Event Support Specialist (m/w/d)

FERCHAU GmbH Wiesbaden Pharma & Life Science; Wiesbaden; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Attraktive Einkaufsvergünstigungen

Job summary

Arbeitsagentur in Wiesbaden sucht eine engagierte Person für die Position Event Support Specialist. Sie koordinieren Veranstaltungsprozesse, koordinieren Hotels und Abrechnungen und überwachen Compliance-Anforderungen im Eventbereich.

Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen zusammen, erstellen Reportings und unterstützen Sonderprojekte. Voraussetzungen sind eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Eventmanagement und exzellente MS Office-Kenntnisse sowie fließende Deutsch- und gute

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position im Eventmanagement oder administrativen Bereich wünschenswert
• Sehr gute MS Office Kenntnisse und Erfahrung mit digitalen Dokumentationssystemen wie MAP oder vergleichbaren Tools
• Verständnis für Compliance-relevante Prozesse im Unternehmensumfeld
• Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Koordination und Dokumentation von Veranstaltungsprozessen mit MAP und MS Office
• Recherche, Auswahl und Abrechnung von Hotels sowie Terminkoordination
• Überwachung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen bei Events
• Kommunikation mit internen und externen Kund:innen sowie Dienstleister:innen
• Kontrolle, Verwaltung und Archivierung aller veranstaltungsbezogenen Unterlagen
• Erstellung von Reportings für Veranstaltungsinitiator:innen im Unternehmen
• Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen auf Vollständigkeit
• Zusammenarbeit mit Event-, Finanz- und Compliance-Abteilungen zur Prozessoptimierung
• Durchführung oder Unterstützung bei Sonderprojekten außerhalb des Tagesgeschäfts
• Schulung neuer Kolleg:innen zu Prozessen, Tools und Systemen im Eventbereich

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MAP

MS Office

Job description

Die besten Köpfe für die unterschiedlichsten Aufgaben zu finden sowie Menschen und Technologien zu verbinden, und zwar täglich aufs Neue - dafür schätzen unsere Kunden FERCHAU. Unterstütze uns: als ambitionierte:r Kolleg:in, der:die wie wir Technologien auf die nächste Stufe bringen möchte. Wir realisieren spannende Projekte für namhafte Kunden in allen Technologiebereichen und für alle Branchen und überzeugen täglich mit fundierter Expertise und fachlichem Know-how.

Event Support Specialist (m/w/d)

Dein Aufgabengebiet

• Koordination und Dokumentation von Veranstaltungsprozessen mit MAP und MS Office
• Recherche, Auswahl und Abrechnung von Hotels sowie Terminkoordination
• Überwachung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen bei Events
• Kommunikation mit internen und externen Kund:innen sowie Dienstleister:innen
• Kontrolle, Verwaltung und Archivierung aller veranstaltungsbezogenen Unterlagen
• Erstellung von Reportings für Veranstaltungsinitiator:innen im Unternehmen
• Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen auf Vollständigkeit
• Zusammenarbeit mit Event-, Finanz- und Compliance-Abteilungen zur Prozessoptimierung
• Durchführung oder Unterstützung bei Sonderprojekten außerhalb des Tagesgeschäfts
• Schulung neuer Kolleg:innen zu Prozessen, Tools und Systemen im Eventbereich

Das erwartet Dich bei uns

• Unbefristete Festanstellung bei einem renommierten Unternehmen mit 60 Jahren Markterfahrung
• Zugang zu weiteren spannenden Projekten bei namhaften Kunden
• Persönliche Betreuung und Coaching vor dem Vorstellungsgespräch
• Wir setzen uns für dich ein - vom Bewerbungsprozess bis zum Karrierestart
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Einkaufsvergünstigungen (z. B. Reisen, Elektronik, Autos)

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung, z.B. Veranstaltungskaufmann:frau, Bürokaufmann:frau oder vergleichbar
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position im Eventmanagement oder administrativen Bereich wünschenswert
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie Erfahrung mit digitalen Dokumentationssystemen wie MAP oder vergleichbaren Tools
• Verständnis für Compliance-relevante Prozesse im Unternehmensumfeld
• Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift