Executive Assistant HR (m/w/d)

StudentJob; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Firmenhandy

Kostenlose Parkplätze

Getränke & Snacks

Firmenevents

Zusammenfassung

Workwise in Karlsruhe sucht eine erfahrene Executive Assistant HR (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung. Du koordinierst Terminplanung, übernimmst die Reiseplanung und bist zentrale Schnittstelle zu Team und externen Partnern.

Mit mehrjähriger Erfahrung, sicherem Umgang mit MS 365 und Kenntnissen in HR-Prozessen gestaltest du effiziente Prozesse, koordinierst Recruiting-Aktivitäten und nimmst perspektivisch eine Führungsverantwortung im Backoffice-/HR-Team wahr.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Erfahrung in HR-Prozessen, Recruiting bis Onboarding bevorzugt.
• Tech-affin, sicherer Umgang mit MS 365 sowie digitalen PM-Tools; Jira/Confluence vorteilhaft.
• Organisationsstärke und proaktive Arbeitsweise.
• Stilsichere deutsche Sprache (C2) und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Du agierst als rechte Hand der Geschäftsführung, steuerst Termin- und Reiseplanung und bereitet Meetings vor und nach.
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.
• Du optimierst interne Abläufe, verwaltest Vertrags- und Dokumentenwesen, baust effiziente Prozesse mit MS 365 auf.
• Verantwortung für abteilungsübergreifende Sonderprojekte von Konzeption bis Abschluss.
• Unterstützt Recruiting, koordiniert Termine, kommuniziert mit Bewerbern und gestaltet On-/Offboarding.
• Perspektivisch Aufbau des administrativen Bereichs und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams.

Kenntnisse

Executive Assistant

MS 365

Projektmanagement-Tools

Organisationstalent

Deutsch C2

Englisch

Tools

Jira

Confluence

Jobbeschreibung

Über das Unternehmen

Netversor ist ein schnell wachsendes B2B Hosting Unternehmen mit dem Hauptsitz in Karlsruhe. Wir projektieren, bauen und betreiben hochmoderne IT-Infrastrukturen in unseren deutschen Rechenzentren unter der Marke „SIM-Networks\" für Kunden aus der ganzen Welt.

Wir bieten unseren Kunden aus ganz unterschiedlichen Branchen alle Produkte um eine solide, schnelle und sichere IT-Infrastruktur aufzubauen: von kleinen VDS für Tests und Entwicklung über dedizierte Server- und Serverfarmen bis hin zu modernste public und private IaaS Lösungen. Und das alles rund um die Uhr, ohne Unterbrechung.

Wir suchen eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert, priorisiert und Dinge selbstständig zum Abschluss bringt.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Entscheidungen vor und nach, hältst Themen nach, koordinierst interne und externe Beteiligte und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts verloren geht.

Was bieten wir dir?

• Sicherheit & Wertschätzung: Wir bieten dir eine unbefristete Festanstellung mit einer attraktiven Vergütung als Grundlage für unsere Zusammenarbeit.
• Einzigartige Wachstumschance: Du hast die klare Perspektive, bei erfolgreicher Zusammenarbeit den Bereich Backoffice / People Operations aufzubauen und dessen Leitung zu übernehmen.
• Direkter Draht zur Geschäftsführung: Durch die enge Zusammenarbeit erlebst du kurze Entscheidungswege und bist nah an allen strategischen Themen dran.
• Echter Gestaltungsspielraum: Du verwaltest nicht nur, sondern schaffst aktiv eigene Strukturen und verbesserst bestehende Abläufe von Grund auf.
• Modernes Arbeitsumfeld: Dich erwartet ein technologieorientiertes Umfeld, in dem digitale Tools und Prozesse gelebter Alltag sind.
• Weitere Vorteile für dich: Ein Firmenhandy, kostenlose Parkplätze sowie Getränke, Snacks und regelmäßige Firmenevents runden unser Angebot ab.

Deine Aufgaben

• Du agierst als rechte Hand der Geschäftsführung, steuerst eigenverantwortlich die Termin- und Reiseplanung und sorgst durch die Vor- und Nachbereitung von Meetings für reibungslose Abläufe.
• Als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung, dem Team sowie externen Partnern stellst Du einen klaren Informationsfluss sicher und behältst stets den Überblick.
• Du optimierst und digitalisierst unsere internen Verwaltungsabläufe, managst das Vertrags- und Dokumentenwesen und baust mit Tools wie Microsoft 365 effiziente Prozesse auf.
• Du übernimmst die Verantwortung für abteilungsübergreifende Sonderprojekte - von der Konzeption über die Koordination bis zum erfolgreichen Abschluss.
• Du unterstützt aktiv im gesamten Recruiting-Zyklus, von der Terminkoordination bis zur Kommunikation mit Bewerbern, und gestaltest das On- und Offboarding für neue Teammitglieder.
• Perspektivisch baust Du den administrativen Bereich weiter aus und übernimmst die Führung für ein kleines Backoffice- und HR-Team.

Fachliche Voraussetzungen

• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle mit und verfügst über ein solides kaufmännisches Verständnis.
• Idealerweise hast Du bereits Erfahrung in der Begleitung administrativer HR-Prozesse gesammelt, vom Recruiting bis zum Onboarding.
• Du bist tech-affin, gehst souverän mit MS 365 sowie digitalen Projektmanagement-Tools um - Erfahrung mit Jira oder Confluence ist dabei ein Plus.
• Dank Deines Organisationstalents und Deiner proaktiven Arbeitsweise behältst Du auch bei vielen parallelen Themen stets den Überblick.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch (C2-Niveau) und bringst gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit.

Unser Jobangebot Executive Assistant HR (m/w/d)klingt vielversprechend?

Stunden

32 - 40

Art des Stellenangebotes

Intern

Über den Arbeitgeber

Workwise

Fähigkeiten

• Es ist kein Abschluss erforderlich
• Du beherrscht Deutsch