Executive Assistant (m/w/d) für eine Immobiliengruppe

Trigon Gruppe GmbH; Berlin; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

Gleitzeitmodell

30 Tage Urlaub

Deutschlandticket

Kostenlose Getränke

Frisches Obst am Arbeitsplatz

Einblicke in strategische Themen

Job summary

Eine Immobiliengruppe in Berlin sucht einen Executive Assistant (m/w/d), der zentrale organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt. Die Position bietet Entwicklungsperspektiven und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, sowie mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant mitbringen. Zu den Benefits gehören flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage und kostenlose Getränke. Klingt spannend? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Immobilienbezug.
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Management-Stabsfunktion.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in der Kommunikation.
• Gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint).
• Diskretion, Durchsetzungsvermögen und teamorientierter Arbeitsstil.

Responsibilities

• Steuerung und Priorisierung geschäftsrelevanter Themen.
• Schnelle Kommunikation mit Führungskräften und externen Partnern.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen und Meetings.
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Projekten und Prozessoptimierungen
• Bearbeitung von Handelsregisteranmeldungen sowie Abstimmung mit Notariaten und Behörden
• Organisation und rechtssichere Bearbeitung administrativer Vorgänge
• Dokumentenmanagement und eigenständige Korrespondenz
• Sicherstellung effizienter Informationsprozesse

Skills

Organisationsvermögen

Zuverlässigkeit

Lösungsorientierte Denkweise

Verbindliches Auftreten

Kommunikationsstärke in Deutsch

MS Office Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

Executive Assistant (m/w/d) für eine Immobiliengruppe

Die Trigon Unternehmensgruppe ist seit Jahrzehnten erfolgreich in der Entwicklung, Realisierung und Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien sowie Hotels in zentralen City-Lagen tätig. Wir betreuen rund 4.000 Wohn- und 300 Gewerbeeinheiten samt Stellplätzen und sichern mit unserem Facilitymanagement und der Gebäudetechnik den langfristigen Werterhalt unseres Immobilienbestands.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine proaktive, strukturierte und vertrauenswürdige Executive Assistant (m/w/d). In dieser verantwortungsvollen Schlüsselrolle übernehmen Sie zentrale organisatorische und administrative Aufgaben, koordinieren geschäftsrelevante Themen und agieren als verbindendes Element zwischen Management, internen Abteilungen und externen Partnern der Immobilienwirtschaft.

Aufgaben

• Steuerung und Priorisierung geschäftsrelevanter Themen im Umfeld der Geschäftsführung
• Souveräne Schnittstellenkommunikation mit Führungskräften, Fachbereichen und externen Stakeholdern der Immobilienwirtschaft
• Aufbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen (Reports, Kennzahlen, Analysen, Präsentationen)
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Unterstützung und Mitarbeit bei Projekten, Sonderaufgaben und Prozessoptimierungen
• Bearbeitung von Handelsregisteranmeldungen sowie Abstimmung mit Notariaten und Behörden
• Organisation und rechtssichere Bearbeitung administrativer Vorgänge
• Professionelles Termin-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement
• Eigenständige Korrespondenz sowie Sicherstellung effizienter Informationsprozesse

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Immobilienbezug
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Management-Stabsfunktion
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, hohe Zuverlässigkeit und eine lösungsorientierte, unternehmerische Denkweise
• Professionelles, verbindliches Auftreten sowie klare Kommunikations- und Ausdrucksstärke in deutscher Sprache
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
• Hohe Diskretion, Durchsetzungsvermögen und ein serviceorientierter, teamfähiger Arbeitsstil

Benefits

• Unbefristete Festanstellung mit attraktiver Vergütung und Entwicklungsperspektiven
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblicke in strategische Themen der Immobilienwirtschaft
• Verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum und Einfluss auf interne Abläufe
• Ein professionelles, kollegiales Team, das Sie wertschätzend aufnimmt
• Gleitzeitmodell sowie 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) + zusätzlich frei an Weihnachten und Silvester
• Deutschlandticket
• Kostenlose Getränke sowie frisches Obst am Arbeitsplatz

Klingt spannend? Dann lassen Sie uns gemeinsam starten – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.