Team Assistant (m/w/d)

TieTalent; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kostenloses Mittagessen

Betriebliche Altersvorsorge

Zugang zu Mental Health Apps

Flexible Arbeitszeiten

Internes Fitnessstudio

28 Urlaubstage, die sich erhöhen

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen in der digitalen Werbung sucht einen Team Assistant (m/w/d) zur Unterstützung des Lead Executive Office. Bei diesem Job haben Sie die Möglichkeit, Ihre Organisationstalente einzubringen und eng mit Führungskräften zusammenzuarbeiten. Diese Rolle bietet Raum für persönliches Wachstum und Entwicklung in einem dynamischen Umfeld, eingebettet in eine Kultur, die Vielfalt und Chancengleichheit schätzt.

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich - idealerweise im Umfeld von Führungskräften oder Teams.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und Englischkenntnisse (mind. B2).
• Erfahrung mit digitalen Kalender- und Planungstools.

Aufgaben

• Koordination der Kalender der Geschäftsführung und effiziente Planung von Terminen.
• Übernahme der Reiseplanung und Abrechnung von Reisekosten.
• Organisation von Team-Events und Gästekoordination.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeiten

Selbständigkeit

Zuverlässigkeit

Lösungsorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevantes Studium

Tools

MS Office

Outlook

Jobbeschreibung

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About

bonial hilft Dir dabei Zeit, Geld und Papier zu sparen.

Wir sind ein digitaler Werbepartner für das Offline-Business. Wir unterstützen Händler:innen in deren Marketing-Aktivitäten und helfen dabei, neue Kund:innen zu gewinnen. Würdest du gern dazugehören und Teil des digitalen Wandels im Handel sein?

bonial ist Teil der Axel Springer SE und ist der führende “Drive to Store”-Partner in Deutschland und Frankreich. Wir inspirieren täglich Millionen von Nutzer:innen, indem wir sie mit ihren Lieblingshändlern und -marken durch "kaufDA" und "MeinProspekt" in Deutschland, und “bonial” in Frankreich verbinden.

Du behältst auch dann den Überblick, wenn drei Kalender gleichzeitig piepen, internationale Reisen geplant und Business-Lunches organisiert werden müssen? Du arbeitest gerne eng mit Führungskräften zusammen, kommunizierst souverän und hast Freude daran, die Dinge im Hintergrund zum Laufen zu bringen? Dann suchen wir genau dich.

Als Team Assistant (m/w/d) unterstützt du direkt unsere Lead Executive Office im operativen Tagesgeschäft und arbeitest eng mit wichtigen Stakeholder:innen zusammen, wie zum Beispiel unseren drei Managing Directors.

Du schaffst Struktur, erkennst Prioritäten, bevor sie ausgesprochen werden, und sorgst so dafür, dass sich unsere Geschäftsführung auf das Wesentliche konzentrieren kann. Du berichtest dabei an unsere Lead Executive Office, die dich eng begleitet, unterstützt und mit dir gemeinsam das professionelle Rückgrat unseres Top-Managements bildet. Du wirst die Möglichkeit haben, dich weiterzuentwickeln und in deiner Rolle zu wachsen, mit dem langfristigen Ziel, die Position eines Executive Assistants (m/w/d) zu übernehmen. Wir fördern diese Entwicklung aktiv und bieten dir die Chance, deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld zu erweitern.

