Event & Project Operations Assistant (Sport Signage)

LE148 Wagner GmbH & Co.KG Sport Signage; Bayern; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

THE TEAM is seeking an Event & Project Operations Assistant to join our Commercial/Project Coordination team. Based either in Amberg, Germany or Orpington, London, the role is hybrid with 3 days in the office and international travel as required.

You will support the transition from commercial scope to organised delivery, maintaining clear project information, actions and handovers across Commercial, Estimating/Procurement, Design, Operations and support functions.

Qualifications

• Experience in project coordination or project-management support.
• Ability to organise cross-functional information and multiple deadlines.
• Experience in live events, motorsport, signage or production is advantageous.
• Comfort working with commercial and operational stakeholders.
• Project coordination and action management.
• Scope/change tracking.
• Document and version control.
• Cross-functional communication.
• Milestone/readiness tracking.
• Problem escalation and follow-through.

Responsibilities

• Project Setup: Create a clear project file/structure for assigned work including scope, stakeholders, milestones, approvals, actions and known dependencies.
• Cross‑Functional Coordination: Coordinate actions across Commercial, Estimating/Procurement, Design/Technical‑CAD, Operations, Logistics and other support functions.
• Handover to Delivery: Support handover meetings and ensure the delivery owner receives current scope, drawings, supplier information, approvals, assumptions, exclusions and outstanding actions.
• Scope & Change Tracking: Maintain a clear log of client changes, new requirements and decisions affecting delivery.
• Project Milestones & Readiness: Track key pre‑event milestones and highlight slippage.
• Documentation & Data Quality: Maintain organised project records and meeting notes.
• Event/On‑Site Support: Attend selected events to support continuity and coordination.
• Project Closeout & Improvement: Coordinate outstanding actions and improvements.

Skills

Project coordination

Cross-functional coordination

Event production

Documentation

Milestone tracking

Stakeholder management

Problem escalation

Change tracking

Job description

THE TEAM is proud to provide representation and marketing services to talent, brands and properties across 28 countries and more than 70 cities worldwide. Shaped by our belief in the unifying power of sports, music and entertainment, THE TEAM leads with intelligence, ideas and influence. For more information, please visit the.team. This role sits within our Sport Signage group. Sport Signage specialises in racetrack and sports‑event signage, offering end‑to‑end services from creative design and production to logistics, installation and software solutions. Backed by decades of global experience, our skilled team delivers bespoke design concepts, on‑site printing, ground painting, LED displays and sustainable materials to transform circuits into completely immersive, branded environments.

KEY INFORMATION: Office Location: This role can be based in either the Amberg, Germany or Orpington, London office Office Policy: Hybrid – 3 days in the office Travel Requirement: International event/client travel as required Sport Signage are looking for a Event & Project Operations Assistant to join our Commercial / Project Coordination team. The Event & Project Operations role supports the transition from commercial scope into organised project delivery by maintaining clear project information, actions, changes and cross‑functional handovers. The role sits within the Commercial Director's department and provides project coordination across Commercial, Estimating/Procurement, Design, Operations and support functions. It is not the overall on‑site event owner. For Formula 1, the assigned Operations Manager remains accountable for event delivery.

WHAT YOU WILL BE DOING:

1. Project Setup Create a clear project file/structure for assigned work including scope, stakeholders, milestones, approvals, actions and known dependencies. Confirm the current version of client requirements and identify missing information before handover.
2. Cross‑Functional Coordination Coordinate actions across Commercial, Estimating/Procurement, Design/Technical‑CAD, Operations, Logistics and other support functions. Maintain clear owners and deadlines and elevate unresolved dependencies.
3. Handover to Delivery Support structured handover meetings and ensure the delivery owner receives current scope, drawings, supplier information, approvals, assumptions, exclusions and outstanding actions. Keep handover information current when material changes occur.
4. Scope & Change Tracking Maintain a clear log of client changes, new requirements and decisions affecting delivery. Route items requiring commercial assessment to the Commercial team and communicate approved outcomes to affected functions.
5. Project Milestones & Readiness Track key pre‑event/project milestones and highlight slippage that threatens delivery readiness. Support the responsible manager in coordinating recovery actions without assuming their specialist ownership.
6. Documentation & Data Quality Maintain organised project records, current files, meeting notes, approvals and relevant closeout information. Reduce reliance on informal messages or individual memory for important project decisions.
7. Event/On‑Site Support Attend selected events where project continuity, client coordination or change/documentation support is required. Support the Operations Manager/DTM Project Lead without displacing their on‑site accountability.
8. Project Closeout & Improvement Coordinate outstanding project actions, commercial change information, supplier/operational feedback and lessons after delivery. Identify recurring handover or information‑quality issues and recommend improvements.

