Büroleiter/in

RSP Advice Unternehmensberatung Ralf Schmidt; Velbert; Vor Ort; EUR 52.000 - 68.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Handels‑, Dienstaus‑ und Handwerksunternehmen in Velbert sucht eine Büroleitung (m/w/d) zur selbständigen Organisation des Büros und zur Unterstützung des Inhabers bei der Einführung neuer softwaregestützter Prozesse.

Zu den Aufgaben gehören Vorbereitung der Buchhaltung, Einkauf, Angebotserstellung, Projektbearbeitung sowie Koordination von Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen. Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Langjährige, umfangreiche Tätigkeit als Assistenz, Büroleitung oder Sekretär/in.
• Erfahrungen aus Handwerksbetrieben oder KMU mit Produktionstätigkeit oder technischen Leistungen/Service sind erforderlich.
• Erfahrung mit MS-Office, CRM-Systemen oder Handwerks-Softwarelösungen; Affinität zu digitalen Lösungen und KI; Projektarbeit.
• Deutsch C2 in Wort und Schrift; Englischkenntnisse wünschenswert.
• Dienstleistungsorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Verständnis für inhabergeführte Unternehmensstrukturen; Diskretion und Integrität.
• Durchsetzungsvermögen, diplomatisches Geschick, Kommunikationsstärke.

Aufgaben

• Selbständige Organisation des Büros
• Assistenz bei den betrieblichen Aufgabengebieten des Inhabers
• Vorbereitung und Umsetzung von Buchhaltung, Rechnungswesen und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
• Abwicklung des Einkaufsprozesses
• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Eigenständige Bearbeitung von Projekten
• Mitwirkung in Abstimmung und Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Partnern
• Vor- und Nachbereitung von wöchentlichen Team-Abstimmungsgesprächen, Protokollierung und Maßnahmenverfolgung
• Erstellung von Berichten, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
• Beschaffung und Analyse von Informationen für Geschäftsprozesse
• Vorbereitung und Koordination von Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Projektarbeit

Diskretion & Integrität

Teamkoordination

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

CRM-Systeme

Handwerks-Software

Jobbeschreibung

Der Kunde, ein Handels‑, Dienstaus‑ und Handwerksunternehmen mit rund 25 Jahre Erfahrung, sucht für die Planung, Automatisierung, Montage, Service und Handel von mechatronischen Zugangssystemen eine Büroleitung (m/w/d). Die Position wird in einem regional gut positionierten Betrieb im Umkreis von Velbert ausgeübt. In der ersten Betriebsphase begleitet der Inhaber die Umorganisation und die Einführung neuer software‑gestützter Prozesse, wobei der Büroleiter die operative Steuerung des Geschäfts begleitet.

Responsibilities

• Selbständige Organisation des Büros
• Mitarbeit und Assistenz bei den betrieblichen Aufgabengebieten des Inhabers
• Vorbereitung und Umsetzung von Buchhaltung, Rechnungswesen und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
• Abwicklung des Einkaufsprozesses
• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Eigenständige Bearbeitung von Projekten
• Aktive Mitwirkung in allen Bereichen der Abstimmung und Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Gesprächspartnern
• Vor‑ und Nachbereitung von wöchentlichen Abstimmungsgesprächen des Teams sowie Protokollierung und Verfolgung der Maßnahmen
• Erstellung von Berichten, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
• Beschaffung und Auswertung von Informationen für Geschäftsprozesse
• Vorbereitung und Koordination von Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Langjährige, umfangreiche Tätigkeit als Assistenz, Büroleitung oder Sekretär/in
• Erfahrungen aus Handwerksbetrieben oder KMU mit Produktionstätigkeit oder technischen Leistungen/Service sind unbedingt erforderlich
• Erfahren im Umgang mit MS‑Office, vorzugsweise in CRM‑Systemen oder Handwerks‑Softwarelösungen; Affinität zu digitalen Lösungen und KI sowie Erfahrung in der Projektarbeit
• Muttersprachliche Kenntnis der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2) ist Voraussetzung; Kenntnisse der englischen Sprache wären ideal.
• Dienstleistungsorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit Sensibilität für Zusammenhänge und Auswirkungen
• Verständnis für die Besonderheiten eines inhabergeführten Unternehmens, Diskretion und Integrität
• Souveräne Persönlichkeit mit guten kommunikativen Eigenschaften, diplomatisches Geschick, Charme, Tatkraft und Durchsetzungsvermögen
• Sicheres Auftreten, besonders im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen oder Kulturkreisen (Kunden, Zulieferer, Verbände)