Chief of Staff (m/w/d)

Bernstein Group; Berlin; Hybrid; EUR 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Deutschlandticket Finanzierung

JobRad

Job summary

Bernstein Group in Berlin sucht eine:n Chief of Staff (m/w/d) zur engen Zusammenarbeit mit den geschäftsführenden Gesellschafter:innen. Sie übersetzen strategische Ziele in konkrete Maßnahmen, steuern standortübergreifende Initiativen und führen das Corporate Services-Team disziplinarisch.

Die Stelle bietet eine spannende Schnittstellenrolle in einer wachstumsorientierten Beratung. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung an Organisationsentwicklung, Digitalisierung und dem Einsatz von KI,

Qualifications

• Berufserfahrung in einer strategischen oder operativen Steuerungsrolle
• Fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie Vertrags- und Compliance-Management
• Konzeptionelles Verständnis von Buchungslogik und Kontenrahmen
• IT-Affinität, Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern, sicherer Umgang mit LLMs

Responsibilities

• Strategische Begleitung der geschäftsführenden Gesellschafter:innen und Übersetzung von Zielen in Maßnahmen
• Agenda- und Zeitmanagement, Vorbereitung von Meetings und Dokumenten
• Steuerung strategischer Initiativen, Organisationsentwicklung, Digitalisierung und KI
• Analyse & Management-Reporting inklusive Dashboards und Kennzahlen
• Führung der Corporate Services (Office, Buchhaltung, IT, Controlling, HR-Payroll, Legal & Compliance)
• Verträge, Kosten & Dienstleister verhandeln und überwachen
• Schnittstelle zu Mandanten, Team und Stakeholdern und transparente Kommunikation

Skills

Strategische Planung

Projektmanagement

Führung

Vertragsmanagement

IT-Dienstleistersteuerung

LLMs-Einsatz

Education

Berufserfahrung in Steuerung/Strategie

Tools

LLMs

Buchhaltungs-Software

Job description

Bernstein Group

Die Bernstein Group ist eine Unternehmensberatung für strategische Kommunikation mit einem Fokus auf kommunikative Sondersituationen, komplexe politische Entscheidungsprozesse und Regulierungsfragen. Seit unserer Gründung im Jahr 2001 haben wir uns stetig weiterentwickelt und sind heute mit einem 40-köpfigen Team an den Standorten Berlin, Brüssel und Frankfurt am Main vertreten. Wir arbeiten eng mit unseren Mandanten zusammen, entwickeln maßgeschneiderte Strategien und setzen diese erfolgreich um. Unsere Arbeit basiert auf fundierten Methoden, dem Einsatz von Technologie und datengetriebenen Analysen. Wir sind davon überzeugt, dass unsere Mitarbeiter:innen mit ihren vielfältigen Erfahrungen und Perspektiven ab dem ersten Tag einen wertvollen Beitrag leisten.

Wir suchen an dem Standort Berlin eine:n Chief of Staff (m/w/d)

Du denkst unternehmerisch, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und möchtest direkt an der Seite der geschäftsführenden Gesellschafter:innen Verantwortung übernehmen? Du willst nicht nur verwalten, sondern Strategie in Strukturen, Prozesse und Ergebnisse übersetzen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Diese spannenden Aufgaben erwarten Dich:

