Executive Assistant, Frankfurt DE

Emply Denmark; Frankfurt; Hybrid; EUR 55.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Urban Partners sucht eine erfahrene Executive Assistant für unser Frankfurter Büro, um das Senior Leadership Team in einem internationalen Umfeld zu unterstützen. Die Rolle verbindet Executive Support mit Office-Management-Aufgaben in einem dynamischen, unternehmerischen Unternehmen.

Sie arbeiten eng mit dem Head of Office Services sowie der Office Managerin in München zusammen und tragen zu einer professionellen, effizienten Arbeitsumgebung bei.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Office Manager oder in vergleichbarer Funktion mit Führungskräften.
• Erfahrung im Management unterschiedlicher Stakeholder in dynamischer Umwelt.
• Erste Erfahrungen im Office Management, Workplace Management oder Facility Management.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Administrative und operative Unterstützung der Führungskräfte bei Terminplanung, Priorisierung und Aufgaben.
• Kalenderverwaltung und Koordination von Meetings über Standorte und Zeitzonen hinweg.
• Planung und Umsetzung interner/externen Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
• Organisation von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Sicherstellung effizienter Kommunikation innerhalb einer globalen Organisation.
• Identifikation von Prozessoptimierungen durch digitale Tools und KI-Lösungen.
• Unterstützung der lokalen Gesellschaft Urban Partners GmbH in Zusammenarbeit mit dem ManCo Finance Team.

Kenntnisse

Executive Support

Office Management

Stakeholder Management

Deutsch & Englisch Kommunikation

Organisationstalent

Digitale Kompetenzen

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Jobbeschreibung

Executive Assistant, Frankfurt DE

Sind Sie bereit, Teil eines talentierten Teams in einem innovativen und international wachsenden Investmentunternehmen zu werden? Dies ist Ihre Chance, Teil einer Organisation zu sein, die die urbane Landschaft von morgen mitgestaltet und sich auf Investitionen in nachhaltige Städte der Zukunft konzentriert.

Wir suchen eine erfahrene Executive Assistant für unser Büro in Frankfurt, die das deutsche Senior Leadership Team in einem internationalen und werteorientierten Umfeld unterstützt. Dies ist eine einzigartige Gelegenheit für jemanden, der Executive Support mit Office-Management-Aufgaben verbinden möchte und sich in einem dynamischen, unternehmerischen Umfeld wohlfühlt.

Der geplante Eintrittstermin ist Januar 2027.

Wenn Sie eine proaktive Problemlöserin oder ein proaktiver Problemlöser sind, über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und außergewöhnliches Organisationstalent verfügen und Freude daran haben, Strukturen zu schaffen sowie einen einladenden und effizienten Arbeitsplatz sicherzustellen, freuen wir uns darauf, von Ihnen zu hören.

Über die Position

Dies ist eine zentrale und sichtbare Rolle mit breiter Vernetzung innerhalb des Unternehmens. Sie agieren als vertrauensvolle Partnerin bzw. vertrauensvoller Partner der Führungskräfte und sind gleichzeitig eine wichtige Ansprechperson für das Frankfurter Büro. Dabei stellen Sie einen reibungslosen Tagesablauf sowie ein hervorragendes Arbeitsumfeld für unsere Mitarbeitenden sicher.

Die Position erfordert ausgeprägte Koordinationsfähigkeiten, ein gutes Urteilsvermögen sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen internationalen Umfeld zu managen. Sie leisten einen wesentlichen Beitrag zur administrativen Exzellenz, unterstützen die lokalen Büroabläufe und fördern eine professionelle sowie kollegiale Bürokultur.

Ihre Aufgaben

Aufgaben als Executive Assistant

• Proaktive administrative und operative Unterstützung der Führungskräfte bei Terminplanung, Priorisierung und organisatorischen Aufgaben.
• Verwaltung komplexer Kalender sowie Koordination von Meetings mit verschiedenen Stakeholdern, Standorten und Zeitzonen.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen.
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung.
• Sicherstellung einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer globalen und funktionsübergreifenden Organisation.
• Identifikation von Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen und administrativen Prozessen durch digitale Tools und KI-Lösungen.
• Flexible Unterstützung bei sich verändernden geschäftlichen Prioritäten und operativen Anforderungen.
• Operative Unterstützung der lokalen Gesellschaft Urban Partners GmbH in enger Zusammenarbeit mit dem ManCo Finance Team.

