Bürokauffrau / Assistenz - Family Office (m/w/d)

Kalda Projects; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeitszeitmodell

Attraktiver Arbeitsplatz in Berlin

Möglichkeit für Home Office

Zusammenfassung

Ein Family Office in Berlin sucht eine engagierte Bürokauffrau / Assistenz in Vollzeit oder Teilzeit. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Dokumentenmanagement, und Unterstützung im Rechnungswesen. Bewerber sollten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse haben. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit von Home Office werden geboten.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office oder Immobilienumfeld.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich.
• Hohe Zuverlässigkeit und diskretes Arbeiten sind notwendig.

Aufgaben

• Büroorganisation und Unterstützung des Office Managements.
• Verwaltung von Verträgen und Dokumenten.
• Unterstützung bei der Buchhaltung und Rechnungswesen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

MS-Office-Kenntnisse

Vertraulichkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Asana

Miro

Jobbeschreibung

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3 weeks ago Be among the first 25 applicants

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Base pay range

Wir sind ein werteorientiertes Family Office mit Sitz in Berlin und Hamburg.

Unsere Aufgaben sind vielfältig – von der Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten und Management von Immobilien bis hin zu Aufgaben im Rahmen von diversen Investitionen. Wir legen großen Wert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander.

Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Berlin suchen wir eine strukturierte und engagierte Bürokauffrau / Office Assistant (m/w/d) in Teilzeit (mind. 20 Stunden/Woche) oder Vollzeit – mit Präsenz an mindestens 2 Tagen pro Woche in unserem Büro in der Französischen Straße im Herzen Berlins.

Aufgaben

• Büroorganisation & Assistenz
  
  Sie übernehmen die Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.


• Administrative Unterstützung & Dokumentenmanagement
  
  Sie unterstützen im Tagesgeschäft, führen die Ablage und sorgen für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.


• Rechnungswesen & Buchhaltungsvorbereitung
  
  Sie bearbeiten Eingangsrechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung für unsere Steuerberater.


• Immobilienverwaltung & Betreuung
  
  Sie unterstützen bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.


• Unterlagen für Steuer & Recht
  
  Sie bereiten Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke vor und stimmen sich dazu mit unseren externen Beratern und Kanzleien ab.


• Externe Kommunikation & Koordination
  
  Als zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie zuverlässig mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern und koordinieren deren Einbindung.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische Ausbildung


• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld


• Erfahrung mit Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Immobilien Verwaltung


• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse


• Technologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Asana, Miro, AI-Tools wie ChatGPT, etc.)


• Diskrete, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise


• Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten


• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
  
  Flexible Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit möglich)


• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Berlins (Französische Straße), geschlossenes Büro in einem Büro mit anderen, inklusive Küche, Billardtisch und der Bereitstellung von Snacks


• Bei Bedarf 2-3 Tage remote work / home office


• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Umfeld


• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten

Seniority level

• Seniority level

  Associate

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Other

• Industries

  Investment Management

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