Customer Service Manager (B2B SaaS) – Prospitalia Cockpit (m/w/d)

Prospitalia GmbH; Deutschland; Hybrid; EUR 52,000 - 74,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderne Büroräume

Homeoffice möglich

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits

Job summary

Prospitalia GmbH in Deutschland sucht einen versierten Customer Service Manager (m/w/d) mit Fokus auf SaaS-Systeme. Sie analysieren komplexe Sachverhalte, klären Fehlermeldungen und unterstützen Kunden sowie interne Teams mit fachlich fundierten Antworten.

Sie arbeiten eng mit Produktentwicklung, Professional Services und Technik zusammen, gestalten Supportprozesse mit, betreiben KPI-Analysen und tragen zur Weiterentwicklung unserer Systeme bei. Flexible Arbeitsoptionen inkl.

Qualifications

• Erste Erfahrungen oder Lernbereitschaft im SaaS-Support.
• Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erfassen und logisch zu analysieren.
• Verständliche Formulierung technischer Inhalte für Kunden und interne Teams.

Responsibilities

• Erstqualifikation und Analyse eingehender Tickets (1st-Level-Support).
• Selbstständige Bearbeitung von Kundenanliegen im SaaS-Cockpit.
• Enge Zusammenarbeit mit Produktentwicklung, Professional Services und Technik.
• Unterstützung im Post-GoLive, Rückfragen klären und mit PS-Teams abstimmen.
• Monitoring der Support-KPIs und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen.
• Mitwirkung an Automatisierung im Ticketsystem und Wissensdatenbank.

Skills

SaaS Support

Analytisches Denken

Kommunikation

KI-Tools

Tools

Ticketing-System

CS Tools

Job description

Die Prospitalia GmbH verhilft seit 1993 als Deutschlands führender Einkaufsdienstleister im Gesundheitswesen Krankenhäusern, Klinikapotheken und Pflegeeinrichtungen zu mehr Wirtschaftlichkeit. Gemeinsam mit den Unternehmen der Vivecti Group – PS Healthcare Services, Wawibox, Miralytik, h‑trak, CoSolvia, den WMC‑Unternehmen, InSitu Software GmbH und der Hospital Management Group (HMG) – gestalten wir aktiv den Wandel im deutschen Gesundheitswesen. Wir schaffen innovative Lösungen in den Bereichen Einkauf, Digitalisierung und Beratung.

Über die Rolle

Wir suchen einen versierten Customer Service Manager (m/w/d), der nicht nur kommunikativ stark ist, sondern auch ein ausgeprägtes Verständnis für SaaS‑Systeme, Datenprozesse und technische Arbeitsabläufe mitbringt.

Du fühlst dich wohl darin, komplexe Sachverhalte zu analysieren, Fehlerstrukturen nachzuvollziehen und Kunden wie interne Teams mit fachlich fundierten Antworten zu unterstützen. Dein technisches Verständnis hilft dir dabei, Probleme schnell einzuordnen, präzise Lösungen zu formulieren und aktiv an der Weiterentwicklung unserer Systeme mitzuwirken.

Deine Aufgaben

• Erstqualifikation und Analyse eingehender Tickets (1st-Level-Support), inkl. Bewertung von Fehlermeldungen, Prozesslogiken und Systemverhalten
• Selbstständige Bearbeitung von Kundenanliegen im Cockpit (SaaS): von Funktionsfragen bis zur Ersteinschätzung zu technischen Problemen
• Enge Zusammenarbeit mit Fachabteilungen wie Produktentwicklung, Professional Services und Technik
• Unterstützung im Post-GoLive, indem du Rückfragen der Kunden übernimmst und mit PS‑Teams abstimmst
• Monitoring der Support-KPIs und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen
• Mitwirkung an Automatisierung im Ticketsystem: Workflows, Routing, Klassifizierungslogik
• Mitarbeit am KI‑Bot: strukturiertes Aufbereiten technischer Inhalte, Erstellen und Pflegen relevanter Wissenseinträge
• Pflege der Wissensdatenbank (technische FAQs, Anleitungen, Troubleshooting Steps)
• Mitarbeit in Workshops zur Weiterentwicklung unserer technischen Supportprozesse

Das wünschen wir uns von dir

• Erste Erfahrungen oder hohe Lernbereitschaft im Support von SaaS‑Lösungen
• Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erfassen, Fehler logisch zu analysieren und reproduzierbar aufzuarbeiten
• Verständnis für Themen wie: Datenflüsse, Nutzerrechte, Schnittstellenverhalten, Konfigurationen, Systemlogiken
• Fähigkeit, technische Inhalte verständlich zu formulieren – für Kunden und für interne Teams
• Freude daran, mit neuen Technologien, KI‑gestützten Tools und digitalen Prozessen zu arbeiten
• Analytisches Denken, strukturierte Problemlösung und ein hohes Qualitätsbewusstsein

Darauf kannst du Dich freuen

• Sicherheit: Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und einen sicheren Arbeitsplatz in einem stetig wachsenden Unternehmen aus der Gesundheitsbranche sowie ein ambitioniertes, diverses Team mit Hands-on-Mentalität
• Benefits: Moderne Büroräume oder die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten sowie neuste Arbeitsmittel, betriebliche Altersvorsorge, Corporate Benefits etc.
• Perspektiven: Individuell auf Dich zugeschnittene Fort- und Weiterbildungen, die Deine Fachkompetenz und persönliche Entwicklung fördern
• Unterstützung: Ausführliche Einarbeitung – Du wirst die einzelnen Abteilungen und die Geschäftsprozesse kennenlernen, ein Pate begleitet Dich durch den Einarbeitungsprozess
• Sport & Gesundheit: Nutze über 4.000 Sport- und Gesundheitseinrichtungen zu vergünstigten Firmenkonditionen über unseren Partner EGYM WELLPASS oder lease ein JobRad