Eventkoordinator (m/w/div/kA)

Softgarden; Berlin; Hybrid; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten – bis zu 2 Tage Home

Bonusprogramm Bring your Bestie

28 Tage Urlaub

faire Vergütung über Tarif

Corporate Benefits

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Persönliche Entwicklung

Zusammenfassung

Softgarden in Berlin sucht eine engagierte Fachkraft für Veranstaltungskoordination, die unsere Strukturen mitgestaltet. Du übernimmst operative Abläufe vor, während und nach Veranstaltungen und fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen Service, Küche, Technik und externen Partnern.

Du bringst eine abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungs-, Gastronomie- oder kaufmännischen Bereich mit, arbeitest organisiert, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und kommunizierst sicher

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungs-, Gastronomie- oder kaufmännischen Bereich
• Strukturiertes, organisiertes Arbeiten auch in stressigen Situationen
• Gutes Deutsch- und Englischlevel
• Sicherer Umgang mit MS Office und Eventsoftware
• Teamfähigkeit und serviceorientierte Arbeitsweise

Aufgaben

• Operative Koordination und Umsetzung aller organisatorischen Abläufe vor, während und nach Veranstaltungen
• Direkte Schnittstelle zwischen Eventmanagement, internen Abteilungen (Service, Küche, Technik, Housekeeping) und externen Dienstleistern
• Sicherstellung, dass alle operativen Standards eingehalten werden
• Kontrolle und Steuerung von Auf- und Abbauprozessen gemäß Veranstaltungsplänen
• Betreuung der Eventlocations vor Ort als Anlaufstelle für Teams, Dienstleister und Gäste
• Telefonische Annahme und Bearbeitung von Reservierungen sowie Gästewünschen in enger Zusammenarbeit mit dem Reservierungsteam
• Pflege von Checklisten, Veranstaltungsdokumentationen und Übergabeprotokollen
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Optimierung operativer Prozesse

Kenntnisse

Organisierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Kundenorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungs-, Gastronomie- oder kaufmännischen Bereich

Tools

MS Office

Eventsoftware

Jobbeschreibung

Jeder Besuch ist anders. Jeder Mitarbeitende ist einzigartig. Jeder Gast ist besonders.

Jede Geschichte individuell und jeder Ort hat seinen eigenen Kern – seine eigene Seele, seinen eigenen Charakter.

Diversität – vereint an einem Ort. Das Hotel Telegraphenamt liegt direkt an der Museumsinsel, an der Schnittstelle zwischen historischem Berlin und Szene-Viertel.

Mit 97 Zimmern mehreren individuellen Restaurant-, Bar- und Cafébetrieben, einem 1.200 qm großen Fitnessstudio

und 1.000 qm privater Veranstaltungsfläche entsteht ein Hotspot für Locals und Globals.

Werde Teil des Teams, erfinde die Stadt neu und lebe mit uns was Du liebst!

• Verkürzte Probezeit (3 Monate) – schneller zur Sicherheit!
• Hybrides Arbeiten: Bis zu 2 Tage pro Woche im Home Office möglich, sofern keine Veranstaltungen anstehen und die operative Präsenz vor Ort erforderlich ist.
• Bonus-Programm „Bring your Bestie“ – Kolleg:innen werben und Prämie sichern!
• Persönliche Entwicklung – interne Weiterbildungen & Perspektiven
• Corporate Benefits – attraktive Rabatte & Mitarbeiterangebote
• Betriebliches Gesundheitsmanagement – deine Gesundheit im Fokus
• 28 Tage Urlaub + faire Vergütung (über Tarif)

Du willst nicht nur verwalten, sondern gestalten? Perfekt.
Wir befinden uns aktuell in einer spannenden Phase der Neustrukturierung. Unsere Event- und Sales-Prozesse werden neu gedacht – und du wirst ein zentraler Teil dieser Veränderung.

Was dich erwartet:

• Operative Koordination und Umsetzung aller organisatorischen Abläufe vor, während und nach Veranstaltungen
• Direkte Schnittstelle zwischen Eventmanagement, internen Abteilungen (Service, Küche, Technik, Housekeeping) und externen Dienstleistern
• Sicherstellung, dass alle operativen Standards und Abläufe eingehalten werden
• Kontrolle und Steuerung von Auf- und Abbauprozessen gemäß Veranstaltungsplänen
• Betreuung der Eventlocations vor Ort als erste Anlaufstelle für Teams, Dienstleister und Gäste
• Telefonische Annahme und Bearbeitung von Reservierungen sowie Gästewünschen in enger Zusammenarbeit mit dem Reservierungsteam
• Pflege von Checklisten, Veranstaltungsdokumentationen und Übergabeprotokollen
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Optimierung operativer Prozesse
• Hybrides Arbeiten: Bis zu 2 Tage pro Woche im Home Office möglich – jedoch nur, wenn keine Veranstaltungen anstehen und deine Präsenz vor Ort erforderlich ist

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungs-, Gastronomie- oder kaufmännischen Bereich
• Du bringst idealerweise Erfahrung in der operativen Eventkoordination, Veranstaltungsdurchführung oder in einer vergleichbaren Position mit
• Du arbeitest strukturiert, organisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick
• Du bist kommunikativ, dienstleistungsorientiert und kannst gut mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten
• Du bist belastbar, flexibel und scheust dich nicht vor Einsätzen am Abend oder am Wochenende
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und idealerweise mit gängiger Eventsoftware oder Reservierungssystemen
• Du sprichst sehr gutes Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind ein Plus