THE SKILLS AND EXPERIENCE YOU NEED:

• Project coordination, commercial operations, event production or project‑management support experience.
• Strong ability to organise cross‑functional information and multiple deadlines.
• Experience in live events, motorsport, signage or production is advantageous.
• Comfort working with both commercial and operational stakeholders.
• Project coordination and action management.
• Scope/change tracking.
• Document and version control.
• Cross‑functional communication.
• Milestone/readiness tracking.
• Problem escalation and follow‑through.

WICHTIGE INFORMATIONEN:

Arbeitsort: Diese Position kann entweder im Büro in Amberg, Deutschland, oder in Orpington, London, angesiedelt sein Büroregelung: Hybrid - 3 Tage im Büro Reisetätigkeit: Internationale Veranstaltungs- und Kundenreisen nach Bedarf.

IHRE AUFGABEN:

1. Projekteinrichtung Für zugewiesene Arbeiten eine klare Projektakte bzw. -struktur mit Leistungsumfang, Beteiligten, Meilensteinen, Freigaben, Maßnahmen und bekannten Abhängigkeiten erstellen. Die aktuelle Fassung der Kundenanforderungen bestätigen und fehlende Informationen vor der Übergabe identifizieren.
2. Bereichsübergreifende Koordination Maßnahmen zwischen kaufmännischem Bereich, Kalkulation/Beschaffung, Design/Technik‑CAD, operativem Bereich, Logistik und weiteren Unterstützungsfunktionen koordinieren. Klare Verantwortliche und Fristen sicherstellen und ungeklärte Abhängigkeiten eskalieren.
3. Übergabe an die Umsetzung Strukturierte Übergabebesprechungen unterstützen und sicherstellen, dass die umsetzungsverantwortliche Person aktuelle Angaben zu Leistungsumfang, Zeichnungen, Lieferanten, Freigaben, Annahmen, Ausschlüssen und offenen Maßnahmen erhält. Übergabeinformationen bei wesentlichen Änderungen aktuell halten.
4. Verfolgung von Leistungsumfang und Änderungen Ein klares Protokoll von Kundenänderungen, neuen Anforderungen und umsetzungsrelevanten Entscheidungen führen. Kaufmännisch zu bewertende Punkte an das kaufmännische Team weiterleiten und genehmigte Ergebnisse an betroffene Funktionen kommunizieren.
5. Projektmeilensteine und Einsatzbereitschaft Wesentliche Meilensteine vor Veranstaltungen bzw. im Projekt verfolgen und Verzögerungen hervorheben, die die Umsetzungsbereitschaft gefährden. Die verantwortliche Führungskraft bei der Koordination von Gegenmaßnahmen unterstützen, ohne deren fachliche Verantwortung zu übernehmen.
6. Dokumentation und Datenqualität Geordnete Projektunterlagen, aktuelle Dateien, Besprechungsnotizen, Freigaben und relevante Abschlussinformationen pflegen. Die Abhängigkeit von informellen Nachrichten oder individuellem Gedächtnis bei wichtigen Projektentscheidungen verringern.
7. Veranstaltungsunterstützung vor Ort Ausgewählte Veranstaltungen besuchen, wenn Projektkontinuität, Kundenkoordination oder Unterstützung bei Änderungen und Dokumentation erforderlich ist. Die operative Eventleitung bzw. DTM‑Projektleitung unterstützen, ohne deren Verantwortung vor Ort zu verdrängen.
8. Projektabschluss und Verbesserung Offene Projektmaßnahmen, kaufmännische Änderungsinformationen, Lieferanten‑ und operative Rückmeldungen sowie Erkenntnisse nach der Umsetzung koordinieren. Wiederkehrende Probleme bei Übergaben oder Informationsqualität identifizieren und Verbesserungen empfehlen.

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN UND ERFAHRUNGEN:

• Erfahrung in Projektkoordination, kaufmännischen Abläufen, Veranstaltungsproduktion oder Projektmanagementunterstützung.
• Ausgeprägte Fähigkeit, bereichsübergreifende Informationen und mehrere Fristen zu organisieren.
• Erfahrung bei Live‑Veranstaltungen, im Motorsport, in Beschilderung oder Produktion ist von Vorteil.
• Sicherheit in der Zusammenarbeit mit kaufmännischen und operativen Ansprechpartnern.
• Projektkoordination und Maßnahmenmanagement.
• Verfolgung von Leistungsumfang und Änderungen.
• Dokumenten- und Versionskontrolle.
• Bereichsübergreifende Kommunikation.
• Verfolgung von Meilensteinen und Einsatzbereitschaft.
• Problemeskalation und konsequente Nachverfolgung.

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