Executive Assistance (all gender)

SD & T AG; Berlin; Hybrid; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub pro Jahr

35 Stunden pro Woche

Zusammenfassung

SD & T AG sucht eine/n Luft- und Raumfahrt-Executive Assistant (all gender) zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben im Vorstandssekretariat, koordinieren Termine, Reisen und Korrespondenz und sichern eine professionelle Empfangs- und Bewirtungsbetreuung.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie mehrjährige relevante Berufserfahrung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, verhandlungssicher.
• Langjährige einschlägige Berufserfahrung im Geschäftsführungs- oder Vorstandssekretariat.
• Erfahrung mit MS Office und SAP.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Belastbarkeit, Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Disposition von Raumressourcen, Einladung von Teilnehmenden, Organisation von Bewirtung.
• Eigenverantwortliche Organisation und Buchung von Reisen sowie Abrechnung von Spesen.
• Selbstständige Korrespondenz, Ablage und Telefondienst
• Pflege der geschäftsführungsspezifischen Kundendaten
• Fristgerechte Kalender- und Wiedervorlageführung
• Erstellung von Protokollen und Vorlagen für Vorstand/Aufsichtsrat
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden

Kenntnisse

MS Office

Deutsch verhandlungssicher

Englisch verhandlungssicher

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

ITK Dienstleistung | Projektunterstützung | Personalberatung

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass alle Formulierungen in den Projekt- und Stellenangeboten geschlechtsneutral sind. Bewerbungen von Frauen und Männern sind gleichermaßen für alle Anzeigen willkommen. Entscheidend sind die fachlichen und persönlichen Qualifikationen.

Luft- und Raumfahrt-Executive Assistance (all gender) (Ref.Nr.: 17655 - DA)

Vertragsverhältnis

Vertragsverhältnis Anstellung

Zeitraum

Zeitraum ab sofort bis 31.12.2026 mit Option auf Verlängerung

Aufgaben

Arbeitszeit: 35 Stunden pro Woche

Urlaubsanspruch: 30 Tage pro Jahr

• Disposition von Raumressourcen, Einladung von Teilnehmenden, Organisation von Bewirtung
• Eigenverantwortliche Organisation und Buchung von Reisen, deren akkurate Abrechnung sowie Abrechnungen von Tankbelegen und Ausgabequittungen
• Selbstständige, sachgerechte Erledigung von Korrespondenz, Ablage und Telefonaten
• Pflege der geschäftsführungsspezifischen Kundendaten
• Zeit- und sachgerechte Führung des Kalenders und von Wiedervorlagen
• Zusammenstellung und Versand von Vorlagen für Vorstand, Aufsichtsrat etc.
• Eigenverantwortliche organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Erstellung von Protokollen
• Professioneller Empfang sowie der Betreuung und Bewirtung von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden

Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Kenntnisse und Erfahrungen

• in ob. gen. Aufgaben
• langjährige einschlägige Berufserfahrung im Geschäftsführungs-, Vorstandssekretariat o. ä.
• Relevante einschlägige Fortbildungen wünschenswert
• in MS Office
• in SAP
• Deutsch und Englisch verhandlungssicher
• schnelle Auffassungsgabe, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Bereitschaft sich neue Themen anzueignen und kostenbewusstes Handeln
• ausgeprägte Serviceorientierung, Qualitätsbewusstsein und Durchsetzungsfähigkeit
• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• wertschätzende, teamfähige Persönlichkeit und ein hohes Maß an Resilienz