Managing Executive Assistant (all genders) - DE

Frequentis; Aachen; Hybrid; EUR 55.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club

Regelmäßige Teamevents

Workshops

Arbeitslaptop – Betriebssystem frei w\

Flexible Arbeitszeit und Arbeitsort

Zusammenfassung

Frequentis sucht am Standort Aachen eine n Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung in strategischen und operativen Fragestellungen. Du koordinierst bereichsübergreifende Themen, priorisierst Aufgaben und sicherst deren Umsetzung, während du Projekte, Meetings und Reisen eigenverantwortlich managst.

Du führst ein Office-Operations-Team, entwickelst Prozesse weiter und arbeitest eng mit internen Stakeholdern sowie externen Dienstleistern.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in Executive Assistant-Funktion.
• Erfahrung in enger Zusammenarbeit mit Geschäftsführungen oder Senior Executives.
• Führungserfahrung sowie Freude daran, Teams zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
• Hohe Eigeninitiative, professionelles Auftreten und unternehmerisches Denken.
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Priorisierungsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung.
• Souveräner und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Erfahrung in der Optimierung administrativer und organisatorischer Prozesse.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine hohe digitale Affinität.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Du führst und entwickelst das Assistenz- bzw. Office-Operations-Team und sorgst für effiziente, professionelle und serviceorientierte Abläufe.
• Als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung koordinierst du strategische und operative Themen, priorisierst Aufgaben, bereitest Entscheidungen vor und stellst deren Umsetzung sicher.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Projekten, Sonderthemen und organisatorischen Fragestellungen und übernimmst eigenverantwortlich ausgewählte Aufgaben.
• Gemeinsam mit deinem Team verantwortest du die Organisation von Meetings, Workshops, Dienstreisen und internen Veranstaltungen.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern und treibst die kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse voran.
• Darüber hinaus führst du perspektivisch das Einkaufsteam und stellst gemeinsam mit den Kolleg:innen effiziente und verlässliche Abläufe sicher.
• Du unterstützt die Einhaltung von Arbeitsschutz- und Sicherheitsanforderungen am Standort und arbeitest dabei eng mit den zuständigen Ansprechpartner:innen zusammen.

Kenntnisse

Executive support

Teamführung

Stakeholder management

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Diskretion

Proaktives Arbeiten

Verhandlungsgeschick

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Über Uns

Mit Frequentis hast du einen Arbeitgeber an deiner Seite, dem weltweit Kunden in rund 150 Ländern mit mehr als 45.000 Arbeitsplätzen vertrauen. Mit unseren innovativen Kommunikations- und Informationssystemen machen wir die Welt im sicherheitskritischen Umfeld sicherer.

Im Bereich Public Safety sorgen wir mit unserer innovativen Kommunikationslösung ASGARD dafür, dass die Bearbeitung von Telefon- und Notrufen bei Polizei, Rettungsdiensten, Feuerwehren und Sicherheitszentralen sowie die Kommunikation mit Einsatzkräften zuverlässig und effizient funktioniert.

Als Managing Executive Assistant (all genders) unterstützt du die Geschäftsführung in strategischen und operativen Fragestellungen, koordinierst bereichsübergreifende Themen und trägst durch strukturierte Prozesse und professionelle Zusammenarbeit zum Erfolg unseres Standorts Aachen bei.

Aufgaben

• Du führst und entwickelst das Assistenz- bzw. Office-Operations-Team und sorgst für effiziente, professionelle und serviceorientierte Abläufe.
• Als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung koordinierst du strategische und operative Themen, priorisierst Aufgaben, bereitest Entscheidungen vor und stellst deren Umsetzung sicher.
• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei Projekten, Sonderthemen und organisatorischen Fragestellungen und übernimmst eigenverantwortlich ausgewählte Aufgaben.
• Gemeinsam mit deinem Team verantwortest du die Organisation von Meetings, Workshops, Dienstreisen und internen Veranstaltungen.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern und treibst die kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse voran.
• Darüber hinaus führst du perspektivisch das Einkaufsteam und stellst gemeinsam mit den Kolleg:innen effiziente und verlässliche Abläufe sicher.
• Du unterstützt die Einhaltung von Arbeitsschutz- und Sicherheitsanforderungen am Standort und arbeitest dabei eng mit den zuständigen Ansprechpartner:innen zusammen.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Executive Assistant-Funktion.
• Erfahrung in der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführungen oder Senior Executives.
• Führungserfahrung sowie Freude daran, Teams zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
• Hohe Eigeninitiative, professionelles Auftreten und unternehmerisches Denken.
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Priorisierungsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung.
• Souveräner und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Erfahrung in der Optimierung administrativer und organisatorischer Prozesse.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine hohe digitale Affinität.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Benefits

• Eine sinnstiftende Tätigkeit – „Deutschland gemeinsam ein Stück sicherer machen“ und einen krisensicheren Arbeitsplatz.
• Eine Kultur der offenen Türen und Du-Kultur sowie reichlich Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Eine teamorientierte und wertschätzende Firmenkultur, wo du deine Kompetenzen und Persönlichkeit im Rahmen von anspruchsvollen Projekten einbringen kannst.
• Herausforderungen und Freiräume für die persönliche und fachliche Weiterbildung.
• Flexible Gestaltung deiner Arbeitszeit und deines Arbeitsortes sowie Vertrauensarbeitszeit.
• Mentoring-Programm während des Onboardings und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten darüber hinaus.
• 28 Tage Urlaub sowie weitere Benefits wie Betriebliche Altersvorsorge, Urban Sports Club, regelmäßige Teamevents, Workshops und freie Auswahl des Betriebssystems bei deinem Arbeitslaptop.