Backoffice Specialist / Teamassistenz in Teilzeit

itestra; Trier; Vor Ort; EUR 14.508 - 21.204; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

COMMUNITY.

VORWÄRTS.

FLEXIBEL.

GESUND.

FAIR.

Zusammenfassung

ITEStra in Trier sucht ein Organisationstalent zur Büroorganisation und Administration, das dem Team den Rücken freihält und für einen reibungslosen Arbeitsalltag sorgt. Die Stelle umfasst 20–30 Stunden pro Woche und ist vor Ort zu besetzen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Office Management, Post- und Materialbeschaffung, ERP-Unterstützung, Reisekostenabrechnung, On-/Offboarding sowie die Organisation von Meetings und Events. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zeigen Kommunikationsstärke.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und Verlässlichkeit.
• Organisationstalent, teamorientierte Kommunikation.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Office Management: täglicher Büroablauf, Post, Materialbestellungen, Koordination von Dienstleistern.
• Wohlfühlatmosphäre: Büro einladend gestalten, internes Ausstattungskonzept unterstützen.
• Projektoffice & Datenpflege: Angebots- und Auftragserfassung im ERP, Rechnungsstellung, Datenpflege.
• Finanzen & HR-Support: Einkaufsabwicklung, Reisekostenabrechnung, vorbereitende Buchhaltung, On-/Offboarding.
• Event- & Meeting-Organisation: interne und externe Meetings sowie lokale Teamevents planen.

Kenntnisse

Office Management

Organisationstalent

MS Office

Deutsch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-System

Jobbeschreibung

An 15 Standorten in 5 Ländern realisieren unsere über 150 hochqualifizierten IT-Expert:innen maßgeschneiderte Softwaresysteme für das digitale Business von morgen. Unsere Kunden sind internationale Konzerne und erfolgreiche Mittelständler. Während unsere Software Consultants den technologischen Vorsprung sichern, hältst du ihnen im Backoffice den Rücken frei.

Für unseren Standort Trier suchen wir ein Organisationstalent für die Büroorganisation und Administration, das unserem Team den Rücken freihält und für einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag sorgt.
Du solltest zwischen 20-30h pro Woche verfügbar sein.

Aufgaben

• Office Management: Du bist die gute Seele unseres Standorts in Trier, kümmerst dich um den täglichen Büroablauf, die Post, Materialbestellungen und die Koordination von Dienstleistern.
• Wohlfühlatmosphäre: Du achtest darauf, dass unser Büro einladend bleibt, und unterstützt bei der Umsetzung unseres internen Ausstattungskonzepts.
• Projektoffice & Datenpflege: Du unterstützt uns im internen ERP-System bei der Angebots- und Auftragserfassung, der Rechnungsstellung sowie bei der Pflege von Mitarbeiter- und Kundendaten.
• Finanzen & HR-Support: Du übernimmst die Einkaufsabwicklung, Reisekostenabrechnung und die vorbereitende Buchhaltung. Zudem unterstützt du uns beim On- und Offboarding von Teammitgliedern und Studenten.
• Event- & Meeting-Organisation: Du planst und organisierst interne und externe Meetings sowie lokale Teamevents.

Qualifikation

• Fundament: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Arbeitsweise: Du arbeitest selbstständig, gewissenhaft und gut strukturiert. Auf deine genaue Arbeitsweise ist Verlass.
• Soft Skills: Organisationstalent, eine offene und kommunikative Art sowie echter Teamgeist zeichnen dich aus.
• Tools & Sprachen: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen. Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• COMMUNITY. Wöchentlicher Community Lunch. Spannende Events Off- und Online. Jährlich 2 Wochenenden mit Familie & Partnern.
• VORWÄRTS. Monatlicher Exchange Day. Expertise Management & Trainings on demand.
• FLEXIBEL. Regionale Büros. Zu dir passende Arbeitszeiten & -orte.
• GESUND. Jobrad. Urban Sports Club oder Wellpass. Ergonomische Arbeitsplätze. Tischtennis & Kicker für den Pausenausgleich.
• FAIR. Transparentes Entwicklungsmodell - Leistung lohnt sich, Loyalität auch. Attraktive Boni & 30+ Urlaubstage.