Fleet Manager (Sport Signage)

LE148 Wagner GmbH & Co.KG Sport Signage; Bayern; Hybrid; EUR 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

THE·TEAM is seeking a Fleet Manager to own and optimise the company’s vehicle assets within the Central Operations / Logistics team. The role covers owned, leased and client-rented vehicles, ensuring visibility, compliance and readiness for events and operations.

You will coordinate with Logistics, event managers and external providers, plan servicing and allocate vehicles for client requirements, while driving cost efficiency and reliability across the fleet.

Qualifications

• Experience managing vehicles, rentals or fleet operations.
• Strong record-keeping for maintenance, dates and handovers.
• Experience coordinating external service providers and resolving time-critical issues.

Responsibilities

• Maintain an accurate fleet register of owned, leased and rented vehicles.
• Plan routine servicing, inspections, repairs and readiness to minimise downtime.
• Create vehicle allocation plans from approved event/client requirements and coordinate handovers.
• Coordinate rental providers and maintain booking records, extensions and returns.
• Manage vehicle damage and incidents with documentation and follow-up actions.
• Coordinate with Logistics to align vehicle availability with event movements.
• Maintain vehicle documentation and compliance records; escalate regulatory questions as needed.
• Identify under-utilised or costly fleet usage and propose improvements.

Skills

Fleet administration

Maintenance scheduling

Vehicle allocation

Damage/incident record-keeping

Cost awareness

Job description

THE·TEAM is proud to provide representation and marketing services to talent, brands and properties across 28 countries and more than 70 cities worldwide. Shaped by our belief in the unifying power of sports, music and entertainment, THE·TEAM leads with intelligence, ideas and influence. For more information, please visit the.team.

Sport Signage specializes in racetrack and sports-event signage, offering end-to-end services from creative design and production to logistics, installation and software solutions. Backed by decades of global experience, our skilled team delivers bespoke design concepts, on-site printing, ground painting, LED displays and sustainable materials to transform circuits into completely immersive, branded environments.

KEY INFORMATION: Office Location: This role can be based in either the Amberg, Germany or Orpington, London office. Office Policy: Hybrid - 3 days in the office. Travel Requirement: Travel as required.

Sport Signage are looking for a Fleet Manager to join our Central Operations / Logistics team. The Fleet Manager provides dedicated ownership of Sport Signage vehicles, including vehicles used for company operations and vehicles rented to Formula 1 or other clients. The role ensures the fleet is visible, compliant, available, maintained and allocated effectively to operational and client requirements.

Fleet Management sits within Central Operations / Logistics and works closely with Logistics, event Operations Managers, Finance/Commercial and external vehicle providers.

WHAT YOU WILL BE DOING:

• Fleet Register & Visibility: Maintain an accurate register of owned, leased and relevant rented vehicles. Track location, status, availability, assigned user/event, key dates and known issues. Provide reliable fleet information for operational planning.
• Maintenance & Readiness: Plan routine servicing, inspections, repairs, tyres and other readiness activity. Minimise vehicle downtime during critical event periods. Ensure known defects are recorded, prioritised and resolved before deployment where required.
• Event & Client Allocation: Translate approved event and client requirements into vehicle allocation plans. Coordinate handovers, returns, keys, documentation and condition checks. Identify shortages early and recommend rental or substitution options.
• Rental Provider Management: Coordinate approved rental providers and maintain clear records of bookings, extensions, returns and associated documentation. Monitor provider service and vehicle suitability and elevate recurring issues.
• Damage & Incident Management: Maintain records of damage, incidents, repair status and supporting information. Coordinate inspections and repair actions and provide information to relevant internal stakeholders. Ensure damage is not lost between users, events and providers.
• Logistics Interface: Coordinate vehicle availability with the Logistics Coordinator so transport and event movement plans are realistic. Distinguish vehicle ownership/maintenance from shipment planning while keeping both functions aligned.
• Compliance & Records: Maintain required vehicle documentation and service/inspection records. Escalate specialist legal or regulatory questions to qualified providers or the Risk/Compliance function.
• Cost & Utilisation: Maintain visibility of rental, lease, maintenance, repair, fuel and avoidable damage cost drivers where data is available. Identify under-utilised vehicles, repeated emergency rentals and opportunities to improve fleet planning.
• User Communication: Provide clear handover expectations and reporting routes for defects/damage. Ensure users understand basic return, cleanliness, refuelling/charging and documentation requirements where applicable.
• Continuous Improvement: Develop standard vehicle allocation, condition-check and maintenance processes. Use fleet data to improve availability, cost and operational reliability.

THE SKILLS AND EXPERIENCE YOU NEED:

Experience managing vehicles, rentals, fleet operations, transport assets or a comparable operational asset base. Strong administrative control of records, dates and handovers. Experience coordinating external service providers and resolving time‑critical vehicle issues. Motorsport/event fleet experience is advantageous.

• Fleet administration and asset visibility.
• Maintenance scheduling and provider coordination.
• Vehicle allocation and handover control.
• Damage/incident record keeping.
• Cost awareness and operational problem solving.

Diese Position ist in unserem Bereich Sport Signage angesiedelt. Sport Signage ist auf die Beschilderung und visuelle Gestaltung von Rennstrecken sowie Sportveranstaltungen spezialisiert und bietet einen Komplettservice – von kreativem Design und Produktion über Logistik und Montage bis hin zu Softwarelösungen. Dank jahrzehntelanger, weltweiter Erfahrung liefert unser kompetentes Team maßgeschneiderte Designkonzepte, Druckleistungen vor Ort, Bodenmarkierungen, LED-Anzeigen sowie nachhaltige Materialien, um Rennstrecken in rundum immersive, markenorientierte Erlebniswelten zu verwandeln.