• Strategische Begleitung der geschäftsführenden Gesellschafter:innen: Du arbeitest eng mit der geschäftsführenden Gesellschafterin zusammen und bist ihre zentrale:r Sparringspartner:in. Du übersetzt strategische Ziele in konkrete Maßnahmen, priorisierst Themen und sorgst dafür, dass Entscheidungen vorbereitet, getroffen und umgesetzt werden.
• Agenda & Zeitmanagement: Du steuerst Termine, Prioritäten und Agenda der geschäftsführenden Gesellschafter:innen. Du bereitest Meetings inhaltlich vor, stellst sicher, dass alle relevanten Informationen vorliegen, versendest Agenden und Unterlagen und hältst nach, dass Vereinbarungen umgesetzt werden.
• Steuerung strategischer Initiativen: Du verantwortest unternehmensweite Projekte, etwa zu Organisationsentwicklung, Digitalisierung und dem Einsatz von KI. Du koordinierst die Beteiligten über Standorte und Teams hinweg, hältst Fortschritt, Ressourcen und Zeitpläne im Blick, erkennst Risiken frühzeitig und steuerst gegen, wenn sich Rahmenbedingungen ändern.
• Analyse & Management-Reporting: Du lieferst regelmäßige Dashboards und wirtschaftliche Kennzahlen an Berater:innen und geschäftsführende Gesellschafter:innen und verdichtest Informationen aus dem gesamten Unternehmen zu einem klaren Gesamtbild.
• Führung der Corporate Services: Du trägst die Gesamtverantwortung für unsere Corporate Services, bestehend aus Office Management, Buchhaltung, IT, Controlling, HR-Payroll sowie Legal & Compliance, und führst das Team disziplinarisch und fachlich. Du hinterfragst bestehende Abläufe, entwickelst Prozesse weiter und sorgst für eine belastbare operative Grundlage, auf der die Beratung wachsen kann.
• Verträge, Kosten & Dienstleister: Du erstellst und verhandelst Verträge mit Mandanten und Partnern, auf Deutsch und Englisch. Du behältst Tools, Kosten und Vertragsfristen im Blick, steuerst externe Partner wie IT- und Compliance-Dienstleister oder Zertifizierungsstellen und bringst Optimierungspotenziale aktiv ein.
• Kommunikation & Schnittstellenfunktion: Du bist Schnittstelle zwischen geschäftsführenden Gesellschafter:innen, Team, Mandanten und weiteren Stakeholdern und sorgst dafür, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit eingebunden sind. Du schaffst Transparenz über Entscheidungen und Prioritäten, formulierst Kommunikation im Namen der geschäftsführenden Gesellschafter:innen und koordinierst den Austausch rund um zentrale Unternehmensereignisse.

Was du mitbringst:

• Erfahrung & Ausbildung: Du bringst Berufserfahrung in einer strategischen oder operativen Steuerungsrolle mit, idealerweise in einer Beratung, Agentur, Kanzlei oder einer ähnlich strukturierten Dienstleistungsorganisation.
• Fachliche Kenntnisse: Du verfügst über fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse sowie im Vertrags- und Compliance-Management. Du hast ein konzeptionelles Verständnis von Buchungslogik und Kontenrahmen. IT-Affinität, Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern sowie ein sicherer Umgang mit LLMs sind für diese Rolle wichtig.
• Persönlichkeit & Arbeitsweise: Du denkst strategisch, analysierst präzise und handelst pragmatisch. Du triffst fundierte Entscheidungen und findest Lösungen, wo andere Probleme sehen. Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Themen und engen Fristen den Überblick und setzt klare Prioritäten. Neben der Führungsrolle packst du selbst mit an, arbeitest eigenständig wie im Team und bringst Energie und Eigeninitiative mit. Du hast Freude daran, Prozesse zu optimieren, zu standardisieren und zu automatisieren, und gehst diskret mit sensiblen Gesellschafter-, Personal- und Vertragsdaten um.
• Kommunikation & Führung: Du überzeugst auf Augenhöhe mit geschäftsführenden Gesellschafter:innen und dem Team und gewinnst andere für Veränderungen. Erfahrung in der Teamführung ist von Vorteil. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.

Was wir bieten:

Als Chief of Staff arbeitest du direkt mit den geschäftsführenden Gesellschafter:innen zusammen, erhältst tiefe Einblicke in alle Bereiche einer wachsenden Beratung und gestaltest ihre Weiterentwicklung aktiv mit.

• Dazu bieten wir dir ein attraktives Gesamtpaket: eine vollständig arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge (Direktversicherung) sowie die Wahl zwischen verschiedenen Zusatzleistungen, etwa einer Mitgliedschaft bei Urban Sports Club, der Finanzierung des Deutschlandtickets oder einem JobRad.
• Zudem profitierst du von unserem zentral gelegenen Büro in Berlin mit sehr guter Anbindung und vielfältiger Infrastruktur.
• Gute Zusammenarbeit bedeutet für uns mehr als reibungslose Abläufe.
• Deshalb legen wir großen Wert auf den persönlichen Austausch im Team und schaffen regelmäßig Gelegenheiten zusammenzukommen, im Arbeitsalltag wie bei gemeinsamen Events.
• Zugleich bieten wir dir die nötige Flexibilität: Nach individueller Absprache kannst du mobil arbeiten.

Du erfüllst nicht alle Anforderungen, glaubst aber, perfekt zu uns zu passen? Bewirb dich! Wir sind ein vielfältiges Team und schätzen die unterschiedlichen Karrierewege unserer Mitarbeiter:innen.