Executive Assistant Finance & Controlling (m/w/d)

United States Digital Space LLC; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice flexibel

30 Tage Urlaub

Unbefristete Festanstellung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Team-Events

Parkmöglichkeiten

Rabatte & Vergünstigungen

Obst & Getränke

Zusammenfassung

United States Digital Space LLC in Düsseldorf sucht eine Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Finance & Controlling (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst Verantwortung in der Finanzbuchhaltung, im Debitorenmanagement sowie im vorbereitenden Controlling.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und internen Teams zusammen und bist drei Tage pro Woche am Standort Düsseldorf präsent.

Qualifikationen

• Berufserfahrung in Assistenz der Geschäftsführung oder vergleichbar.
• Erfahrung in Finanzbuchhaltung oder Rechnungswesen bevorzugt.
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und gutes Zahlenverständnis.
• Sehr gute MS-365 Kenntnisse, besonders Excel.
• Wohnort Großraum Düsseldorf oder regelmäßige Erreichbarkeit des Büros.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Mitwirkung bei Finanzbuchhaltung und Debitorenprozessen.
• Vorbereitung von Informationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen.
• Koordination von Terminen und Fristen in enger Abstimmung mit Fachbereichen.
• Mitwirkung bei Monatsabschlüssen und Controlling-Aufgaben.
• Mitgestaltung interner Prozesse und Digitalisierung.

Kenntnisse

Assistenz der Geschäftsführung

Finanzbuchhaltung

Excel

Organisation

Tools

DATEV

Candis

Lucanet

Jobbeschreibung

Aufgabengebiet

Wir suchen Dich als Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Finance & Controlling (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle unterstützt Du unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst gleichzeitig verantwortungsvolle Aufgaben in der Finanzbuchhaltung, im Debitorenmanagement sowie im vorbereitenden Controlling. Dabei arbeitest Du mit mehreren Gesellschaften innerhalb unserer Unternehmensgruppe und trägst aktiv dazu bei, dass Prozesse effizient, strukturiert und transparent ablaufen.

Da Du eng mit unserer Geschäftsführung und den internen Teams zusammenarbeitest, ist uns eine regelmäßige Präsenz an drei Tagen in der Woche an unserem Standort in Düsseldorf besonders wichtig.

Was Du bei uns machst:

• Du unterstützt unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und hältst organisatorisch sowie administrativ alle Fäden zusammen.
• Du bereitest Informationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen strukturiert auf und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig nachverfolgt werden.
• Du koordinierst Termine, offene Themen und Fristen und stimmst Dich dabei eng mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern ab.
• Du unterstützt die laufende Finanzbuchhaltung mehrerer Gesellschaften und sorgst für eine saubere Vorbereitung und Dokumentation buchhalterischer Vorgänge.
• Du arbeitest mit DATEV und weiteren digitalen Finanz- und Verwaltungstools und unterstützt bei der Abstimmung buchhalterischer Sachverhalte.
• Du pflegst offene Posten, ordnest Zahlungseingänge und Zahlungsavise zu und unterstützt bei der Klärung von Forderungen.
• Du wirkst bei Monatsabschlüssen sowie vorbereitenden Controlling-Aufgaben mit und unterstützt bei Auswertungen, Reports und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung.
• Du bringst Dich aktiv bei der Weiterentwicklung interner Prozesse ein und hilfst dabei, Abläufe kontinuierlich effizienter und digitaler zu gestalten.

Kenntnisse

• Du hast bereits Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant, kaufmännische Assistenz oder in einer vergleichbaren Position gesammelt.
• Idealerweise verfügst Du zusätzlich über Erfahrung in der Finanzbuchhaltung oder im Rechnungswesen.
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich und verlierst auch bei mehreren Gesellschaften und parallelen Aufgaben nicht den Überblick.
• Du bringst ein gutes Zahlenverständnis sowie eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit mit.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit sind für Dich selbstverständlich.
• Du kommunizierst sicher und verbindlich und arbeitest gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zusammen.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel.
• Du wohnst im Großraum Düsseldorf oder kannst unser Büro problemlos regelmäßig erreichen.

Von Vorteil:

• Erfahrung mit DATEV
• Kenntnisse in Candis, Lucanet oder vergleichbaren Finanzsystemen
• Erfahrung im Debitorenmanagement oder Forderungsmanagement
• Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung sowie Monatsabschlussprozessen
• Grundverständnis für Controlling, Periodenabgrenzungen und betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Freude an digitalen Prozessen und modernen Softwarelösungen

Was Dich erwartet:

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit unserer Geschäftsführung.
• Eine abwechslungsreiche Rolle an der Schnittstelle von Geschäftsführungsassistenz, Finance, Controlling und Administration.
• Viel Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege.
• Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen und hoher Eigenverantwortung.
• Spannende Aufgaben über mehrere Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe hinweg.
• Die Möglichkeit, interne Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.
• Ein motiviertes Team, das Wert auf Zusammenarbeit, Vertrauen und Eigeninitiative legt.

Wir bieten

Projekte mit Verantwortung – Gestalte spannende Themen selbst

Motiviertes Team – Gemeinsam zum Erfolg.

Wachstum & Entwicklung – Deine Karriere, Deine Perspektiven.

Gesundheit steht bei uns im Fokus:

• 600 € Gesundheitsbudget– Für Massage, Brille & Co.
• Top Gesundheitsleistungen– Auch für Deine Familie.
• Boni für Fitness– Werde aktiv und profitiere.
• Facharzt-Termin in 5 Tagen– Schnell & unkompliziert.
• Digitaler Gesundheitscoach– Europas größter Coach für Dich.

Unsere Benefits – mehr als nur ein Job:

• Flexibles Arbeiten– Homeoffice und 30 Tage Urlaub.
• Sichere Zukunft– Unbefristete Festanstellung.
• Weiterbildung– Dein Sprungbrett zum Erfolg.
• Entspannte Atmosphäre– Coole Team-Events & grüne Büros.
• Extras– Rabatte, Parken, Obst & Getränke.
• Online-Rabatte– Spare bei über 500 Shops.
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