WICHTIGE INFORMATIONEN: Arbeitsort: Diese Position kann entweder im Büro in Amberg, Deutschland, oder in Orpington, London, angesiedelt sein. Büroregelung: Hybrid - 3 Tage im Büro. Reisetätigkeit: Reisen nach Bedarf; überwiegend in Amberg tätig.

IHRE AUFGABEN:

• Fuhrparkverzeichnis und Transparenz: Ein korrektes Verzeichnis eigener, geleaster und relevanter gemieteter Fahrzeuge pflegen. Standort, Status, Verfügbarkeit, zugewiesene Nutzer/Veranstaltungen, wichtige Termine und bekannte Probleme verfolgen. Zuverlässige Fuhrparkinformationen für die operative Planung bereitstellen.
• Wartung und Einsatzbereitschaft: Regelmäßige Wartung, Prüfungen, Reparaturen, Reifenarbeiten und weitere Maßnahmen zur Einsatzbereitschaft planen. Fahrzeugausfallzeiten während kritischer Veranstaltungsphasen minimieren. Sicherstellen, dass bekannte Mängel erfasst, priorisiert und erforderlichenfalls vor dem Einsatz behoben werden.
• Zuteilung für Veranstaltungen und Kunden: Genehmigte Veranstaltungs- und Kundenanforderungen in Fahrzeugzuteilungspläne überführen. Übergaben, Rückgaben, Schlüssel, Dokumentation und Zustandsprüfungen koordinieren. Engpässe frühzeitig erkennen und Miet- oder Ersatzoptionen empfehlen.
• Management von Mietfahrzeuganbietern: Genehmigte Mietfahrzeuganbieter koordinieren und klare Aufzeichnungen über Buchungen, Verlängerungen, Rückgaben und zugehörige Dokumentation pflegen. Anbieterleistung und Fahrzeugeignung überwachen und wiederkehrende Probleme eskalieren.
• Schadens- und Vorfallmanagement: Aufzeichnungen über Schäden, Vorfälle, Reparaturstatus und ergänzende Informationen pflegen. Prüfungen und Reparaturmaßnahmen koordinieren und relevante interne Beteiligte informieren. Sicherstellen, dass Schäden zwischen Nutzern, Veranstaltungen und Anbietern nicht aus dem Blick geraten.
• Logistikschnittstelle: Fahrzeugverfügbarkeit mit der Logistikkoordination abstimmen, damit Transport- und Veranstaltungsbewegungspläne realistisch sind. Fahrzeugverantwortung und -wartung von der Sendungsplanung unterscheiden und beide Funktionen dennoch aufeinander abstimmen.
• Compliance und Unterlagen: Erforderliche Fahrzeugdokumentation sowie Wartungs- und Prüfnachweise pflegen. Spezielle rechtliche oder regulatorische Fragen an qualifizierte Dienstleister oder die Risiko-/Compliance-Funktion eskalieren.
• Kosten und Auslastung: Kostentreiber für Miete, Leasing, Wartung, Reparatur, Kraftstoff und vermeidbare Schäden transparent halten, soweit Daten verfügbar sind. Unzureichend ausgelastete Fahrzeuge, wiederkehrende Notfallmieten und Möglichkeiten zur Verbesserung der Fuhrparkplanung identifizieren.
• Nutzerkommunikation: Klare Erwartungen an Übergaben und Meldewege für Mängel und Schäden kommunizieren. Sicherstellen, dass Nutzer grundlegende Anforderungen an Rückgabe, Sauberkeit, Betankung/Aufladung und Dokumentation verstehen, soweit anwendbar.
• Kontinuierliche Verbesserung: Standardisierte Prozesse für Fahrzeugzuteilung, Zustandsprüfung und Wartung entwickeln. Fuhrparkdaten nutzen, um Verfügbarkeit, Kosten und operative Zuverlässigkeit zu verbessern.

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN UND ERFAHRUNGEN:

Erfahrung in der Verwaltung von Fahrzeugen, Vermietungen, Fuhrparkbetrieb, Transportbetriebsmitteln oder einem vergleichbaren operativen Betriebsmittelbestand. Konsequente administrative Kontrolle von Unterlagen, Terminen und Übergaben. Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und Lösung zeitkritischer Fahrzeugprobleme. Erfahrung mit Motorsport-/Veranstaltungsfuhrparks ist von Vorteil.

• Fuhrparkadministration und Betriebsmitteltransparenz.
• Wartungsplanung und Dienstleisterkoordination.
• Fahrzeugzuteilung und Übergabekontrolle.
• Dokumentation von Schäden und Vorfällen.
• Kostenbewusstsein und operative Problemlösung.

This job advertisement has been translated using AI. While every effort has been made to ensure accuracy, some wording or nuances may differ from the original version. Hinweis zur Übersetzung: Diese Stellenanzeige wurde mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) übersetzt. Obwohl größtmögliche Sorgfalt auf die Genauigkeit der Übersetzung verwendet worden ist, können einzelne Formulierungen oder sprachliche Nuancen von der Originalfassung abweichen.

THE·TEAM does not discriminate on the basis of race, sex, color, religion, age, national origin, marital status, disability, veteran status, genetic information, sexual orientation, gender identity or any other reason prohibited by law in provision of employment opportunities and benefits. THE·TEAM is proudly an equal opportunity employer. We are always searching for the most passionate and talented people from all backgrounds and experiences to join us. More than 20 years into our evolution, we continue to expand our global reach and capabilities to serve clients across sports, music and entertainment. We are committed to making a meaningful impact across key areas of inclusion, community service and sustainability — not only for our employees, but for clients and the industry at large.

THE·TEAM is a leading global sports, music and entertainment company. Led by intelligence, ideas and influence, we provide representation and marketing services to talent, brands and properties.