Executive Assistant / Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

AVART Personal GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 45.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Betriebliche Gesundheitsvorsorge

Regelmäßige Mitarbeiterevents

Kostenfreie Getränke, Snacks und Obst

Bürohund im Team

Zusammenfassung

AVART Personal GmbH sucht eine Executive Assistant / kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für einen renommierten Berliner Projektentwickler. Die Position ist unbefristet und bietet eine direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

Sie koordinieren Prozesse, unterstützen die Finanzbuchhaltung und gestalten Abläufe effizienter sowie digitaler. Flexible Arbeitszeiten, attraktive Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und kaufmännischen Tagesgeschäft.
• Eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung unterschiedlichster Themen.
• Professionelles Termin-, Besprechungs- und Wiedervorlagenmanagement.
• Vorbereitung von Meetings, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Unterlagen.
• Unterstützung der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens.

Aufgaben

• Direkte und vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und kaufmännischen Tagesgeschäft.
• Organisation, Koordination und Priorisierung unterschiedlichster Themen und Aufgaben.
• Termin-, Besprechungs- und Wiedervorlagenmanagement.
• Vorbereitung von Meetings, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Unterlagen.
• Unterstützung der Finanzbuchhaltung.

Kenntnisse

Executive Assistant

Office Management

Kaufmännische Assistenz

Zahlenaffinität

Excel

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Im Auftrag eines renommierten Berliner Projektentwicklers für hochwertige Wohnimmobilien suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und unternehmerisch denkende Persönlichkeit als Executive Assistant / Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur Vermittlung in eine unbefristete Festanstellung.

Unser Mandant entwickelt und realisiert seit vielen Jahren anspruchsvolle Wohnimmobilien in ausgewählten Berliner Lagen. Von der Grundstücksakquisition über die Planung und Bauausführung bis zum Vertrieb werden sämtliche Leistungen aus einer Hand gesteuert.

Für die direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisationstalent mit kaufmännischem Verständnis verbindet, Strukturen schafft und Prozesse aktiv weiterentwickelt.

Die Position geht damit deutlich über eine klassische Assistenzfunktion hinaus: Sie halten der Geschäftsführung organisatorisch den Rücken frei, koordinieren kaufmännische Themen und unterstützen gleichzeitig die Finanzbuchhaltung. Je nach Erfahrung und Qualifikation kann die Position mit einem entsprechend hohen Maß an Eigenverantwortung ausgestaltet werden.

Ihre Aufgaben

• Direkte und vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und kaufmännischen Tagesgeschäft
• Eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung unterschiedlichster Themen und Aufgaben
• Professionelles Termin-, Besprechungs- und Wiedervorlagenmanagement
• Vorbereitung von Meetings, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Unterlagen
• Nachhalten von Aufgaben, Terminen und Vereinbarungen
• Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen sowie externen Geschäftspartnern
• Analyse bestehender administrativer und kaufmännischer Abläufe
• Aktive Optimierung und Digitalisierung interner Prozesse und Strukturen
• Entwicklung effizienter Arbeitsabläufe sowie Einführung sinnvoller Standards und Routinen
• Unterstützung bei der Organisation und Steuerung interner Projekte
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Auswertungen und kaufmännischen Listen
• Unterstützung der Finanzbuchhaltung und des Rechnungswesens
• Prüfung, Kontierung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Pflege und Zusammenstellung buchhaltungsrelevanter Unterlagen
• Unterstützung bei vorbereitenden Monats- und Jahresabschlussarbeiten
• Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Steuerberatung und weiteren externen Partnern
• Übernahme von Sonderprojekten und Ad-hoc-Themen für die Geschäftsführung
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung beispielsweise als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, kaufmännische Assistenz, Office Manager oder im kaufmännischen Projektmanagement
• Sehr gutes kaufmännisches Verständnis und eine ausgeprägte Zahlenaffinität
• Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung bzw. vorbereitenden Buchhaltung sind ausdrücklich erwünscht
• Freude daran, bestehende Abläufe zu hinterfragen und Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Digitale Affinität und schnelle Auffassungsgabe bei neuen Systemen und Anwendungen
• Diskretion, Loyalität und Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kommunikationsstarkes und professionelles Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Was Sie erwarten können

• Attraktives Jahresgehalt von 45.000 bis 80.000 €, abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Verantwortungsumfang
• Unbefristete Festanstellung bei einem etablierten Berliner Projektentwickler
• Eine vielseitige Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Deutlich mehr Gestaltungsspielraum als in einer klassischen Assistenzposition
• Möglichkeit, interne Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Einblicke in sämtliche kaufmännischen und operativen Bereiche eines erfolgreichen Immobilienunternehmens
• Anspruchsvolle und hochwertige Immobilienprojekte
• Flexible Arbeitszeiten
• Langfristige Entwicklungs- und Karriereperspektiven
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Modernes und angenehmes Arbeitsumfeld
• Offenes, sympathisches und professionelles Team
• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Gesundheitsvorsorge
• Regelmäßige Mitarbeiterevents
• Kostenfreie Getränke, Snacks und Obst
• Und auch hier gehört der Bürohund zum Team