Office und koordinierst Dienstleister (Getränke, Reinigung, etc.) inkl. der entstehenden Kosten. Dank Dir freut sich das Team immer wieder ins Office zu kommen
• Du managest Termine, Reisen, Events und pflegst Kontakte und Informationen strukturiert in unseren Systemen
• Du kommunizierst professionell mit Geschäftspartnern, Behörden und Steuerbüro – schriftlich wie mündlich, auf Deutsch und Englisch
• Du unterstützt bei der Rechnungsvorbereitung und Ablage, hilfst bei Präsentationen, Recherchen und der Pflege von Marketingmaterialien
• Du bist nicht nur erster Ansprechpartner für Mitarbeitende, sondern auch für Externe. Der persönliche Empfang von Besuchern und Kunden im Büro gehört ebenfalls zu Deinem Aufgabengebiet
• Zudem übernimmst Du zusätzliche Aufgaben im Finance-Bereich (z.B. Controlling, Legal, Corporate Governance, u.v.m.) und kannst der Dich in eine koordinierende Rolle innerhalb des Assistenzteams weiterentwickeln
• Du bereitest Entscheidungsvorlagen vor und löst gern Probleme
• Wichtig ist: Bei aller Verantwortung für spannende Themen bleibt das Daily Business nicht auf der Strecke – ob Rechnungseinbuchung oder Spülmaschine – im kleinen Team packen alle mit an

Dein Profil

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann / Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement, Hotelmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Als Office Manager/-in bringst Du idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- und/oder Assistenzbereich mit
• Idealweise hast Du Vorstands-Level Erfahrung und bist ein schnelles und forderndes Umfeld gewohnt
• Du bist routiniert im Umgang mit MS Office, ein Organisationstalent, kommunikationsstark und serviceorientiert
• Du überzeugst als Assistenz durch Dein sicheres Auftreten und Deine Hands‑on und Get‑things‑done Mentalität

Unser Angebot

• Ein kooperatives, innovatives und sympathisches Team
• Wertschätzung und Weiterentwicklung sind Kernelemente der SEVEST Kultur
• Ein attraktives Vergütungspaket
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, einer steilen Lernkurve und einem hohen Maß an Verantwortung von Anfang an
• Faszinierende Einblicke in sämtliche Kernbereiche des CFO-Departments – von Legal, Finance und Tax über HR und IT bis hin zur Fund Administration – die ideale Plattform, um Dich dort Schritt für Schritt fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln
• Perspektive zur Leitung des Admin Office
• Ein modern ausgestattetes Office in zentraler Lage in München

Nächste Schritte:

Werde Teil unseres SEVEST‑Teams und schick uns Deine Bewerbungsunterlagen inkl. Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung an unsere E‑Mail Adresse:

Unternehmensdarstellung: SEVEST Management GmbH