Executive Assistant IPAI (m/w/d)

Schwarz Corporate Solutions; Heilbronn; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

IPAI – Innovationsplattform für angewandte KI in Deutschland sucht eine motivierte Executive Assistant (m/w/d). Du unterstützt das Management Office eng mit dem CEO und CFO, organisierst Termine, bereitest Gremien vor und wirkst an strategischen Projekten mit.

Zu deinem Profil zählen Organisationstalent, Diskretion, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit Google Workspace. Du entwickelst dich in einem dynamischen Umfeld weiter und gestaltest Präsentationen und

Qualifications

• Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufliche Laufbahn am Anfang – Interesse an organisatorischen Aufgaben.
• Organisationstalent, Diskretion, Detailorientierung.
• Fähigkeit, Informationen, Präsentationen und Unterlagen verständlich aufzubereiten.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere Google Workspace.
• Eigeninitiative und zuverlässige Arbeitsweise; Motivation zur Weiterentwicklung.

Responsibilities

• Plane und koordiniere Termine, Meetings und Gremienformate für CEO & CFO – inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Unterstütze das Management Office bei der Koordination strategischer Projekte und bereite Projekttermine sowie Workshops vor.
• Erstelle und überarbeite Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für das Management und prüfe diese auf Vollständigkeit, Verständlichkeit sowie eine einheitliche Darstellung.
• Behalte Kalender und Postfächer im Blick, bereite Korrespondenzen vor und koordiniere organisatorischen Anliegen von Dienstreisen und weiteren Buchungen.
• Steuere das Office Management von Bestellungen für Catering, Technik und Büromaterial bis zur Organisation von IPAI- und Teamevents.
• Unterstütze bei der Organisation von IPAI- und Teamevents

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Detailgenauigkeit

Präsentationen erstellen

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Eigeninitiative

Education

Bachelor oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Google Workspace

Job description

Einleitungstext

Du möchtest den Aufbau von IPAI aktiv und hands-on mitgestalten?

AlsInnovationsplattform für angewandte KI verfolgen wir das Ziel, Künstliche Intelligenz in Unternehmen und Institutionen erfolgreich in die Anwendung zu bringen. Mit IPAI haben wir uns die Ambition gesetzt, das “Global Home of Human AI” zu werden. Wir schaffen einen Raum für erfolgreiche KI-Transformation und Kollaboration, wodurch wir weiteres Momentum für einen echten KI-Hotspot in Europa generieren.

In deiner Rolle als Executive Assistant (m/w/d) bist du eine wichtige Instanz des Management Office-Teams und arbeitest eng mit dem Management (insbes. CEO und CFO), dem Chief of Staff- Team und allen Fachbereichen zusammen. Neben dem operativen Tagesgeschäft gewinnst du spannende Einblicke in strategische Projekte.

Deine Aufgaben

• Plane und koordiniere Termine, Meetings und Gremienformate für CEO & CFO- inklusive Vor- und Nachbereitung
• Unterstützte das Management Office bei der Koordination strategischer Projekte und bereite Projekttermine sowie Workshops vor
• Erstelle und überarbeite Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für das Management und prüfe diese auf Vollständigkeit, Verständlichkeit sowie eine einheitliche Darstellung
• Behalte Kalender und Postfächer im Blick, bereite Korrespondenzen vor und koordiniere organisatorischen Anliegen von Dienstreisen und weiteren Buchungen
• Steuere das Office Management von Bestellungen für Catering, Technik und Büromaterial bis zur Organisation von
• Unterstütze bei der Organisation von unseren IPAI- und Teamevents

Dein Profil

• Du hast dein Studium im Bereich Betriebswirtschaft abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit
• Du stehst am Anfang deiner beruflichen Laufbahn und möchtest sowohl organisatorische Aufgaben als auch die Zuarbeit im Management Office übernehmen
• Du zeichnest dich durch dein Organisationstalent, deine Diskretion und dein Auge fürs Detail aus
• Du hast Freude daran, Informationen, Präsentation und Unterlagen verständlich als auch übersichtlich und ansprechend zu gestalten
• Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch klar, professionell und situationsgerecht
• Du gehst sicher mit gängigen digitalen Tools wie z.b. Google Workspace um
• Du bringst Eigeninitiative und eine zuverlässige Arbeitsweise mit - und hast Lust dich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln