Assistenz (w/m/d) der Leitung

CJD Sachsen/Thüringen; Ilmenau; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Part time

Benefits offered by this job

31 Tage Urlaub

Jobticket

Flexible Arbeitszeit

Arbeitszeitkonto

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildung

Job summary

Das CJD Ilmenau sucht eine Assistenz der Leitung (w/m/d) zur Unterstützung der Fachbereichsleitung und der Angebotsleitungen. Sie koordinieren personaladministrative Vorgänge, prüfen Rechnungen und unterstützen bei Budgetplanung sowie betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.

Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zielfokussiert, verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und sichereren Umgang mit MS 365-Anwendungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Administration, Organisation oder Assistenz, ideal im sozialen/ Bildungsumfeld.
• Kaufmännisches Verständnis sowie sicherer Umgang mit Zahlen und Verwaltungsprozessen.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisierungskompetenz.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams) und Offenheit für digitale Anwendungen.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Identifikation mit Werten des CJD; Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.

Responsibilities

• Unterstützung der Fachbereichsleitung bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozessen.
• Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge inkl. Meldungen, Fristenüberwachung und Personalplanungsunterstützung.
• Prüfung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Freigaben und Überwachung von Zahlungsvorgängen.
• Mitwirkung bei Budgetplanung, Budgetkontrolle sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen.
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungs-, Vergabe- und Wartungsprozessen.
• Pflege und Administration von Fachanwendungen sowie Unterstützung bei Digitalisierung und Optimierung.
• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Projekten und Audits.
• Sicherstellung reibungslosen Informationsfluss mit Leitungskräften und zentralen Verwaltungsbereichen.

Skills

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Diskretion

Kommunikationsstärke

Analytisches Denken

Education

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung

Verwaltungsbezogene Qualifikation

Tools

Excel

Word

Outlook

Teams

Job description

Weil individuell verbindend ist.

Assistenz (w/m/d) der Leitung

Ihr neuer Wirkungskreis

Das CJD ist das größte gemeinnützige christliche Bildungs- und Sozialunternehmen in Deutschland. Seine mehr als 11.800 Mitarbeitenden fördern und begleiten Kinder, Jugendliche und Erwachsene an über 350 Standorten in Kitas, Schulen, Berufsbildungswerken und Lehrbetrieben, in Kliniken, Reha-Einrichtungen, Wohngruppen und Werkstätten.

Am CJD Ilmenau erwartet Sie ein vielseitiges Arbeitsumfeld: Unser Berufliches Bildungszentrum begleitet junge Menschen mit unterschiedlichen Lernvoraussetzungen und komplexen Unterstützungsbedarfen auf ihrem Weg in Ausbildung und Beruf. Zum Standort gehört auch ein Internat, das den jungen Menschen während ihrer Bildungszeit ein Zuhause und pädagogische Begleitung im Alltag bietet. Gemeinsam unterstützen wir sie dabei, einen anerkannten Berufsabschluss zu erreichen und ihren Platz im Arbeitsleben zu finden.

Ihr neues Aufgabengebiet

• Unterstützung der Fachbereichsleitung und Angebotsleitungen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Prozessen
• Koordination und Bearbeitung personaladministrativer Vorgänge einschließlich Personalmeldungen, Fristenüberwachung und Personalplanungsunterstützung
• Prüfung von Rechnungen sowie Vorbereitung von Freigaben und Überwachung von Zahlungsvorgängen
• Mitwirkung bei der Budgetplanung, Budgetkontrolle sowie Aufbereitung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und Statistiken
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie Koordination von Beschaffungs-, Vergabe- und Wartungsprozessen
• Pflege und Administration von Fachanwendungen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen
• Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen, Projekten sowie Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Audits
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses sowie Zusammenarbeit mit Leitungskräften, Mitarbeitenden und zentralen Verwaltungsbereichen

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Administration, Organisation oder Assistenz, idealerweise im sozialen oder bildungsnahen Umfeld
• Kaufmännisches Verständnis sowie Sicherheit im Umgang mit Zahlen, betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Verwaltungsprozessen
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisierungskompetenz
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Excel, Word, Outlook und Teams, sowie Offenheit für digitale Anwendungen
• Kommunikationsstärke, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Identifikation mit den Werten des CJD sowie Bereitschaft zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen
• Wünschenswert ist die Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche, die der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen (ACK) Deutschlands angehört

Wir bieten

• Attraktive Vergütung nach AVR.DD/CJD EG 7 (1.986,66 € bei 20,0 Std./Woche)
• Kinderzuschlag (pro Kind 100,00 € brutto pro Monat bei Vollzeit) und Jahressonderzahlung
• Kontinuierliche Tarifsteigerungen
• 31 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche), für Heiligabend und Silvester keine Urlaubstage notwendig
• Sonderrabatte bei über 800 Markenanbietern (Corporate Benefits)
• Flexibles Firmenfitness-Angebot mit Wellhub
• Möglichkeit des Bikeleasings
• Jobticket (Zuschuss zum Deutschlandticket)
• Gute Erreichbarkeit mit dem Kfz und den öffentlichen Verkehrsmitteln
• Flexible Arbeitszeit durch Gleitzeit und Arbeitszeitkonto, mit der Möglichkeit ganze Tage abzusetzen
• Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Persönliche Weiterentwicklung durch gezielte Fort- und Weiterbildungen
• Ein Um