Document Controller (m/w/d)

Jacobs; Würzburg; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Firmenfitness und Jobrad Leasing

Zusatz zur betrieblichen Altersvorsoge

Zusammenfassung

Jacobs sucht am Standort Würzburg/Hannover eine/n Document Controller (m/w/d) zur effizienten Verwaltung der Projektdokumentation. Sie erfassen, genehmigen, verteilen und archivieren Dokumente gemäß internen Standards und regulatorischen Anforderungen und arbeiten dabei eng mit Fachbereichen zusammen.

Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im relevanten Bereich sowie mindestens 3 Jahre Erfahrung in Dokumentenkontrolle oder Dokumentenmanagement mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in einem relevanten Fachbereich oder vergleichbare Berufserfahrung
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentenkontrolle oder im Dokumentenmanagement in einer ähnlichen Position
• Gutes Verständnis von Dokumentenmanagementstandards, -praktiken und -systemen
• Kenntnisse in branchenspezifischen Vorschriften und Compliance-Anforderungen sind von Vorteil
• Bereitschaft zu Dienstreisen innerhalb Deutschlands und ins Ausland im Rahmen von Projekt- und Geschäftsanforderungen

Aufgaben

• Dokumente über den gesamten Lebenszyklus erfassen, genehmigen und verteilen
• Dokumentenmanagementsystem organisieren und pflegen
• Dokumente auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Konsistenz prüfen
• Mit Abteilungen und Stakeholdern zusammenarbeiten, Dokumente sammeln und validieren
• Änderungsanträge, Versionskontrolle und Freigabeprozesse verwalten
• Unterstützung bei Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungen im Dokumentenmanagementprozess
• Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellung von Dokumenten für Audits

Kenntnisse

Dokumentenkontrolle

Dokumentenmanagement

Organisation

Fristenmanagement

Kommunikation

Teamarbeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Ausbildung

Relevanter Fachbereich / Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Your impact

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Projektstandort in Würzburg und Hannover eine/n Document Controller (m/w/d)

Für den Bereich Power & Energy suchen wir einen engagierten und erfahrenen Document Controller (m/w/d), der unser Team unterstützt und für eine effiziente und organisierte Verwaltung der Projektdokumentation sorgt. Als Document Controller sind Sie verantwortlich für die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung diverser Projektdokumente in Übereinstimmung mit internen Standards und externen Vorschriften.

Was wir brauchen

• Erfassen und Verfolgen von Dokumenten während des gesamten Lebenszyklus (Erstellung, Genehmigung, Verteilung, Überarbeitung, Archivierung)
• Gewährleistung der Einhaltung interner Dokumentenrichtlinien und branchenspezifischer Vorschriften
• Organisation und Pflege des Dokumentenmanagementsystems
• Überprüfung und Aktualisierung von Dokumenten auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Konsistenz
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern, um Dokumente zu sammeln und zu validieren
• Verwaltung von Änderungsanträgen, Versionskontrolle und Dokumentenfreigabeprozessen
• Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungen im Dokumentenmanagementprozess
• Sicherstellung der rechtzeitigen Bereitstellung von Dokumenten für interne und externe Audits

Here's what you'll need

Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in einem relevanten Fachbereich oder vergleichbare Berufserfahrung

Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Dokumentenkontrolle oder im Dokumentenmanagement in einer ähnlichen Position

Gutes Verständnis von Dokumentenmanagementstandards, -praktiken und -systemen

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details
• Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld mehrere Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten
• Starke kommunikative Fähigkeiten und Teamorientierung
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse in MS Office und anderen relevanten Dokumentenmanagementsystemen
• Kenntnisse in branchenspezifischen Vorschriften und Compliance-Anforderungen sind von Vorteil
• Bereitschaft zu Dienstreisen innerhalb Deutschlands und ins Ausland im Rahmen von Projekt- und Geschäftsanforderungen

Was wir bieten

• Anstellung in nachhaltigen, zukunftsweisenden Projekten
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Firmenfitness und Job Rad Leasing
• Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Individuelle Karriereentwicklungsmöglichkeiten sowohl in Deutschland als auch international
• Diverse Mitarbeiternetzwerke

We value collaboration and believe that in-person interactions are crucial for both our culture and client delivery. We empower employees with our hybrid working policy, allowing them to split their work week between Jacobs offices/projects and remote locations enabling them to deliver their best work.

Your application experience is important to us, and we’re keen to adapt to make every interaction even better. If you require further support or reasonable adjustments with regards to the recruitment process (for example, you require the application form in a different format), please contact the team via Careers Support.