Aufgaben im Office Management

• Empfangs- und Front-Desk-Aufgaben.
• Verantwortung für den reibungslosen Betrieb des Frankfurter Büros und Sicherstellung eines professionellen, einladenden und gut funktionierenden Arbeitsumfelds.
• Erste Ansprechperson für Dienstleister, Lieferanten und das Gebäudemanagement.
• Koordination von Büroausstattung, Arbeitsmitteln, Verbrauchsmaterialien und Arbeitsplatzservices.
• Unterstützung beim Onboarding sowie bei der Arbeitsplatzvorbereitung für neue Mitarbeitende und Besucher.
• Mitwirkung an einer positiven Bürokultur durch die Organisation von Teamaktivitäten, lokalen Veranstaltungen und Initiativen zur Mitarbeitendenbindung.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Head of Office Services sowie der Office Managerin in München.

Ihre Erfahrung und Qualifikationen

Wir suchen eine strukturierte, serviceorientierte Persönlichkeit, die sich in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten wohlfühlt. Bei Urban Partners legen wir großen Wert auf Professionalität, Zusammenarbeit und eine proaktive Arbeitsweise. Die Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, Strukturen zu schaffen und starke Beziehungen aufzubauen, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Rolle.

Das bringen Sie mit

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Funktion mit Unterstützung von Führungskräften.
• Erfahrung im Management unterschiedlicher Stakeholder in einem dynamischen Umfeld.
• Erste Erfahrungen im Office Management, Workplace Management oder im Bereich Facility Management.
• Ausgeprägte Stakeholder-Management-Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Eine teamorientierte, positive und zugängliche Persönlichkeit mit ausgeprägter Serviceorientierung.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen und dabei detailorientiert zu arbeiten.
• Hohe digitale Kompetenz und Offenheit gegenüber neuen Systemen und Tools.
• Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig starke Beziehungen über Teams und Funktionen hinweg aufzubauen.
• Bereitschaft zur täglichen Anwesenheit im Büro während der regulären Kernarbeitszeiten.

Was wir bieten

Ihr Arbeitsplatz befindet sich in unserem zentral gelegenen Büro in Frankfurt. Urban Partners ist ein wachsendes internationales Unternehmen und bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem kollaborativen und unternehmerischen Umfeld mit attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten, Teamaktivitäten und sozialen Veranstaltungen zu arbeiten.

Ihre Möglichkeiten bei Urban Partners

• Die Möglichkeit, einen bedeutenden Beitrag zu einem Unternehmen zu leisten, das durch groß angelegte Investitionen nachhaltige urbane Räume schafft und damit die Lebensqualität von Menschen verbessert.
• Die enge Zusammenarbeit mit dem Senior Leadership Team in einem stark internationalen und unternehmerischen Umfeld.
• Eine Schlüsselrolle beim Aufbau und der Pflege einer inspirierenden Arbeitsplatzkultur in unserem Frankfurter Büro.
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung in einer Kultur, die Teamarbeit, Feedback und kontinuierliche Verbesserung fördert.
• Die Möglichkeit, moderne und effiziente Arbeitsweisen aktiv mitzugestalten.
• Eine werteorientierte Unternehmenskultur, geprägt von Vertrauen, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit.

Bewerbung

Wenn diese Position Ihr Interesse geweckt hat, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte laden Sie Ihren Lebenslauf sowie Ihr Anschreiben in englischer Sprache über den untenstehenden Bewerbungslink hoch.

Fragen?Wenden Sie sich gerne an Sarah Midtgaard Meyer unter [e-mail]

Wir empfehlen Ihnen, sich so bald wie möglich, spätestens jedoch bis zum 4. Oktober, zu bewerben.

Urban Partners is a leading European urban investment manager, owner and operator with over a 20-year track record of delivering strong, risk-adjusted returns through market cycles. We develop, actively manage and finance high-quality assets in prime locations across Northern Europe. We invest with high conviction in urban environments where we see strong, resilient economies and outsize growth potential. Urban Partners was founded as Nrep in 2005. Read more at urban.partners .