Executive Assistant (m/w/d)

Industria Gmbh; Frankfurt; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten

Wellpass Fitness

Mitarbeitervorteile

Prämie für neue Mitarbeitende

Autowerbung-Bonus

Kantinenzuschuss

Bildschirmbrille Zuschuss

Job summary

INDUSTRIA sucht eine engagierte Referentin/Referent der Geschäftsführung zur eigenverantwortlichen Organisation des Tagesgeschäfts, Termin- und Reisemanagement sowie zur Vorbereitung wichtiger Sitzungen in einem dynamischen Immobilienunternehmen.

Sie unterstützen die Geschäftsführung bei Investor-Relations, Due-Diligence-Prozessen und bereichsübergreifenden Projekten, arbeiten eng mit Stakeholdern zusammen und übernehmen Reporting- und Analyseaufgaben.

Qualifications

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor/Master) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Führungs- oder Geschäftsführungs-Ebene vorteilhaft
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Dienstleistungsmentalität und Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Word, Excel)

Responsibilities

• Organisation des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung einschließlich Kalender- und Reisemanagement
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Management- und Gesellschaftersitzungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Managementunterlagen
• Zentrale Schnittstelle zu internen/externen Ansprechpartnern, Investoren und Geschäftspartnern
• Unterstützung bei Investor-Relations, Due-Diligence-Prozessen und projektrelevanten Themen
• Bereichsübergreifende Koordination zwischen Fondsmanagement, Finance und Technical Management
• Reporting-, Controlling- und Analyseaufgaben sowie Datenaufbereitung
• Organisation von Messen, Investorenveranstaltungen und Unternehmensveranstaltungen
• Dokumentation, Ablage und Verwaltung von sensiblen Unterlagen
• Unterstützung bei Compliance, Governance, Datenschutz und administrativen Aufgaben

Skills

Organisation

Terminmanagement

Kommunikation

Diskretion

MS Office

Education

Bachelor/Master in Betriebswirtschaft

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

Job description

Executive Assistant / Referent (m/w/d) der Geschäftsführung

INDUSTRIA ist Spezialist für Investitionen in deutsche Immobilien und seit über 70 Jahren erfolgreich als Immobilienmanager tätig. Unser Sitz ist in Frankfurt am Main, von hier aus erschließen wir privaten und institutionellen Anlegern Immobilieninvestments an wirtschaftsstarken Standorten in ganz Deutschland und bieten ein umfassendes Leistungspaket im Portfolio- und Property Management.

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin einen engagierten

Referent (m/w/d) der Geschäftsführung

Was Sie bei uns bewegen können:

• Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung einschließlich komplexem Kalender-, Termin- und Reisemanagement
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Management-, Aufsichtsrat-, Beirats- und Gesellschaftersitzungen einschließlich Protokollführung
• Erstellung, Aufbereitung und Finalisierung hochwertiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Berichte und Managementunterlagen
• Zentrale Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner, Investoren, Geschäftspartner sowie Fachbereiche des Unternehmens
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Investor-Relations-Aktivitäten, Due-Diligence-Prozessen und projektrelevanten Sonderthemen
• Selbstständige Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Themen zwischen Fondsmanagement, Technical Management, Finance und weiteren Unternehmensbereichen
• Unterstützung bei Reporting-, Controlling- und Analyseaufgaben sowie Aufbereitung relevanter Unternehmens-, Beteiligungs- und Marktdaten
• Organisation und Begleitung von Messen, Investorenveranstaltungen, Workshops und weiteren Unternehmensveranstaltungen
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation, effizienten Ablage sowie der Verwaltung von Datenräumen und vertraulichen Unterlagen
• Unterstützung bei Compliance-, Governance-, Datenschutz– und administrativen Organisationsaufgaben einschließlich Fristen- und Dokumentenmanagement

Was Sie hierzu mitbringen sollten:

• Ein erfolgreich abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor/Master) oder eine vergleichbare, erstklassige kaufmännische Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion auf Management- oder Geschäftsführungsebene idealerweise in den Bereichen Immobilienwirtschaft, Fondsmanagement oder Corporate Governance
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, komplexe Themen sowie unterschiedliche Prioritäten souverän zu steuern
• Professionelles Auftreten, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und ein ausgeprägter Dienstleistungsgedanke im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten
• Analytische, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Interesse an wirtschaftlichen, finanziellen und unternehmerischen Zusammenhängen
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir zu bieten haben:

• Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Eine ausführliche Einarbeitung und schnelle Einbindung in ein dynamisches Unternehmen, in dem alle Mitarbeitenden aktiv zum gemeinsamen Erfolg beitragen können
• Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Frankfurt mit guter Verkehrsanbindung
• Ein Team, in dem Arbeit Spaß macht und man sich gegenseitig hilft
• Ein attraktives Gehalt und sehr gute Sozialleistungen
• Flexible Arbeitszeiten
• Eine harmonische Unternehmenskultur, gestützt durch attraktive Firmenevents und eine angenehme Arbeitsatmosphäre

Unsere Benefits für Sie:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Mobiles Arbeiten
• Fitnessangebot – Wellpass
• Mitarbeitervorteile (MIVO, Corporate Benefits)
• Prämie für das Werben von neuen Mitarbeitenden
• Monatliche Prämie für Autowerbung am eigenen PKW
• Zuschuss zur Kantinennutzung
• Zuschuss Bildschirmbrille

Interesse geweckt?

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.