Executive Assistant / GF-Assistenz (gerne mit HR Erfahrung) mit Wachstumsperspektiven (m/w/d)

Remotely; Karlsruhe; Hybrid; EUR 70.000 - 95.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Firmenhandy

Kostenlose Getränke & Snacks

Kostenlose Parkplätze

Firmenevents

Zusammenfassung

Remotely in Karlsruhe sucht eine erfahrene Fachkraft für Executive Assistance. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereiten Entscheidungen vor und koordinieren interne sowie externe Beteiligte.

In der ersten Phase übernehmen Sie operatives Backoffice- und HR-Aufgaben mit dem Ziel, ein kleines Team aufzubauen und nach der Probezeit Führungsverantwortung zu übernehmen. Vor Ort in Karlsruhe, mit gelegentlichem Homeoffice nach Einarbeitung.

Qualifikationen

• Mehrjährige einschlägige Erfahrung in GF-Assistenz/Office Management.
• Sehr gute kaufmännische Kenntnisse und Organisationsfähigkeit.
• Erfahrung mit HR-Prozessen und Recruiting ist wünschenswert.
• Deutsch auf C2-Niveau, gutes Englisch in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Enge operative Unterstützung der Geschäftsführung.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen.
• Aufbau und Optimierung von Backoffice- und HR-Prozessen.
• Koordination zwischen Geschäftsführung, Team, Dienstleistern und Partnern.
• Verantwortung für Dokumenten- und Vertragsmanagement.

Kenntnisse

GF-Assistenz

Office Management

HR Processes

Microsoft 365

Jira/Confluence

Deutsch C2

Englisch gut

Tools

Jira

Confluence

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Für unsere Geschäftsführung suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine verwaltet und Aufgaben abarbeitet.

Wir suchen eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert, priorisiert und Dinge selbstständig zum Abschluss bringt.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Entscheidungen vor und nach, hältst Themen nach, koordinierst interne und externe Beteiligte und sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft nichts verloren geht.

Gerade in der ersten Phase gehört auch das operative Backoffice sowie ein Teil unserer HR-Administration zu Deiner Verantwortung. Ziel ist jedoch ausdrücklich, ein Team aufzubauen, um diese Aufgaben schrittweise abzugeben.

Wenn die Zusammenarbeit erfolgreich ist, erhältst Du nach der Probezeit die Möglichkeit, 1--2 weitere Mitarbeiter für Backoffice und Personal aufzubauen und die Teamleitung dieses Bereichs zu übernehmen.

Tätigkeiten

Deine Aufgaben

Executive Assistance & Unterstützung der Geschäftsführung

• Enge operative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Entscheidungen
• Nachhalten von Aufgaben, Entscheidungen, Deadlines und offenen Themen
• Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Strukturierung und Priorisierung eingehender Themen
• Vorbereitung von Unterlagen, Übersichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Eigenständige Übernahme und Koordination von Sonderthemen und Projekten
• Vorbereitung und Begleitung wichtiger Gespräche und Termine
• Sicherstellen, dass Vereinbarungen tatsächlich umgesetzt werden und nicht in irgendeinem digitalen Bermudadreieck verschwinden

Organisation & Backoffice

In der ersten Phase übernimmst Du zusätzlich operative Verantwortung für unseren administrativen Bereich:

• Organisation und Weiterentwicklung interner Verwaltungsabläufe
• Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Koordination von Reklamations-, Garantie- und Lieferantenfällen
• Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Fachbereichen
• Kommunikation mit internen Teams, Dienstleistern und Vertragspartnern
• Aufbau klarer, digitaler und nachvollziehbarer Prozesse

HR & People Operations

• Begleitung von Recruiting-Prozessen
• Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern
• Organisation von On- und Offboarding
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Personalthemen
• Perspektivisch Aufbau und Führung eines kleinen Backoffice-/HR-Teams

Anforderungen

Wen wir suchen

Du solltest bereits mehrere Jahre in einer verantwortungsvollen Rolle gearbeitet haben, beispielsweise als:

• Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung
• Senior Management Assistant
• Teamassistenz auf Geschäftsleitungs- oder Vorstandsebene
• kaufmännische Leitung eines kleineren administrativen Bereichs
• Senior Rolle im HR Bereich

Entscheidend ist für uns weniger Deine genaue Berufsbezeichnung als die Art, wie Du arbeitest.

Du passt besonders gut zu uns, wenn Du:

• außergewöhnlich gut organisiert bist und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behältst
• Aufgaben erkennst, bevor man sie Dir erklären muss
• Informationen schnell erfassen, strukturieren und priorisieren kannst
• Dinge konsequent nachhältst und zuverlässig zum Abschluss bringstsouverän mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern kommunizierst
• vertrauliche Informationen absolut diskret behandelst
• eigenständig Entscheidungen innerhalb Deines Verantwortungsbereichs triffst
• sehr sorgfältig arbeitest, ohne Dich in unwichtigen Details zu verlieren
• Prozesse nicht einfach akzeptierst, sondern hinterfragst und verbesserst
• digitale Tools selbstverständlich nutzt und eine hohe IT-Affinität mitbringst
• Verantwortung suchst und nicht darauf wartest, dass Dir jede einzelne Aufgabe zugewiesen wird

Fachliche Voraussetzungen

• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in GF-Assistenz, Executive Assistance, Office Management oder einer vergleichbaren Position
• Sehr gute kaufmännische Kenntnisse
• Erfahrung mit administrativen HR-Prozessen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Erfahrung mit digitalen Organisations- und Projektmanagementsystemen
• Kenntnisse in Jira oder Confluence sind hilfreich, aber keine Voraussetzung
• Deutsch auf muttersprachlichem bzw. C2-Niveau
• Gutes Englisch in Wort und Schrift

Team

Was Dich bei uns erwartet

Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Du bist nah an Entscheidungen und bekommst Einblick in nahezu alle Bereiche des Unternehmens.

Echter Gestaltungsspielraum

Du sollst Abläufe nicht nur verwalten, sondern verbessern und eigene Strukturen schaffen.

Klare Entwicklungsperspektive

Bei erfolgreicher Zusammenarbeit kannst Du nach der Probezeit den Bereich Backoffice / People Operations personell ausbauen und dessen Leitung übernehmen.

Verantwortung statt Beschäftigungstherapie

Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig übernimmt und Ergebnisse produziert, nicht jemanden, der darauf wartet, beschäftigt zu werden.

Technologieorientiertes Umfeld

Du arbeitest in einem Unternehmen, in dem Digitalisierung nicht bedeutet, dass jemand ein Excel-Dokument auf SharePoint hochgeladen hat.

Kurze Entscheidungswege

Flache Strukturen und direkter Austausch mit der Geschäftsführung.

Unbefristete Festanstellung und attraktive Vergütung

Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Firmenhandy

Kostenlose Getränke und Snacks

Kostenlose Parkplätze

Regelmäßige Firmenevents

Arbeitsort Vor Ort & Homeoffice

Diese Position lebt von der engen Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Team und ist deshalb ausdrücklich keine überwiegende Remote-Stelle.

Während der Probezeit arbeiten wir grundsätzlich vor Ort an unserem Standort in Karlsruhe.

Nach erfolgreicher Probezeit sind in der Regel 1--2 Homeoffice-Tage pro Woche möglich.

Insbesondere während des Aufbaus des Backoffice-/HR-Bereichs ist uns eine hohe Präsenz vor Ort wichtig.

Bewerbungsprozess

Nach der Sichtung deiner Bewerbungsunterlagen werden wir uns melden und ggf. einen Termin für ein erstes telefonisches Gespräch vereinbaren.