Chefsekretärin (m/w/d)

Uniklinikum Jena; Jena; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Jena sucht eine/n engagierte/n Sekretariatsfachkraft zur eigenständigen Organisation des Chefarztsekretariats und Koordination von Terminen.

Sie arbeiten in Deutsch und Englisch, verfassen Briefe und E-Mails, unterstützen bei Personalplanung und Administration, arbeiten eng mit Klinikleitung, Pflegepersonal und Verwaltung zusammen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, MFA, Arztsekretär*in).
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Klinikbereich von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in MS Office und Krankenhausinformationssystemen (z. B. SAP).
• Medizinische Terminologie sicher beherrschen.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Führung des Chefarztsekretariats.
• Terminplanung und -koordination (Sprechstunden, Besprechungen, externe Termine der Klinikleitung)
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Selbstständiges Verfassen von Briefen, E-Mails und internen Mitteilungen
• Korrektur von Arztbriefen, Gutachten und Befunden
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Fortbildungsveranstaltungen
• Reiseplanung und -abrechnung für die Klinikleitung
• Unterstützung bei der Personalplanung und -verwaltung im ärztlichen Bereich
• Verwaltung und Pflege von Patientenakten sowie Unterstützung bei administrativen Abläufen
• Schnittstellenfunktion zwischen Chefarzt/Klinikleitung, Pflegepersonal, Verwaltung und anderen Abteilungen

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische oder medizinische Ausbildung

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Das sind Ihre Aufgaben:

• Eigenständige Organisation und Führung des Chefarztsekretariats
• Terminplanung und -koordination (Sprechstunden, Besprechungen, externe Termine der Klinikleitung)
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• selbstständiges Verfassen von Briefen, E-Mails und internen Mitteilungen
• Korrektur von Arztbriefen, Gutachten und Befunden
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Fortbildungsveranstaltungen (inkl. Protokollführung)
• Reiseplanung und -abrechnung für die Klinikleitung
• Unterstützung bei der Personalplanung und -verwaltung im ärztlichen Bereich
• Verwaltung und Pflege von Patientenakten sowie Unterstützung bei administrativen Abläufen (z. B. Abrechnung, Dokumentation)
• Schnittstellenfunktion zwischen Chefarzt/Klinikleitung, Pflegepersonal, Verwaltung und anderen Abteilungen

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, MFA, Arztsekretär*in)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Klinikbereich von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office und Krankenhausinformationssystemen (z. B. SAP)
• Kenntnisse der medizinischen Terminologie
• Organisationstalent, Diskretion und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Belastbarkeit und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 219/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren mit Option auf Verlängerung, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.