(Executive) Assistant (human) - Schwerpunkt Projekte, Workshops & interne Kommunikation

All for One; Filderstadt; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

All for One sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Vice President ERP. Sie arbeiten als Schnittstelle zu internen Stakeholdern und externen Partnern, übernehmen Projekt- und Workshop-Management sowie strategische Unterstützung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Reporting, Koordination von Meetings und Reisen sowie der Einsatz moderner Tools und KI, um Prozesse zu optimieren. Hybrides Arbeiten wird angeboten, mit Fokus auf strategischem Impact.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Assistenz- oder Projekt-Erfahrung auf Managementebene.
• Ausgeprägte Organisations- und Planungskompetenz.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sicherer Umgang mit C‑Level-Kommunikation.
• Souveräner Umgang mit MS Office und digitalen Kollaborationstools.

Responsibilities

• Schnittstelle zwischen Vice President ERP und internen/externen Stakeholdern.
• Verantwortung für interne Projekte und Initiativen – Strukturierung bis Umsetzung.
• Erstellung von Maßnahmen, Entscheidungen und Statusberichten.
• Konzeption, Vorbereitung und Begleitung von Workshops sowie Meetings inkl. Follow-ups.
• Pflege und Weiterentwicklung interner Informations- und Kommunikationsplattformen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Management und relevanten Stakeholdern.
• Organisation von Terminen, Reisen und Events; Einsatz moderner Tools und KI.

Skills

Organisationsfähigkeit

Projektmanagement

Workshop-Management

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Digitale Kollaborationstools

Education

Hochschulabschluss oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

(Executive) Assistant (human) - Schwerpunkt Projekte, Workshops & interne Kommunikation

Standort: Filderstadt

Fachbereich: Consulting

Karrierelevel: Professionals

Als Executive Assistant unterstützt du unsere Vice President ERP und übernimmst in dieser Schlüsselrolle nicht nur administrative und organisatorische Aufgaben, sondern begleitest auch inhaltlich strategische und technologische Themen. Dabei agierst du als Schnittstelle zwischen der Vice President, internen Stakeholdern und externen Partnern und trägst so unmittelbar zum Erfolg unserer Projekte und Unternehmensziele bei.

Das Macht Deinen Job Spannend

• Du übernimmst Verantwortung für interne Projekte und Initiativen – von der Strukturierung bis zur Umsetzung.
• Du hältst Maßnahmen, Entscheidungen und Status aktiv nach und erstellst Reports.
• Du konzipierst, bereitest vor und begleitest Workshops sowie Meetings – inklusive Follow-ups.
• Du pflegst und entwickelst interne Informations- und Kommunikationsplattformen weiter.
• Du arbeitest eng mit dem Management und relevanten Stakeholdern zusammen.
• Du organisierst und priorisierst Termine sowie koordinierst Reisen und Events.
• Du setzt moderne Tools und KI ein, um Prozesse und Arbeitsweisen zu optimieren.

Das Zeichnet Dich Aus

• Du hast ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in Assistenz- oder Projektrollen auf Managementebene.
• Du bringst ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit und hast Erfahrung in Projektarbeit und Workshop-Management.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und bist im Umgang mit C-Level versiert.
• Du überzeugst durch hohe Integrität, Diskretion und professionelles Auftreten – kombiniert mit einer lösungsorientierten Arbeitsweise.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und digitalen Kollaborationstools; erste Erfahrung mit IT-/Technologieprojekten oder KI ist von Vorteil.

Das Erwartet Dich

• Hybrides Arbeiten: Ein Teil Deiner Arbeitszeit im Homeoffice, kombiniert mit den Vorteilen einer lebendigen Büro‑Community.
• Hoher Wirkungsgrad durch Nähe zu strategischen Themen.
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten (z. B. Richtung Projekt-, Programm- oder Strategy Support) anhand unserer Laufbahnmodelle sowie ein organisierter Wissenstransfer.
• Ein Umfeld, das sich auszeichnet durch Motivation, Leidenschaft, Kreativität, Agilität, Verantwortungsbewusstsein und ein wertschätzendes Miteinander.
• Eine spannende Kombination aus Projektarbeit, Methodik, Kommunikation und Executive Support.