Executive Assistant (m/w/d)

Kopani Consulting GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Kopani Consulting GmbH sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) für einen wachsenden Innovator der Medizintechnik. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Teams und externen Partnern und sichern Entscheidungen, Projekte und strategische Themen ab.

Ihre Aufgabe umfasst Termin- und Reiseplanung, die Erstellung von Präsentationen, Reports und Vorlagen sowie die Organisation von Meetings und Events an beiden Standorten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Kommunikation oder vergleichbar).
• Relevante Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektumfeld – entscheidend ist dein praktisches Können.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel.
• Hohe Flexibilität sowie Bereitschaft zu standortübergreifender Zusammenarbeit.

Aufgaben

• Vorausschauendes Management von Terminen, Reisen und Kommunikation – du hältst Prioritäten im Blick, bevor sie entstehen.
• Organisation und Koordination von Meetings, Besuchen und Events mit internen und externen Stakeholdern.
• Erstellung hochwertiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Management-Reports.
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern, Kund:innen und Investor:innen.
• Reiseorganisation und -abrechnung sowie flexible Präsenz an beiden Unternehmensstandorten.
• Aktive Unterstützung im Projektumfeld über alle Phasen hinweg.

Kenntnisse

Assistenz-Office-Erfahrung

Terminmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Flexibilität

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Kommunikation oder vergleichbar)

Tools

MS Office

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Starte durch als Executive Assistant (m/w/d) bei einem wachsenden Innovator aus der Medizintechnik. In dieser Funktion bekleidest du eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Teams und externen Partnern – mit direkter Nähe zu Entscheidungen, Projekten und strategischen Themen.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – und im Vordergrund die richtigen Dinge passieren:

• Vorausschauendes Management von Terminen, Reisen und Kommunikation – du hältst Prioritäten im Blick, bevor sie entstehen


• Organisation und Koordination von Meetings, Besuchen und Events mit internen und externen Stakeholdern


• Erstellung hochwertiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Management-Reports


• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen sowie externen Partnern, Kund:innen und Investor:innen


• Reiseorganisation und -abrechnung sowie flexible Präsenz an beiden Unternehmensstandorten


• Aktive Unterstützung im Projektumfeld über alle Phasen hinweg

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Kommunikation oder vergleichbar)


• Relevante Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektumfeld – entscheidend ist dein praktisches Können


• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel


• Hohe Flexibilität sowie Bereitschaft zu standortübergreifender Zusammenarbeit

Deine Persönlichkeit

• Proaktive, strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein


• Diskretion, Professionalität und ein sicheres Auftreten im Umgang mit vertraulichen Themen


• Schnelles Verständnis komplexer Zusammenhänge und ein klar lösungsorientierter Blick


• Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern


• Souveränität in einem dynamischen Umfeld mit hoher Taktung

Das Umfeld

• Werde Teil eines wachsenden Umfelds und hinterlasse täglich deinen Fingerabdruck


• Unser Kunde entwickelt komplexe und spannende Medizinprodukte mit einem großen Impact auf Menschenleben – werde Teil dieser Erfolgsstory


• Du hast eine hohe Sichtbarkeit und Einfluss auf zentrale Abläufe und Entscheidungen – kein Tag gleicht dem anderen und es gibt immer etwas Neues woran du wachsen wirst


• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und echte Gestaltungsfreiheit – du hast langfristige Perspektiven und vielfältige Möglichkeiten


• Ein Umfeld, das Professionalität mit moderner Arbeitskultur verbindet