Executive Assistant IPAI (m/w/d)

IPAI; Heilbronn; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice möglich

Teamevents & Offsites

Fitnessstudio-Zugang (Schwarz Gruppe)

Medical-Center mit fachärztlicher Vers

Job summary

IPAI sucht eine Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung des Management Office, enger Zusammenarbeit mit CEO und CFO sowie dem Chief of Staff-Team. Du begleitest operative Aufgaben und erhältst Einblicke in strategische Projekte.

Du bringst wirtschaftliche Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit, bist am Anfang deiner Laufbahn und strebst nach Organisationstalent, Diskretion und Detailsicherheit.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder vergleichbare Qualifikation.
• Sie arbeiten am Anfang Ihrer beruflichen Laufbahn und übernehmen sowohl organisatorische Aufgaben als auch Zuarbeit im Management Office.
• Sie verfügen über Organisationstalent, Diskretion und Detailgenauigkeit.
• Sie gestalten Informationen, Präsentationen und Unterlagen verständlich und ansprechend.
• Sie kommunizieren klar auf Deutsch und Englisch.
• Sie beherrschen gängige digitale Tools wie Google Workspace.
• Sie arbeiten eigeninitiativ und zuverlässig in einem dynamischen Umfeld.

Responsibilities

• Planen und Koordinieren von Terminen, Meetings und Gremienformaten für CEO & CFO inkl. Vor- und Nachbereitung.
• Unterstützen das Management Office bei der Koordination strategischer Projekte und Workshops.
• Erstellen und überarbeiten Präsentationen und Entscheidungsvorlagen; prüfen auf Vollständigkeit und klare Darstellung.
• Behalten Kalender und Postfächer im Blick, bereiten Korrespondenzen vor und koordinieren Dienstreisen und Buchungen.
• Steuern das Office Management von Bestellungen (Catering, Technik, Büromaterial).
• Unterstützen bei der Organisation von IPAI-Events und Team-Events.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Detailgenauigkeit

Präsentationen erstellen

Korrespondenz vorbereiten

Kalender & E-Mails verwalten

Office Management

Google Workspace

Deutsch & Englisch kommunizieren

Eigeninitiative

Education

Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Google Workspace

Job description

Du möchtest den Aufbau von IPAI aktiv und hands-on mitgestalten?

AlsInnovationsplattform für angewandte KI verfolgen wir das Ziel, Künstliche Intelligenz in Unternehmen und Institutionen erfolgreich in die Anwendung zu bringen. Mit IPAI haben wir uns die Ambition gesetzt, das “Global Home of Human AI” zu werden. Wir schaffen einen Raum für erfolgreiche KI-Transformation und Kollaboration, wodurch wir weiteres Momentum für einen echten KI-Hotspot in Europa generieren.

In deiner Rolle als Executive Assistant (m/w/d) bist du eine wichtige Instanz des Management Office-Teams und arbeitest eng mit dem Management (insbes. CEO und CFO), dem Chief of Staff- Team und allen Fachbereichen zusammen. Neben dem operativen Tagesgeschäft gewinnst du spannende Einblicke in strategische Projekte.

Deine Aufgaben

• Plane und koordiniere Termine, Meetings und Gremienformate für CEO & CFO- inklusive Vor- und Nachbereitung
• Unterstützte das Management Office bei der Koordination strategischer Projekte und bereite Projekttermine sowie Workshops vor
• Erstelle und überarbeite Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für das Management und prüfe diese auf Vollständigkeit, Verständlichkeit sowie eine einheitliche Darstellung
• Behalte Kalender und Postfächer im Blick, bereite Korrespondenzen vor und koordiniere organisatorischen Anliegen von Dienstreisen und weiteren Buchungen
• Steuere das Office Management von Bestellungen für Catering, Technik und Büromaterial
• Unterstütze bei der Organisation von unseren IPAI- und Teamevents

Dein Profil

• Du hast dein Studium im Bereich Betriebswirtschaft abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit
• Du stehst am Anfang deiner beruflichen Laufbahn und möchtest sowohl organisatorische Aufgaben als auch die Zuarbeit im Management Office übernehmen
• Du zeichnest dich durch dein Organisationstalent, deine Diskretion und dein Auge fürs Detail aus
• Du hast Freude daran, Informationen, Präsentation und Unterlagen verständlich als auch übersichtlich und ansprechend zu gestalten
• Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch klar, professionell und situationsgerecht
• Du gehst sicher mit gängigen digitalen Tools wie z.B. Google Workspace um
• Du bringst Eigeninitiative und eine zuverlässige Arbeitsweise mit – und hast Lust dich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln

Unser Angebot

Hinter IPAI steht die Vision, das „Global Home of Human AI“ zu werden – ein Anspruch, der bei uns auf Hands-on-Mentalität und Unternehmergeist trifft. Dich erwartet ein Umfeld, in dem Pioneering Spirit gelebt wird: Du hast den Freiraum, Neues zu erschaffen und das Wachstum von IPAI aktiv mitzugestalten. Dabei bist du Teil einer lebendigen Innovationsplattform für angewandte KI, in dem Wirtschaft, Wissenschaft, Start-ups und Gesellschaft zusammenkommen. Wenn du Lust hast, in einem starken Miteinander und einem ambitionierten Team diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen, passt du zu uns.

• Dein Arbeitsalltag – deine Flexibilität Innovation braucht Freiheit statt fester Zeiten. Bei uns entscheidest du, wo und wann dein Impact am größten ist: Ob Deep Work im Homeoffice oder Co-Creation vor Ort, ob Early Bird oder Night Owl – wir verzichten auf starre 9-to-5-Strukturen. Was bei uns zählt, ist nicht die reine Anwesenheit, sondern das Ergebnis.
• Dein persönliches Wachstum
  Deine Lernkurve ist bei uns steil. Wir begleiten deine Entwicklung individuell und unterstützen dich durch maßgeschneiderte Weiterbildungen und gezieltes Sparring.
• Unser Teamgeist und Arbeitsatmosphäre
  Komm wie du bist: Bei uns zählt dein authentisches Ich und eine gelebte Du-Kultur auf Augenhöhe. Du arbeitest in einer inspirierenden Umgebung in unserem hochmodernen Office, in dem es dir an nichts fehlt. Innovation braucht Austausch, wir stärken deshalb unseren Zusammenhalt durch regelmäßige Teamevents und legendäre Offsites.
• Unser Innovationsökosystem
  Bei IPAI bist du Teil eines einzigartigen Netzwerks aus Startups, Unternehmen und der Forschung. Du hast direkten Zugriff auf exklusives ExpertInnenwissen und Inspiration durch hochkarätige Keynotes sowie Tech-Impulse. Vernetze dich auf unseren Events mit den klügsten Köpfen und gestalte als aktiver Teil der Community das Global Home of Human AI mit.
• Deine Vergütung
  Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket und attraktive Vorsorgemodelle.
• Deine zusätzlichen Benefits
  Profitiere vom umfassenden Benefit-Netzwerk der Unternehmen der Schwarz Gruppe: zum Beispiel den freien Zugang zu unseren modernen Fitnessstudios, das Medical-Center mit fachärztlicher Versorgung oder Corporate Benefits.