Front Office-Leiter

SEWOBE AG; Augsburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktives Gehalt

Kurze Entscheidungswege

Wertschätzendes Team

Zusammenfassung

Ein cloudbasiertes Softwareunternehmen in Augsburg sucht einen Frontoffice Manager/in zur Unterstützung der Geschäftsleitung sowie zur Betreuung von circa 100 virtuellen Mietern im Office Center. Sie agieren als zentrale Schnittstelle, nutzen digitale Tools effizient und verwalten umfangreiche Kommunikationsabläufe. Der ideale Kandidat bringt mehrjährige Erfahrung in Assistenzrollen mit, hat exzellente Deutschkenntnisse und ein hohes Maß an Verantwortung. Ein attraktives Gehalt wird geboten.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Frontoffice-Rolle.
• Erfahrung im Umgang mit CRM und administrativen Tätigkeiten.
• Perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsleitung mit Kalendermanagement und Vakanzverwaltung.
• Betreuung von virtuellen Mietern und Verwaltung von Post und Kommunikation.
• Repräsentation am Empfang für Kunden und Mieter.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Vertraulichkeit

Organisationsfähigkeit

Multitasking

emotionale Intelligenz

Tools

CRM-Software

MS 365

Jobbeschreibung

Frontoffice Manager/in, Executive Assistant & Office Center Koordination (m/w/d)

Sie sind der organisatorische Anker, der unser SaaS‑Unternehmen und unser Virtuelles Office Center steuert. Die SEWOBE AG ist ein führender Anbieter von cloudbasierter Software für Vereine und Verbände in der DACH‑Region (Empowering Communities). Zusätzlich betreiben wir das Augsburg Office Center (AOC), einen wichtigen Standort für unsere eigenen Teams und ca. 100 virtuelle Mieter. Wir suchen eine ausnahmslos souveräne und proaktive Persönlichkeit, die diese beiden anspruchsvollen Bereiche – SaaS‑Geschäftsleitung und die Betreuung der virtuellen Mieterschaft – mit Bravour koordiniert. Wenn Sie wissen, wie man digitale Tools maximal nutzt, eine hohe Affinität zu CRM mitbringen und die zentrale, diplomatische Schnittstelle für ein komplexes Umfeld sein wollen, suchen wir Sie.

🎯 Ihre Doppel‑Mission: Instinkt trifft Digitale Administration

In dieser Schlüsselposition sind Sie die strategische Assistenz für die Geschäftsleitung und der erste Ansprechpartner für alle Belange des Virtuellen Office Centers.

1. Executive & Frontoffice Management (ca. 50%)

• Der "Instinkt" und Kommunikations-Hub: Sie agieren als zentrale Vertrauensperson und Vermittler/in zwischen den beiden Vorständen und dem Team, stellen einen klaren Informationsfluss sicher und gleichen Kommunikationsbedarfe diplomatisch aus.
• Executive Support: Umfassende Entlastung der Geschäftsleitung (Kalendermanagement, Vorbereitung strategischer Unterlagen, vertrauliche Korrespondenz).
• Prozess- und CRM-Management: Aktive Pflege und optimale Nutzung unserer CRM‑Software zur Prozessverbesserung (Stammdatenpflege, Reporting).
• UX‑Affinität: Sie bringen Ihr Verständnis für UX ein, um interne Workflows effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

2. Virtuelles Office Center Management (ca. 50%)

• Virtuelle Mieterbetreuung: Sie sind die Hauptansprechperson für ca. 100 virtuelle Mieter.
• Post- und Kommunikationszentrale: Sie verantworten die Annahme, Verwaltung und zuverlässige Weiterleitung von Post und Paketen (inklusive Post‑Scan‑Service und digitaler Zustellung).
• Vertragsadministration: Selbstständige Unterstützung bei der Verwaltung der virtuellen Mietverträge, Stammdatenpflege und der damit verbundenen Abrechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.
• AOC‑Schnittstelle: Professionelle Repräsentation am Empfang (persönlich und telefonisch) für Kunden der SEWOBE AG und ggf. selten erscheinende Mieter; Verwaltung der Besprechungsräume.

✅ Ihr Profil

• Berufserfahrung: Mehrjährige, nachweislich erfolgreiche Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz‑ oder Frontoffice‑Rolle, idealerweise mit Berührungspunkten zu administrativer Verwaltung oder Dienstleistungen für virtuelle Büros.
• Souveränität & Multitasking: Sie bewahren absolute Ruhe, agieren selbstständig und behalten den Überblick über die parallelen Anforderungen von SEWOBE und AOC.
• Diplomatisches Geschick: Ausgeprägte emotionale Intelligenz und das Vermögen, als neutrale Schnittstelle zwischen Führungsebene und operativen Teams zu vermitteln und Vertrauen aufzubauen.
• Software‑Expertise: Fundierte Erfahrung in der Bedienung und Pflege von CRM‑Software und hervorragende Kenntnisse in MS 365.
• Präzision & Diskretion: Höchste Sorgfalt bei der Postverwaltung und der Bearbeitung vertraulicher Mieter‑ und Geschäftsinformationen ist zwingend erforderlich.
• Kommunikation: Perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

🎁 Was wir Ihnen bieten

• Eine zentrale Doppel‑Schlüsselrolle mit großer Verantwortung und Einfluss auf die interne Kommunikation.
• Die Möglichkeit, aktiv die digitalen Prozesse von zwei Geschäftsbereichen zu gestalten.
• Ein offenes, wertschätzendes Team und kurze Entscheidungswege.
• Ein attraktives Gehalt, das Ihre Expertise und Ihren unschätzbaren Beitrag honoriert.

✉️ Bewerbung

Wenn Sie bereit sind, die organisatorische und administrative Schaltzentrale der SEWOBE AG und des Augsburg Office Centers zu werden und unsere interne Kommunikation maßgeblich zu prägen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Gehaltsvorstellung) unter dem Betreff "Office Center & Executive Assistant SEWOBE" an [E‑Mail‑Adresse einfügen].