• Du koordinierst eigenverantwortlich die Kalender der Geschäftsführung und sorgst dafür, dass Termine effizient geplant, priorisiert und abgestimmt werden – sowohl intern als auch extern
• Du übernimmst die vollständige Reiseplanung für die Geschäftsführung – inkl. Buchungen, Hotelreservierungen, Transfers und Kostenübernahmen
• Du kümmerst dich um die Abwicklung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen sowie Restaurantbuchungen und Bewirtungsbelegen
• Du stimmst Termine mit internen Teams und externen Partner:innen sowie Kund:innen ab – auch international
• Du übernimmst die Gästekoordination inkl. Anmeldungen, Begrüßung und Betreuung vor Ort
• Du organisierst regelmäßig Team-Events und Offsites
• Du wirkst bei internen Initiativen mit, z.B. bei der Winterkampagne oder dem Sustainability Day
• Du koordinierst die Nutzung und Anfragen rund um den Dienstwagenpool für die Geschäftsführung
• Du arbeitest eng mit weiteren Stakeholder:innen zusammen – z.B. dem People & Culture Team, Procurement oder Office Management
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein relevantes Studium und bringst erste Berufserfahrung im Assistenzbereich mit – idealerweise im Umfeld von Führungskräften oder Teams
• Du hast ein ausgeprägtes Organisationstalent, denkst vorausschauend und gehst auch bei parallel laufenden Aufgaben strukturiert vor
• Du arbeitest selbständig, zuverlässig und lösungsorientiert – und hast gleichzeitig Freude an enger Teamarbeit und am Austausch mit anderen Bereichen
• Du bringst sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit – auf Deutsch (mind. C1) und Englisch (mind. B2)
• Du gehst sicher mit Tools wie Outlook, MS Office, Reiseportalen und Buchungssystemen um und hast bereits mit digitalen Kalender- und Planungstools gearbeitet
• Du bleibst auch in stressigen Phasen ruhig, professionell und freundlich
• Du hast ein gutes Gespür für Diskretion, Fingerspitzengefühl im Umgang mit Führungskräften und ein hohes Maß an Vertraulichkeit
• Du bringst Neugier, Eigeninitiative und Lust mit, über deinen Aufgabenbereich hinauszudenken
  
  

Diversität - Wir sind stolz darauf, ein Arbeitsplatz für Chancengleichheit zu sein, an dem wir es jeder Person ermöglichen möchten, ihr wahres selbst zu zeigen. Wir setzten uns für gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten ein, und dafür, ein Safe Space zu sein unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung, Gender, Geschlechtsidentität oder Geschlechtsausdruck.

Entwicklung - Unterstützung für Deine persönliche Entwicklung durch eine Feedback-Kultur, die Dir hilft, Deine Stärken und Wachstumspotenzial zu identifizieren.

Wohlbefinden - Für uns ist mentale Gesundheit genauso wichtig wie Fitness. Deshalb bieten wir Dir einen kostenlosen Zugang zu nilo.health, einer App für mentale Gesundheit, an. Außerdem brauchst Du Dir keine Sorgen um Deine Rente machen, denn wir bezuschussen Deine betriebliche Altersvorsorge. Zusätzlich zu unserem internen Fitnesstudio, übernehmen wir auch einen Teil der Kosten für Urban Sports Club.

Nachhaltigkeit - Dir liegt das Thema Nachhaltigkeit am Herzen? Uns auch! Zusammen mit unserem Green Team bieten wir Dir die Möglichkeit, Dich in Projekten zu Nachhaltigkeit und Umweltschutz zu engagieren. Gemeinsam wollen wir unseren Beitrag leisten und den Planeten so positiv beeinflussen, wie wir nur können.

Flexibilität - wir bieten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, vom Ausland aus zu arbeiten. Wir bieten 28 Urlaubstage an, die sich um einen Tag pro gearbeitetes Kalenderjahr (bis zu max. 30 Tage) erhöhen. Zusätzliche Tage gibt es für spezielle Anlässe wie z.B. einen Umzug, Teilnahmen an sozialen Projekten, etc.

Modernes Büro - Wir haben ein eigenes und voll ausgestattetes Fitnessstudio, eine Dachterrasse für Team Events und Mittagspausen in der Sonne, sowie Zen Rooms, in denen Mitarbeitende beten, entspannen oder einfach eine ruhige Minute finden können.

Kostenloses Mittagessen - Wenn Du im Büro bist, bieten wir Dir verschiedene Optionen für ein Mittagessen an, und das Mittagessen geht auf uns! Du kannst in dem nahliegenden Partner-Restaurant essen gehen! Natürlich sind auch heiße sowie kalte Getränke, Obst und andere Snacks im Büro für unsere Mitarbeiter:innen kostenlos.

Soziale Kultur - Ein gutes Miteinander ist uns wichtig, weshalb wir Wert auf eine Kultur legen, die dazu einlädt, miteinander ins Gespräch zu kommen, gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen und sich gemeinschaftlich an Projekten zu beteiligen. Wir bieten außerdem regelmäßig optionale Events an, um dies weiter zu unterstützen.

TITL1_DE

Nice-to-have skills

• Microsoft Outlook
• Berlin, Berlin, Germany
  
  

Work experience

• Administrative
  
  

Languages

• German

Seniority level

• Seniority level

  Entry level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Administrative

• Industries

  Technology, Information and Internet

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Executive Assistant to the Founder (f/m/x)

Executive Assistant (all genders) - 1 year FTC

Office Management Assistant in Berlin (10-12 hours/ week)

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