Chief Of Staff

Intega Solutions; Ismaning; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Direkter Einblick in Founders-Ebene

Regelmäßige Kundentermine

Mittagessen

Job summary

Intega Solutions sucht eine Executive Assistant to Founders, direkt an der Seite der beiden Geschäftsführer:innen. Du übersetzt strategische Vorgaben in operative Klarheit, strukturierst Input zu klaren Aufgabenpaketen und führst Kundenprojekte so, dass Ergebnisse messbar bleiben.

Du sitzt am Tisch, wenn Entscheidungen fallen, arbeitest operativ im Recruiting mit und steuerst interne wie externe Kommunikation.

Qualifications

• 3–5 Jahre Berufserfahrung, ideal aus Beratung, Startup, Scale-up oder vergleichbar dynamischer Umgebung.
• Erfahrung in einer Schnittstellen-, Chief-of-Staff- oder Projektmanagement-Rolle ist ein Plus.
• Du denkst strategisch mit, priorisierst selbstständig.
• Du kannst auf Augenhöhe mit Geschäftsführung und Kunden sprechen, professionell, aber nicht steif.
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; sicherer Umgang mit gängigen Tools.

Responsibilities

• Executive-Assistenz der Geschäftsführung, direkter Draht zu Kunden, Koordination von Projekten, Reports und KPIs.
• Eigenständige Übernahme von Projekten aus dem Portfolio der Geschäftsführung; Verantwortung wächst.
• Strukturieren, priorisieren, Stichpunkte in saubere To-Dos und klare nächste Schritte übersetzen.
• Operativ im Recruiting unterstützen, Anforderungsaufnahme, Kandidatenkommunikation, Prozessbegleitung.
• Interne und externe Kommunikation steuern; Informationen pünktlich an die richtigen Stakeholder liefern.

Skills

Projektmanagement

Executive support

Kundenkontakt

Strategische Denkweise

Tools

Microsoft 365

Slack

Projektmanagement-Tools

Job description

Wir sind eine Full-Service End-to-End Recruiting-Beratung (Recruitment Process Outsourcing), die sich dadurch einen Namen gemacht hat, die Probleme unserer Kunden tatsächlich zu lösen. Das schaffen wir nicht durch Standardprozesse, sondern durch die richtigen Menschen.

Jetzt suchen wir eine:n Executive Assistant to Founders — direkt an der Seite unserer beiden Geschäftsführer:innen. Du übersetzt strategische Vorgaben in operative Klarheit, machst aus unstrukturiertem Input strukturierte Aufgabenpakete und führst Kundenprojekte so, dass Ergebnisse messbar bleiben.

Das ist keine klassische Assistenz. Du sitzt mit am Tisch, wenn Kunden- und Geschäftsentscheidungen fallen, und bekommst Einblick in das tägliche Leben von Foundern, den du in kaum einer anderen Rolle bekommst.

Was du bei uns machst

• Geschäftsführung im Kundenkontakt entlasten. Du bist direkter Draht zu unseren Kunden, koordinierst Projekte, übernimmst Reportings, sammelst KPIs und Referenzen und dokumentierst Ergebnisse so, dass wir sie für Kundenkommunikation und Business Development weiterverwenden können.
• Projekte übernehmen. Du übernimmst eigenständig Projekte aus dem Portfolio der Geschäftsführung — von der Koordination bis zur inhaltlichen Steuerung. Verantwortung wächst mit.
• Strukturieren, priorisieren, mitdenken. Du übersetzt Stichpunkte, Voice Memos und kurze Briefings in saubere To-Dos, klare Aufgabenpakete und nachvollziehbare nächste Schritte — und kommunizierst sie ans Team.
• Operativ im Recruiting mitarbeiten. Du unterstützt bei laufenden Recruiting-Themen — Anforderungsaufnahme, Kandidat:innenkommunikation, Prozessbegleitung.
• Kommunikation steuern. Intern wie extern. Du sorgst dafür, dass die richtigen Informationen bei den richtigen Leuten ankommen — pünktlich, präzise, ohne Reibungsverluste.
• Akademischer Hintergrund. Welche Richtung — offen.
• 3-5 Jahre Berufserfahrung, idealerweise aus Beratung, Startup, Scale-up oder einer vergleichbar dynamischen Umgebung. Erfahrung in einer Schnittstellen-, Chief-of-Staff- oder Projektmanagement-Rolle ist ein Plus.
• Du denkst strategisch mit. Du erkennst, was wichtig ist und was nicht — und priorisierst selbstständig.
• Du kannst auf Augenhöhe mit Geschäftsführung und Kunden reden. Professionell, ohne steif zu sein. Wir lassen dich auch alleine ins Kundengespräch.
• Du baust Struktur in Unstrukturiertes — pragmatisch, nicht bürokratisch.
• Du arbeitest selbstständig. Micromanagement brauchst du nicht — und würdest es bei uns auch nicht bekommen.
• Du hast Biss. Du bleibst dran, wenn es zäh wird, und sagst, was gesagt werden muss — auch nach oben.
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Sicherer Umgang mit den gängigen Tools (M365, Slack, Projektmanagement-Tools).

Was du bei uns bekommst

Direkten Einblick in das tägliche Leben von Foundern — wie Entscheidungen getroffen werden, wie Kunden geführt werden, wie ein Unternehmen aus dem Inneren funktioniert. Viel Freiraum, Verantwortung und Vertrauen, und damit die Möglichkeit, deutlich schneller zu wachsen, als es in klassischen Strukturen möglich wäre. Bei uns gibt es keine künstliche Grenze nach oben — nicht in deiner Verantwortung, nicht in deiner Entwicklung.

• Direkter Kundenkontakt und Einblick in die Founder-Ebene
• Regelmäßige Kundentermine und Reisen
• Mittagessen

Klingt nach dir? Wir freuen uns auf dich.