Assistenz (w/m/d) der Leitung

CJD - Das Bildungs- und Sozialunternehmen; Ilmenau; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Geregeltes Budget/ tarifierte Vergütun

31 Tage Urlaub

Corporate Benefits

Bike Leasing

Jobticket

Flexible Arbeitszeit

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Das Berufliche Bildungszentrum des CJD Ilmenau bietet ein vielseitiges Arbeitsumfeld in der Verwaltung und Administration. Sie unterstützen die Bereichsleitungen bei administrativen Prozessen, koordinieren Personalvorgänge, prüfen Rechnungen und wirken an Budgets und Kennzahlen mit.

Zudem verwalten Sie Verträge, beschaffen, unterstützen Digitalisierung und Audits. Wir suchen eine engagierte Fachkraft mit kaufmännischer Ausbildung, sicherem Umgang mit MS 365, Organisationsstärke und diskreter

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in der Administration, Organisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen oder bildungsnahen Umfeld.
• Kaufmännisches Verständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen, betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Verwaltungsprozessen.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisierungskompetenz.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Excel, Word, Outlook und Teams, sowie Offenheit für digitale Anwendungen.
• Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Identifikation mit den Werten des CJD sowie Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen.
• Wünschenswert ist die Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche, die der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen (ACK) Deutschlands angehört.

Responsibilities

• Unterstützung der Fachbereichsleitung und Angebotsleitungen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozessen
• Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge einschließlich Personalmeldungen, Fristenüberwachung und Personalplanungsunterstützung
• Prüfung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Freigaben und Überwachung von Zahlungsvorgängen
• Mitwirkung bei der Budgetplanung, Budgetkontrolle sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und Statistiken
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungs-, Vergabe- und Wartungsprozessen
• Pflege und Administration von Fachanwendungen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen
• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Projekten sowie Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Audits
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie Zusammenarbeit mit Leitungskräften, Mitarbeitenden und zentralen Verwaltungsbereichen

Skills

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Kommunikationsstärke

Analytisches Denken

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Ausbildung oder verwaltungsbezogene Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Excel

Word

Outlook

Teams

Job description

Ihr neuer Wirkungskreis

Das CJD ist das größte gemeinnützige christliche Bildungs- und Sozialunternehmen in Deutschland. Seine mehr als 11.800 Mitarbeitenden fördern und begleiten Kinder, Jugendliche und Erwachsene an über 350 Standorten in Kitas, Schulen, Berufsbildungswerken und Lehrbetrieben, in Kliniken, Reha-Einrichtungen, Wohngruppen und Werkstätten.

Am CJD Ilmenau erwartet Sie ein vielseitiges Arbeitsumfeld: Unser Berufliches Bildungszentrum begleitet junge Menschen mit unterschiedlichen Lernvoraussetzungen und komplexen Unterstützungsbedarfen auf ihrem Weg in Ausbildung und Beruf. Zum Standort gehört auch ein Internat, das den jungen Menschen während ihrer Bildungszeit ein Zuhause und pädagogische Begleitung im Alltag bietet. Gemeinsam unterstützen wir sie dabei, einen anerkannten Berufsabschluss zu erreichen und ihren Platz im Arbeitsleben zu finden.

Ihr Aufgabengebiet

• Unterstützung der Fachbereichsleitung und Angebotsleitungen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozessen
• Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge einschließlich Personalmeldungen, Fristenüberwachung und Personalplanungsunterstützung
• Prüfung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Freigaben und Überwachung von Zahlungsvorgängen
• Mitwirkung bei der Budgetplanung, Budgetkontrolle sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und Statistiken
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungs-, Vergabe- und Wartungsprozessen
• Pflege und Administration von Fachanwendungen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen
• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Projekten sowie Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Audits
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie Zusammenarbeit mit Leitungskräften, Mitarbeitenden und zentralen Verwaltungsbereichen

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Administration, Organisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen oder bildungsnahen Umfeld
• Kaufmännisches Verständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen, betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Verwaltungsprozessen
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisierungskompetenz
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Excel, Word, Outlook und Teams, sowie Offenheit für digitale Anwendungen
• Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Identifikation mit den Werten des CJD sowie Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen
• Wünschenswert ist die Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche, die der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen (ACK) Deutschlands angehört

Wir bieten

• Attraktive Vergütung nach AVR.DD/CJD EG 7 (1.986,66 € bei 20,0 Std./Woche)
• Kinderzuschlag (pro Kind 100,00 € brutto pro Monat bei Vollzeit) und Jahressonderzahlung
• Kontinuierliche Tarifsteigerungen
• 31 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche), für Heiligabend und Silvester keine Urlaubstage notwendig
• Sonderrabatte bei über 800 Markenanbietern (Corporate Benefits)
• Flexibles Firmenfitness-Angebot mit Wellhub
• Möglichkeit des Bikeleasings
• Jobticket (Zuschuss zum Deutschlandticket)
• Gute Erreichbarkeit mit dem Kfz und den öffentlichen Verkehrsmitteln
• Flexible Arbeitszeit durch Gleitzeit und Arbeitszeitkonto, mit der Möglichkeit ganze Tage abzusetzen
• Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Persönliche Weiterentwicklung durch gezielte Fort- und Weiterbildungen
• Ein Umfeld, das Engagement und Eigeninitiative schätzt und Ihnen erlaubt, Verantwortung zu übernehmen und Veränderungen mitzugestalten
• Ein aktiv gelebtes, der jeweiligen Einrichtung angepasstes Rahmenschutzkonzept, das ein sicheres und gewaltfreies Umfeld für alle schafft
• Eine Gemeinschaft, deren Werte auf dem christlichen Menschenbild basieren

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Altersgruppen und Geschlechter, Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichstellung sowie jeglicher ethnischer Herkunft.

Unser Angebot klingt wie für Sie gemacht?

Wenn Sie noch mehr darüber erfahren wollen, was uns täglich antreibt, finden Sie hier ein kurzes Video: