Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit

Naturida GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 65.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Naturida GmbH sucht eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit als Executive Assistant & Business Operations. Du entlastest drei Principals, verantwortest das Office in Alleinregie und treibst eigene Projekte voran, unterstützt Recruiting und Finance sowie Controlling.

Ein Allrounder-Job mit Ownership ab Tag 1. Zu deinen Aufgaben gehören Kalender- und Reiseplanung, Meetings-Prep, Office-Management in Schönefeld, Onboarding- und Mitarbeiter-Newsletter-/Boxen,

Qualifikationen

• 5+ Jahre Assistenzerfahrung, davon mind. 2 Jahre direkt auf C-Level
• Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung
• Deutsch C2, Englisch C1
• Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Postfächern, Finanzen und privaten Themen
• Sicheres Zahlenverständnis, Google Workspace sicher im Einsatz
• Regelmäßige Präsenz im Office Schönefeld, Hands-on, Führerschein Klasse B ist von Vorteil
• Nachweislicher Aufbau eines Wissens- oder Prozesssystems (Google Workspace, Notion, Confluence o. ä.)

Aufgaben

• Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung - zuverlässig, proaktiv, mit Überblick
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf
• Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.)
• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf
• Du planst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für Initiativen in Administration, HR und Unternehmensentwicklung
• Du erkennst Optimierungspotenziale - und setzt sie auch um
• Du verantwortest die Onboarding-Journey operativ
• Du terminierst Interviews, kommunizierst wertschätzend mit Kandidat:innen und pflegst unser Bewerbermanagement
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: Belege sammeln und ans Steuerbüro weiterleiten, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen
• Du behältst Zahlungsfristen und Verträge im Blick und unterstützt bei Kontierung, Freigaben und Controlling

Kenntnisse

Assistenz auf C-Level

Projektverantwortung

Deutsch C2

Englisch C1

Diskretion und Zuverlässigkeit

Zahlenverständnis

Google Workspace

Führerschein B

Office-Präsenz in Schönefeld

Wissens- oder Prozesssysteme aufbauen

Tools

Notion

Confluence

Jobbeschreibung

Wir suchen eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung wirksam entlastet. Als Executive Assistant & Business Operations bist du die zentrale Ansprechperson für drei Principals, verantwortest das Office in Alleinregie, treibst eigene Projekte voran und unterstützt in Recruiting und Finance. Ein Allrounder-Job mit voller Ownership ab Tag 1.

• Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung - zuverlässig, proaktiv, mit Überblick
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf
• Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.)

Projekte & Business Operations

• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf
• Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche - von der Idee bis zur Nachbereitung
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung - von der Konzeption bis zur Umsetzung
• Du erkennst Optimierungspotenziale - und setzt sie auch um
• Du verantwortest die Onboarding-Journey operativ und sorgst für einen reibungslosen Start neuer Kolleg:innen
• Du terminierst und koordinierst Interviews, kommunizierst wertschätzend mit Kandidat:innen und pflegst unser Bewerbermanagement
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst und prüfst Belege und gibst sie fristgerecht ans Steuerbüro weiter, außerdem managst du die Spesen- und Kreditkartenabrechnungen der Geschäftsleitung
• Du behältst Zahlungsfristen und Verträge im Blick und unterstützt bei Kontierung, Freigaben und Controlling

Dein Profil

• 5+ Jahre Assistenzerfahrung, davon mind. 2 Jahre direkt auf C-Level
• Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung
• Deutsch C2, Englisch C1
• Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Postfächern, Finanzen und privaten Themen
• Sicheres Zahlenverständnis, Google Workspace sicher im Einsatz
• Regelmäßige Präsenz im Office Schönefeld, hands-on, Führerschein Klasse B ist von Vorteil
• Nachweislicher Aufbau eines Wissens- oder Prozesssystems (Google Workspace, Notion, Confluence o. ä.)